Wielu przedsiębiorców decyduje się na zmianę biura rachunkowego dopiero wtedy, gdy problemów zaczyna być naprawdę dużo. Samych powodów takiej decyzji też może być sporo – to nie tylko brak kontaktu, błędne rozliczenia, ale też opóźnienia czy problemy z ZUS lub urzędem skarbowym. W tym artykule pokażemy, kiedy warto zmienić biuro rachunkowe, jakie sygnały powinny Cię zaniepokoić oraz jak wygląda bezpieczna zmiana księgowości. Prawda jest jednak taka, że dobre biuro rachunkowe powinno nie tylko „księgować dokumenty”, ale realnie wspierać przedsiębiorcę w prowadzeniu firmy.
W Biurze Rachunkowym Małe Podatki we Wrocławiu bardzo często przejmujemy klientów po innych biurach rachunkowych i pomagamy uporządkować księgowość, podatki, kadry oraz formalności firmowe.
Czy można zmienić biuro rachunkowe w ciągu roku?
Czy można przenieść księgowość w trakcie roku? Zmiana biura rachunkowego jest możliwa w dowolnym momencie i wcale nie musi czekać do końca roku podatkowego. Wielu przedsiębiorców zmienia księgowość od nowego miesiąca, od nowego kwartału, albo natychmiast po wykryciu problemów. Im szybciej uporządkujesz księgowość, tym mniejsze ryzyko dalszych błędów i problemów.
Przeczytaj także: Czym zajmuje się biuro rachunkowe?
Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Decyzja o zmianie biura rachunkowego bywa trudna, zwłaszcza w przypadku dłuższej współpracy. Jednak kurczowe trzymanie się niezadowalającego poziomu usług tylko ze strachu przed formalnościami i migracją danych rzadko się opłaca. Zazwyczaj przynosi to jedynie niepotrzebny stres, przepłacone podatki oraz stałe ryzyko błędów w rozliczeniach. Kiedy warto rozważyć zmianę księgowego?
Biuro nie odbiera telefonów i nie odpowiada na maile
To jeden z najczęstszych problemów przedsiębiorców. Kiedy prowadzisz firmę, potrzebujesz szybkiej odpowiedzi, informacji o podatkach, wsparcia przy decyzjach oraz kontaktu w sytuacjach pilnych. Jeśli na odpowiedź czekasz kilka dni albo musisz wielokrotnie przypominać się o podstawowe sprawy – to sygnał alarmowy. Dobra księgowość powinna być dostępna dla klienta.
Nie masz pewności, czy wszystko jest dobrze rozliczane
Przedsiębiorca potrzebuje pewności, że rozliczenia są w pełni poprawne. Tymczasem wielu z nich nie jest w stanie zweryfikować:
- czy podatki są poprawnie liczone,
- czy wynagrodzenia są dobrze rozliczane,
- czy ZUS został prawidłowo naliczony,
- czy wybrana forma opodatkowania nadal jest najlepsza.
Dobre biuro rachunkowe powinno nie tylko księgować dokumenty, ale przede wszystkim dawać przedsiębiorcy poczucie bezpieczeństwa i gwarancję, że jego rozliczenia są prowadzone prawidłowo.
Księgowość nie doradza – tylko księguje dokumenty
Dobra księgowość to nie tylko wprowadzanie faktur, wysyłanie deklaracji czy rozliczanie podatków. Przedsiębiorca powinien otrzymać kompletowe wsparcie doradcze i wiedzieć:
- czy może legalnie płacić niższe podatki,
- czy obecna forma działalności nadal ma sens,
- kiedy warto zmienić JDG na spółkę,
- jak ograniczyć ryzyko podatkowe,
- jak zabezpieczyć majątek prywatny.
Jeśli biuro rachunkowe nie analizuje Twojej sytuacji i nie podpowiada możliwych rozwiązań, prawdopodobnie otrzymujesz tylko podstawową obsługę księgową. W takim przypadku zmiana księgowego może okazać się naprawdę dobrym pomysłem.
