Co wlicza się w koszt zatrudnienia pracownika? Jak obniżyć koszt zatrudnienia i utrzymania?

Pracodawca może zatrudnić pracowników na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych. W każdym przypadku poza wynagrodzeniem netto, jakie otrzymuje pracownik, pracodawca opłaca też podatek, co daje kwotę brutto. Najwięcej kosztów pracodawca ponosi przy umowie o pracę, m.in. składki emerytalne czy zdrowotne, których wysokość można oszacować na około 20% wartości wynagrodzenia brutto. Sprawdź, co wlicza się w koszt zatrudnienia pracownika oraz czy zatrudnienie pracownika jest dużym kosztem.

Co wpływa na całkowity koszt zatrudnienia pracownika?

Na koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę składa się:

• wynagrodzenie stałe (zasadnicze wynagrodzenie miesięczne) oraz zmiennie (premie czy prowizje);
• podatek dochodowy;
• składki ZUS, które pracodawca opłaca w imieniu pracownika;
• składki ZUS, które ponosi pracodawca.

Chcąc obliczyć całkowity koszt zatrudnienia pracownika, rozumiany jako suma wydatków, jakie pracodawca ponosi w związku z zatrudnieniem oraz utrzymaniem każdego pracownika, należy pamiętać także o innych obowiązkach przedsiębiorcy. Do dodatkowych kosztów zalicza się między innymi:

• przeprowadzanie badań medycznych wstępnych, kontrolnych i okresowych pracowników oraz szkoleń BHP;
• wypłacanie wynagrodzenia chorobowego do czasu, aż koszt ten nie przechodzi na ZUS (pierwsze 33 dni zwolnienia lekarskiego lub 14 dni w przypadku pracowników powyżej 50. roku życia);
• rekompensata ewentualnych nadgodzin (jako dodatek do wynagrodzenia podstawowego lub dzień wolny);
• zapewnienie płatnego urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni w doku w zależności od stażu pracy pracownika);
• zapewnienie niezbędnych do wykonywania pracy środków ochronnych lub sprzętu.

Powyższe punkty nie dotyczą bezpośrednio miesięcznego wynagrodzenia pracownika, jednak składają się na ponoszone przez pracodawcę koszty związane z zatrudnieniem pracownika oraz jego utrzymaniem i przygotowaniem do wykonywania pracy, o czym początkujący przedsiębiorcy często zapominają, przygotowując się do rozpoczęcia czy poszerzenia biznesu. Aby mieć pewność, że spełnia się wszystkie obowiązki względem pracownika, jednocześnie rozsądnie planując firmowe wydatki, warto korzystać z usług biur rachunkowych, takich jak Małe Podatki. Profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa to podstawa w sprawnym rozwijaniu przedsiębiorstwa.

Jakie są koszty zatrudnienia pracownika na umowę o pracę?

Poza wynagrodzeniem zasadniczym brutto w koszty zatrudnienia pracownika wchodzą też składki na ubezpieczenie społeczne (potocznie składki ZUS).

Składki ZUS finansowane przez pracownika, które pracodawca opłaca w jego imieniu, to:

• emerytalna – 9,76%;
• rentowa – 1,50%;
• chorobowa – 2,45%;
• zdrowotna – 9%.

Składki ZUS, które opłaca pracodawca:

• emerytalna – 9,76%;
• rentowa – 1,50%;
• wypadkowa – od 0,67% do 3,33% (stopa procentowa zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej);
• Fundusz Pracy (FP) – 2,45%;
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,1%.

Ile kosztuje ZUS za pracownika w 2022 roku?

Wartość składek na ubezpieczenie społeczne jest zależna od wysokości jego wynagrodzenia zasadniczego. Na przykładzie płacy minimalnej, która w 2022 roku wynosi 3010 zł brutto – pracodawca opłaca 516,46 zł składek ZUS, a więc całkowity koszt zatrudnienia pracownika wynosi go 3626,46 zł. Dla porównania koszt ten w roku 2021 był równy 3373,44 zł, ponieważ minimalne wynagrodzenie wynosiło wtedy 2800 zł brutto.

Ile kosztuje pracodawcę pracownik w 2022 roku?

W przypadku pracownika zatrudnionego na umowę o pracę na pełny wymiar godzin, którego wynagrodzenie jest równe płacy minimalnej, koszt zatrudnienia pracownika to dla pracodawcy w 2022 roku 3626,46 zł (3010 zł wynagrodzenia brutto + 616,46 zł zaliczek ZUS).

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika na cały etat?

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest wyższy o około 20% niż wartość jego wynagrodzenia brutto. Przykładowo, w przypadku pracownika, którego wynagrodzenie wynosi 3500 zł brutto, dodatkowy koszt, jaki musi ponieść pracodawca wynosi około 717 zł, czyli łącznie około 4217 zł.

Odliczenie kosztów zatrudnienia pracownika

Świadczenia, które pracodawca wypłaca na rzecz pracowników, są w świetle przepisów traktowane jako koszty uzyskania przychodów, co pozwala na odliczenie m.in.:

• wynagrodzenia za świadczoną pracę;
• wynagrodzenia za tzw. nadgodziny, pracę w godzinach nocnych czy regulaminowe premie;
• wydatki związane z zapewnieniem niezbędnej do pracy odzieży, posiłków czy okularów korekcyjnych;
• składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika oraz na FP i FGŚP;
• obowiązkowe badania lekarskie;
• należności z tytułu podróży służbowych (np. dieta, wydatki eksploatacyjne samochodu);
• wydatki o charakterze motywującym, np. opłacenie usług medycznych;
• wydatki związane z organizacją spotkań integracyjnych;
• koszty poniesione na utworzenie żłobka czy przedszkola dla dzieci pracowników lub dopłaty na takie placówki zewnętrzne (do 1000 zł miesięcznie na dziecko);
• kursy, szkolenia podnoszące wiedzę i umiejętności pracownika.

Należy pamiętać, że świadczenia na rzecz pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie ich zapłaty.

Przeczytaj również:

• Zatrudnienie niepełnosprawnych – zasady, korzyści i obowiązki dla pracodawcy

• 5 sposobów na to, jak obniżyć koszty w firmie