Pracownik wyjeżdżający w delegację ma prawo do dodatkowej zapłaty za koszty związane z podróżą i pobytem poza miejscem stałego zamieszkania. Sprawdź, na czym polega rozliczenie delegacji, czym różni się wyjazd krajowy od zagranicznego oraz ile wynosi dieta w delegacji.
Delegacja to forma wyjazdu służbowego, w ramach którego pracownik jest zobligowany do odbycia podróży poza miejsce stałego zamieszkania w celu wypełnienia określonych obowiązków. W ramach delegacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów związanych z przejazdem, zakwaterowaniem, wyżywieniem i ewentualnymi innymi wydatkami.
Jak rozliczyć delegację? Aby zrobić to dokładnie i zgodnie z przepisami, należy przestrzegać kilku zasad. Przede wszystkim, powinno się zachować i przedstawić przejrzyste dowody finansowe oraz dokumenty związane z delegacją, takie jak:
Przeczytaj też: 5 sposobów na to, jak obniżyć koszty w firmie.
Dieta delegacji to kwota, którą pracownik otrzymuje na pokrycie niezbędnych kosztów w trakcie wyjazdu służbowego. W Polsce, a więc w delegacji krajowej, dieta podczas podróży służbowych wynosi 45 zł na dzień. Kwota ta obowiązuje od stycznia 2023 r. i stanowi podwyżkę w stosunku do obowiązującej wcześniej stawki 38 zł.
Rozliczenie delegacji i przyznanie diety zależne jest od czasu trwania podróży służbowej. Przepisy określają to następująco:
Przepisy opisują też stawki za ostatnią dobę, w sytuacji, gdy podróż trwa dłużej niż dzień, określając, ile wynosi wówczas dieta. Delegacja w niepełnej, ale rozpoczętej dobie, rozliczana jest zgodnie z zasadą:
W przypadku rozliczania delegacji zagranicznych obowiązuje osobny system, nie ma jednej ogólnej kwoty obowiązującej podczas wyjazdów do dowolnego kraju. Rozliczenie delegacji przebiega w związku z tym nieco inaczej, w zależności od miejsca wyjazdu.
Podobnie jak w przypadku delegacji krajowej, także w delegacji zagranicznej pracownik musi zachować i przedstawić przejrzyste dowody finansowe w celu rozliczenia kosztów podróży.
W przypadku wyjazdów zagranicznych, diety delegacji są uzależnione od kraju, do którego pracownik podróżuje. Ich wysokość ustalana jest na podstawie określonej przepisami tabeli stawek. W przypadku wyjazdów służbowych poza granice Polski (podobnie jak w przypadku rozliczenia delegacji krajowej) również obowiązują nowe stawki określające diety. Delegacja zagraniczna musi trwać określony czas, by obowiązywała podczas niej dieta. Oznacza to, że rozliczenie delegacji jest uzależnione od czasu trwania podróży:
Zatem jak obliczyć delegację? Przykładowo, w trakcie wyjazdu służbowego do Niemiec dieta delegacji wynosi 49 euro, do Czech – 41 euro, a do Francji – 50 euro. Jeżeli pracownik jedzie do miejsca o wysokich kosztach życia, dieta jest wyższa niż w krajach, gdzie te koszty są niższe.
Rozliczenie delegacji jest procesem ważnym dla pracodawcy oraz pracownika. Wszelkie koszty powinny być dokładnie obliczone, a dokumentacja związana z podróżą służbową przygotowana rzetelnie i kompletnie. Warto pamiętać, że diety delegacji należy wziąć pod uwagę, obliczając koszty utrzymania pracownika. Pracodawcy nie powinni również zapominać, że wyjazdy służbowe są obarczone wieloma ryzykami, a nieprawidłowe rozliczenie delegacji może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Warto więc skorzystać z pomocy specjalistów biura rachunkowego Małe Podatki, w którego ofercie jest m.in. obsługa kadrowo-płacowa we Wrocławiu.
W delegacji krajowej dieta wynosi 45 zł. Natomiast podczas wyjazdów zagranicznych jej wysokość zależy od kraju, do którego podróżuje pracownik.
Jeżeli pracownik podczas wyjazdu służbowego pracuje ponad swój normalny wymiar czasu pracy, naliczane są mu wówczas nadgodziny. Przysługuje za nie dodatek w wysokości 50%. Zwroty poniesionych w delegacji kosztów są natomiast dokonywane na podstawie rachunków i faktur, które pracownik przedstawia pracodawcy po powrocie.
W Polsce w przypadku krótkich wyjazdów, trwających mniej niż 8 godzin, nie jest wypłacana dieta. Delegacja musi trwać co najmniej 12 godzin, aby pracownikowi przysługiwał pełen wymiar diety.
design by Proformat