Wszystko robi jedna osoba
W wielu biurach rachunkowych jedna księgowa zajmuje się obsługą praktycznie wszystkich obowiązków: księgowością, kadrami, płacami, podatkami, dokumentami pracowników, a czasami nawet sprawami prawnymi. Chociaż brzmi to jak wygodne i kompleksowe rozwiązanie, dziś przepisy są zbyt skomplikowane, żeby jedna osoba była ekspertem od wszystkiego.
Dlatego też w biurze rachunkowym Małe Podatki mamy specjalistów, którzy zajmują się wyłącznie konkretnymi dziedzinami:
- kadrami i płacami zajmuje się specjalista ds. kadr i płac,
- sprawy prawne konsultujemy z adwokatami i radcami prawnymi,
- kwestie podatkowe analizujemy szeroko, również pod kątem bezpieczeństwa majątku i rozwoju firmy.
Jak wygląda przeniesienie księgowości?
Czy zmiana księgowej jest trudna? Nie. W praktyce większością formalności zajmuje się nowe biuro rachunkowe. W Małych Podatkach pomagamy przejść przez cały proces spokojnie i bez chaosu. Jeszcze przed rozpoczęciem współpracy analizujemy między innymi: obecną formę opodatkowania, sposób prowadzenia księgowości, rozliczenia podatkowe i ZUS, dokumentację pracowników, poprawność wcześniejszych rozliczeń oraz zaległości lub potencjalne ryzyka.
Dzięki takiemu podejściu możemy od razu:
- wykryć ewentualne problemy i nieprawidłowości,
- sprawnie uporządkować dokumenty i dane księgowe,
- poprawić wykryte błędy,
- bezpiecznie przejąć obsługę firmy.
Jak zrezygnować z księgowego?
Jeśli zmiana biura rachunkowego ma nastąpić przed wygaśnięciem umowy z poprzednim, w pierwszej kolejności należy sprawdzić warunki jej zerwania. Zapisy znajdujące się w dokumencie mogą określać między innymi okres wypowiedzenia (np. jednomiesięczny ze skutkiem na koniec miesiąca), ewentualne kary za wcześniejsze rozwiązanie umowy czy warunki wydania dokumentacji.
Składając wypowiedzenie, należy również ustalić z biurem dokładną datę zakończenia współpracy oraz to, które rozliczenia i obowiązki jeszcze zostaną wykonane przez dotychczasowego księgowego.
Czy trzeba zgłaszać zmianę biura rachunkowego?
Zmiana biura rachunkowego wymaga zgłoszenia w urzędach, jednak zakres tego obowiązku zależy od stopnia, w jaki dotychczasowy księgowy był powiązany z Twoją firmą. Uaktualnić trzeba przede wszystkim:
- Adres przechowywania dokumentów w CEIDG lub KRS – zmiana biura rachunkowego w CEIDG lub KRS dotyczy sytuacji, w której dokumenty księgowe firmy fizycznie zmieniają miejsce pobytu lub zmienia się podmiot odpowiedzialny za ich prowadzenie. Jeśli w rejestrze widniał adres poprzedniego biura jako miejsce przechowywania dokumentacji, masz ustawowy obowiązek zaktualizować te dane.
- Pełnomocnictwa w Urzędzie Skarbowym (UPL-1) – w przypadku zmiany biura rachunkowego należy odwołać pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji elektronicznych dla dotychczasowego księgowego i złożyć nowe UPL-1.
- Uprawnienia w PUE ZUS – jeśli dokumenty rozliczeniowe i deklaracje były wysyłane przez biuro jako płatnika lub pełnomocnika, konieczna pozostaje zmiana uprawnień w systemie PUE ZUS.
- Nowy rachunek bankowy – informacja o zmianie rachunku bankowego jest potrzebna, gdy w ramach migracji do nowego biura zmienia się numer konta firmowego lub zostaje wdrożony model rozliczeń przewidujący, że płatnik sam kontroluje wpłaty podatków i składek.
