Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak rozliczyć narzędzia AI w firmie i czy w ogóle jest to możliwe, choćby ze względu na różnorodność subskrypcji i zagraniczne rozliczenia. Poniżej odpowiadamy na najważniejsze pytania: kiedy można wziąć ChatGPT na firmę, jak poprawnie zaksięgować fakturę oraz czy subskrypcje to import usług. Tłumaczymy również kwestię narzędzi AI a VAT.
Czy ChatGPT można wrzucić w koszty firmy?
Przepisy nie stoją na przeszkodzie, by umieścić narzędzia AI w kosztach firmy. Dla organów podatkowych zakup dostępu do platform ChatGPT, Claude czy Midjourney niczym nie różni się od opłacania tradycyjnej licencji na pakiet biurowy, program graficzny czy system CRM. Warunkiem jest jednak wykazanie racjonalnego związku wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą i osiąganymi przez nią przychodami. Jednocześnie muszą zostać spełnione ogólne warunki wynikające z przepisów podatkowych.
Czy abonament za narzędzie AI może być kosztem uzyskania przychodu?
Faktura za ChatGPT, Claude czy inny system AI może stanowić koszt uzyskania przychodu (KUP), zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (lub art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). W myśl tych przepisów za koszt uzyskania przychodu można uznać każdy wydatek, który:
- został poniesiony przez podatnika,
- ma na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła,
- nie jest wymieniony w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty (określonym m.in. w art. 23 ustawy o PIT),
- został właściwie udokumentowany.
Czy urząd skarbowy może zakwestionować abonament AI w kosztach firmy?
Prawo do kwestionowania wydatków dotyczy wszystkich zakupów firmowych, bez względu na to, czy chodzi o sztuczną inteligencję, tradycyjne oprogramowanie, paliwo, czy materiały biurowe. W przypadku subskrypcji AI w kosztach działalności gospodarczej szczególne wątpliwości urzędu skarbowego mogą wzbudzić sytuacje, w których na przykład:
- przedsiębiorca nie potrafi wyjaśnić, w jaki sposób AI pomaga mu w prowadzeniu firmy,
- faktura nie pozwala ustalić, kto faktycznie nabył usługę,
- przedsiębiorca zalicza do kosztów 100% abonamentu, mimo że usługa jest wykorzystywana zarówno prywatnie, jak i firmowo,
- wydatek nie został faktycznie poniesiony przez podatnika.
Przeczytaj także: Porady księgowe dla freelancera na jednoosobowej działalności gospodarczej.
Jak zaksięgować fakturę za ChatGPT?
Odpowiedź na pytanie, jak rozliczyć narzędzia AI w firmie, może wydawać się skomplikowana ze względu na status podatkowy zagranicznego dostawy, jednak w rzeczywistości sprowadza się do kilku prostych kroków.
Pobierz właściwy dokument
Aby ująć narzędzia AI w kosztach firmy, konieczne jest zaksięgowanie właściwego dokumentu – oficjalnej faktury (Invoice) z pełnymi danymi firmy, a nie zwykłego dowodu wpłaty czy potwierdzenia z karty płatniczej (Receipt).
Prawidłowo przelicz walutę na PLN
Faktury za narzędzia AI są najczęściej wystawiane w walutach obcych (np. USD). Do celów księgowych kwotę netto z faktury musisz przeliczyć na złote polskie według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
Rozlicz import usług (VAT)
Faktura za AI od zagranicznej firmy jest traktowana według przepisów jako import usług. Nakłada to na przedsiębiorcę obowiązek prawidłowego udokumentowania i rozliczenia podatku VAT bezpośrednio w polskim urzędzie skarbowym.
Ujmij wydatek w KPiR
Sposób rozliczenia Midjourney, Claude czy ChatGPT w kosztach firmy zależy przede wszystkim od wybranej formy opodatkowania oraz od tego, czy podatnik jest czynnym płatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia. Prowadzenie księgowości samemu nie wyklucza możliwości poprawnego rozliczenia tych subskrypcji, jednak wymaga dużej ostrożności.
Czy zakup ChatGPT to import usług?
Rozliczenie subskrypcji zagranicznej na gruncie przepisów może być traktowane jako import usług. AI świadczone przez platformy jak OpenAI czy Midjourney jest klasyfikowane w kategorii usług elektronicznych B2B. To znów w przypadku braku polskiej siedziby dostawcy automatycznie uruchamia procedurę regulowania podatku VAT przez nabywcę.
Jak rozliczyć import usług? ChatGPT, Midjourney czy inne zagraniczne narzędzia AI podlegają przepisom dotyczącym miejsca świadczenia usług. Jeżeli polski przedsiębiorca nabywa subskrypcję od zagranicznego dostawcy, a do transakcji ma zastosowanie art. 28b ustawy o VAT, miejscem świadczenia jest co do zasady Polska.
Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT musi rozliczyć VAT od narzędzi AI?
Wiedząc, jak się ma subskrypcja AI a koszty uzyskania przychodu, warto odpowiedzieć również na pytanie o VAT, szczególnie w kontekście zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Status ten nie chroni bowiem przed koniecznością rozliczenia podatku z tytułu importu usług.
Przedsiębiorca, który jest zwolniony z VAT, musi pamiętać, że chociaż nie nalicza podatku swoim klientom, to zakup usług z zagranicy nakłada na niego określone obowiązki. Transakcja ta wiąże się z koniecznością obliczenia polskiego podatku VAT (standardowo 23%), złożenia deklaracji VAT-9M oraz wpłacenia kwoty podatku do urzędu skarbowego.
Nie musisz zastanawiać się, jak rozliczyć narzędzia AI w firmie. Małe Podatki to biuro rachunkowe we Wrocławiu działające stacjonarnie i online, które pomoże Ci bezpiecznie ująć w kosztach wydatki na ChatGPT, a VAT zaksięgować zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Skontaktuj się z nami już dziś i przekonaj się, że narzędzia AI w kosztach firmy nie muszą być wyzwaniem!