usługi rachunkowe Wrocław - biuro rachunkowe

Krajowy System e-Faktur – od kiedy i dla kogo obowiązkowy?

Czym jest Krajowy System e-Faktur? KSeF wprowadzi jednolite zasady wystawiania i przesyłania faktur, a jego obsługa stanie się codziennością każdego podatnika. Choć ustawa go wprowadzająca została podpisana 16 czerwca 2023 roku, przedsiębiorcy nie musieli jeszcze przechodzić na nowy system – termin wdrożenia obowiązku został odsunięty w czasie. Dzięki temu firmy zyskały dodatkowe miesiące na dostosowanie się do nadchodzących zmian. W tym artykule odpowiadamy m.in. na pytania, czym jest Krajowy System e-Faktur, kto będzie musiał z niego korzystać oraz jak wygląda kwestia KSeF a podatnik zwolniony z VAT.

Krajowy System e-Faktur – co to jest?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zaawansowany system teleinformatyczny, który umożliwia elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur, eliminując konieczność korzystania z papierowej dokumentacji. Krajowy System e-Faktur staje się nieodłączną częścią transformacji cyfrowej, zobowiązując przedsiębiorców, aby dostosowali się do nowoczesnych standardów rachunkowości. Skąd najlepiej czerpać rzetelną wiedzę o tym, co dokładnie proponuje Krajowy System e-Faktur? Gov, czyli internetowe domeny najwyższego poziomu, przeznaczone dla organizacji rządowych to zawsze najlepsze źródło sprawdzonych informacji. Serwisy informacyjne zakończone adresem gov.pl będą więc najbardziej wiarygodnym miejscem w sieci.

Kto będzie musiał korzystać z KSeF?

Krajowy System e-Faktur – dla kogo jest obowiązkowy? Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobligowane do korzystania z niego będą określone grupy przedsiębiorców. Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy dla:

Czynnych podatników VAT. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako płatnicy podatku VAT i prowadzą działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu VAT.
Podatnicy stosujący zwolnienie podmiotowe. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy wykonują czynności zwolnione od podatku VAT, a więc nie są opodatkowani VAT w związku z prowadzoną działalnością.

Od 1 lutego 2026 roku w polskim systemie podatkowym szykują się jednak poważne zmiany. Przewidują one między innymi KSeF dla nievatowców, czyli tych przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia z opodatkowania VAT i nie składają deklaracji VAT. To w dużym stopniu zmieni zasady obrotu gospodarczego, nie tylko dla dużych firm, ale także mikroprzedsiębiorców, samozatrudnionych i freelancerów.

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy niektórych podmiotów, takich jak m.in.:

podatnicy, którzy nie posiadają ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terenie Polski;
podatnicy posiadający wprawdzie stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale niezwiązane z dostawą towarów lub świadczeniem usług;
podatnicy korzystający z określonych procedur szczególnych (dotyczących sprzedaży na odległość towarów importowanych).

KSeF nie obejmie także faktur wystawianych na rzecz nabywcy, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (B2C).

Dokładne zasady i wyjątki można znaleźć w aktualnych przepisach podatkowych. Przedsiębiorcy powinni być świadomi, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się integralną częścią procesu fakturowania dla wymienionych grup podmiotów, wprowadzając nowe standardy w obszarze elektronicznej wymiany faktur. Warto też wiedzieć, że faktura korygująca będzie musiała zawierać numer faktury korygowanej nadany przez KSeF, poza tymi dokumentami, którym nie został nadany żaden numer. Sprawdź dodatkowo wpis na blogu Małe Podatki, który tłumaczy, co to jest faktura zaliczkowa.

Czy KSeF dotyczy zwolnionych z VAT?

KSeF a zwolnienie z VAT to temat, który do niedawna dotyczył wyłącznie wąskiej grupy podatników, przede wszystkim czynnych podatników VAT. Jednak od 2026 roku sytuacja ulegnie istotnej zmianie. Zgodnie z nowelizacjami ustawy o VAT oraz przepisami wprowadzającymi Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązek korzystania z systemu rozciąga się także na podmioty zwolnione z VAT, zarówno te korzystające ze zwolnienia podmiotowego, jak i ze zwolnienia przedmiotowego. Kogo one dotyczą w odniesieniu do kwestii KSeF a nievatowiec?

Zwolnienie podmiotowe – dotyczy przedsiębiorców, którzy nie przekroczyli ustawowego limitu obrotu. W 2025 roku wynosi on 200 tys. złotych, jednak od 1 stycznia 2026 roku ma wzrosnąć do 240 tys. złotych. Zwolnienie podmiotowe ma charakter dobrowolny, co oznacza, że podatnik może z niego zrezygnować i przejść na pełne rozliczenia VAT. Z kolei w przypadku przekroczenia limitu traci on prawo do zwolnienia i musi rozliczać VAT na ogólnych zasadach.
Zwolnienie przedmiotowe – obejmuje określone czynności, które są z mocy ustawy o VAT zwolnione z podatku niezależnie od wysokości obrotu. Należą do nich między innymi usługi medyczne, edukacyjne oraz wynajem nieruchomości na cele mieszkaniowe.