Sprawdź także 3 rzeczy, które należy zrobić, zanim zdecydujesz się na biuro księgowe.
Jakie dokumenty powinny być przekazane do nowego biura rachunkowego?
Przekazanie dokumentacji może budzić wiele obaw, zwłaszcza gdy przedsiębiorca po raz pierwszy decyduje się na zmianę biura rachunkowego.
Jakie dokumenty z poprzedniego biura rachunkowego są potrzebne?
- Bieżąca dokumentacja finansowa, w szczególności faktury sprzedaży, rachunki kosztowe, wyciągi bankowe z bieżącego roku oraz dokumenty magazynowe.
- Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów lub Księgi Rachunkowe oraz ewidencja środków trwałych i rejestry VAT.
- Kopia wysłanych wcześniej deklaracji podatkowych oraz komplet plików JPK za zamknięte okresy rozliczeniowe.
- Ewentualna dokumentacja pracownicza.
Czy biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania bazy danych?
Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku, podobnie jak po zakończeniu okresu rozliczeniowego, wiąże się z koniecznością przekazania dokumentacji potrzebnej do dalszego prowadzenia księgowości. Obowiązek ten dotyczy zarówno tradycyjnych dokumentów papierowych, jak i kompletnych danych elektronicznych, w tym cyfrowych baz danych, plików JPK oraz historii rozliczeń.
Zakres i sposób przekazania danych zależy między innymi od zapisów umowy zawartej z biurem oraz rodzaju wykorzystywanego oprogramowania. Warto jeszcze przed zakończeniem współpracy ustalić, jakie dane zostaną przekazane, w jakim formacie oraz w jakim terminie, a przy odbiorze materiałów dokładnie sprawdzić ich kompletność i spisać szczegółowy protokół przekazania dokumentów księgowych.
Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?
Przy wyborze księgowości warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę. Dobre biuro rachunkowe powinno:
- odpowiadać na telefony i maile,
- tłumaczyć trudne kwestie prostym językiem,
- wspierać przedsiębiorcę,
- działać terminowo,
- pomagać podejmować decyzje biznesowe,
- analizować podatki i ryzyko,
- mieć doświadczenie zarówno z JDG, jak i spółkami.
Warto również sprawdzić:
- czy biuro działa stacjonarnie,
- czy można spotkać się osobiście,
- kto odpowiada za kadry i płace,
- czy firma ma doświadczenie w przejmowaniu księgowości po innych biurach,
- czy posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej,
- czy posiada licencję Ministerstwa Finansów.
Dlaczego przedsiębiorcy zmieniają księgowość na Małe Podatki? Przedsiębiorcy wybierają nasze biuro rachunkowe we Wrocławiu, ponieważ mogą liczyć na realny kontakt i wsparcie, a do tego otrzymują księgowość, podatki, kadry i prawo w jednym miejscu. Pomagamy zarówno nowym firmom, jak i rozwijającym się spółkom, patrząc szeroko na bezpieczeństwo firmy i majątku prywatnego. Jednocześnie działamy terminowo i odpowiedzialnie. Obsługujemy klientów lokalnie we Wrocławiu oraz online.
FAQ – najważniejsze pytania o zmianę księgowości
Jak zmienić biuro rachunkowe?
W pierwszej kolejności należy sprawdzić umowę z obecnym biurem rachunkowym, zwłaszcza okres wypowiedzenia i zasady rozwiązania współpracy. Następnie warto ustalić termin przejęcia księgowości przez nowe biuro, przekazać mu kompletną dokumentację oraz uporządkować pełnomocnictwa i dostępy do systemów.
Czy można zmienić księgowego w trakcie roku?
Zmiana księgowego w trakcie roku obrotowego jest w pełni możliwa, zarówno w przypadku przejścia do całkowicie nowego biura rachunkowego, jak i przy zmianie konkretnego opiekuna w ramach tego samego biura. Decyzję o zmianie partnera można podjąć w dowolnym miesiącu.