Co to oznacza w kontekście KSeF a zwolnienie z VAT? Według już wkrótce wchodzących w życie przepisów przedsiębiorca, nawet jeśli nie jest czynnym podatnikiem VAT, będzie musiał wystawiać faktury w KSeF, o ile zażąda tego jego kontrahent lub gdy będzie dokumentował sprzedaż na rzecz innych podmiotów gospodarczych lub osób prawnych. Wyjątkiem są sytuacje, w których sprzedawca będzie wykonywał czynności wyłączone z obowiązku wystawiania faktur oraz przypadki, gdy nabywcą jest konsument indywidualny, czyli ma miejsce sprzedaż B2C. Wówczas KSeF dla nievatowca będzie nieobowiązkowy.

Czy KSeF dotyczy nievatowców?

Od 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy również dla nievatowców, choć nie wszystkich. W przepisach i wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów wskazano konkretne grupy podmiotów, które mogą być zwolnione z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Rolnicy ryczałtowi – jeśli chodzi o KSeF, nievatowiec-rolnik ryczałtowy, który korzysta ze zwolnienia zgodnie z art. 115 ustawy o VAT, nie będzie miał obowiązku korzystania z systemu.
Podatnicy zagraniczni bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce – to kolejna grupa, której dotyczy kwestia KSeF a zwolnienie z VAT. Obejmuje ona między innymi zagraniczne firmy świadczące usługi transgraniczne, rozliczające VAT w Polsce w inny sposób (np. przez przedstawiciela podatkowego).
Podmioty korzystające z procedur szczególnych (OSS, IOSS, MOSS) – sprzedawcy rozliczający VAT przez procedury unijne (np. sprzedaż towarów do UE przez platformy, e-commerce) wystawiają faktury według zasad unijnych. Tym samym są zwolnieni z KSeF.
Podatnicy wystawiający wyłącznie faktury konsumenckie (B2C) – co do KSeF dla nievatowców, do systemu nie muszą trafiać faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Nawet jeśli przedsiębiorca zdecyduje się taką fakturę wystawić, przepisy wyłączają obowiązek jej przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Niektóre podmioty świadczące usługi finansowe i ubezpieczeniowe – zgodnie z wyłączeniami planowanymi dla KSeF, zwolnienie z VAT ma iść w parze ze zwolnieniem z konieczności stosowania systemu w przypadku podmiotów świadczących między innymi usługi kredytowe, ubezpieczeniowe czy zarządzanie funduszami inwestycyjnymi.
Sytuacje szczególne (techniczne i prawne) – w razie niedostępności systemu spowodowanego awarią dopuszczalne będzie wystawienie faktury offline i wprowadzenie jej do KSeF z opóźnieniem. Z kolei klęski żywiołowe lub inne sytuacje nadzwyczajne mogą być podstawą czasowego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF zarówno dla nievatowców, jak i vatowców.

Czy KSeF zastąpi JPK?

Nie, Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie zastąpi Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). KSeF i JPK mają różne cele i funkcje, a ich stosowanie jest skierowane do różnych obszarów w kontekście procesów podatkowych. Umożliwienie elektronicznego wystawiania i odbierania faktur to główny cel, jaki posiada Krajowy System e-Faktur. Szkolenie z zakresu sprawnego korzystania z tego rozwiązania może być więc wskazane zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla księgowych.

Krajowy System e-Faktur – od kiedy wchodzi w życie?

Krajowy System e-Faktur – od kiedy obowiązkowy będzie dla przedsiębiorców? Od 1 lipca 2024 roku jest obowiązkowy dla określonych grup podmiotów, takich jak czynni podatnicy VAT. Warto zaznaczyć, że od 1 stycznia 2025 roku obowiązek korzystania z KSeF został rozszerzony także na podatników stosujących zwolnienie przedmiotowe oraz wykonujących czynności zwolnione z podatku VAT. Pamiętaj, że nawet jeśli nie jesteś VAT-owcem, to i tak od lipca 2024 roku zapewne pobierasz faktury kosztowe z KSeF, które wystawią Ci Twoi kontrahenci. Warto więc dostosować swoje procesy fakturowania do wymagań KSeF zgodnie z harmonogramem wdrożenia. Jeśli potrzebujesz w tej kwestii wsparcia, nasza księgowość we Wrocławiu służy pomocą w zakresie wszystkich zagadnień, które obejmuje Krajowy System e-Faktur. Logowanie do KSeF otwiera dostęp do funkcji takich jak wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur, zarządzanie uprawnieniami oraz sprawdzanie statusu przetwarzania dokumentów.