Co to jest faktura zaliczkowa i kiedy ją wystawić?

Nie zawsze mamy do czynienia z sytuacją, w której płatność za fakturę jest jednorazowa i dokonywana po wykonaniu zamówionego towaru lub usługi. W wielu przypadkach, jak na przykład transakcji na większą skalę czy konieczności pozyskania przez kontrahenta środków na wykonanie zlecenia, może ona odbywać się etapami. Wtedy wystawiana jest faktura zaliczkowa.

Czy każdy przedsiębiorca ma obowiązek jej wystawiania? Czym różni się faktura zaliczkowa a proforma? Odpowiadamy na te pytania i rozwiewamy wszelkie wątpliwości.

Co to jest faktura zaliczkowa?

Zgodnie z definicją prawną, faktura zaliczkowa „dokumentuje zaliczki, zadatki i przedpłaty”. Jest ona wystawiana jeszcze przed ostatecznym dokonaniem dostawy towarów, wykonania usługi lub sprzedaży. Obowiązuje nie tylko w trakcie rozliczeń na rynku krajowym, ale również podczas transakcji wewnątrzwspólnotowych. Wyjątkiem są transakcje wchodzące w skład procedury unijnej dotyczącej dostaw towarów.

W myśl przepisów faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona nie później niż do 15 dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymało się zaliczkę oraz nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem całości zaliczki. Przykładowo – jeśli kontrahent przelał w formie zaliczki środki w dniu 20 czerwca, faktura zaliczkowa musi być wystawiona do 15 lipca.

Czym się różni faktura od faktury zaliczkowej?

Co mają ze sobą wspólnego faktura zaliczkowa i końcowa? Jak się ma faktura końcowa do faktury zaliczkowej? Odpowiedź na obydwa te pytania jest bardzo prosta i logiczna. Otóż faktura końcowa jest pomniejszona o wartość wszystkich faktur zaliczkowych, a więc sumę wartości towarów i usług, za które już zapłacono.

Czyli na przykład – wykonawca wykonuje zlecenie o wartości 10 000 złotych, a przed jego wykonaniem wystawia dwie faktury zaliczkowe. Jedna ma wartość 3000, druga – 2000 złotych. Daje to razem 5000 złotych, a więc faktura końcowa wynosić będzie 5000 złotych (10 000 – 5000 zaliczek).

Po co wystawia się fakturę zaliczkową?

Najczęściej faktura zaliczkowa jest wystawiana, gdy wykonawca zamówionej usługi lub towaru chce mieć pewność, że zostanie uczciwie rozliczony. Czasem zdarzają się sytuacje, w których po prostu potrzebuje on środków w celu wykonania zlecenia, np. zakupu materiałów. Ponadto na fakturze zaliczkowej może znaleźć się termin płatności pozostałej kwoty.

Sprawdź też, co zrobić, gdy kontrahent nie płaci faktury

Czy każdy przedsiębiorca ma obowiązek jej wystawiania? Odpowiedź brzmi: nie. To wyłącznie dobra wola zamawiającego oraz stosunek wynikający z dwustronnych ustaleń. Dlatego wszystko zależy od specyficznej transakcji oraz warunków, na jakie umówiły się obie jej strony.

Co istotne – taka faktura nie może być wystawiona w kilku określonych przypadkach:

• za usługi telekomunikacyjne;
• za dzierżawę, leasing, wynajem i podobne;
• za ochronę i dozór osób oraz obiektów;
• za stałą obsługę prawną i biurową;
• za dostawy energii cieplnej, chłodniczej oraz gazu;
• za usługi z załącznika 3 ustawy o VAT, pozycje od 24 do 37 oraz 50 i 51;
• za dostawy na zasadzie transferu jednorazowego bonu.

A czy jest możliwa faktura zaliczkowa przed otrzymaniem zaliczki? Tak, taka sytuacja jest dopuszczalna, należy jednak pamiętać, że obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie jej wystawienia.

Czy faktura zaliczkowa to faktura VAT?

Jak się ma faktura zaliczkowa a VAT? Należy pamiętać, że faktura zaliczkowa księgowanie ma takie samo, jak końcowa, czym różni się od faktur pro forma. Dlatego musi zawierać takie elementy jak:

• numer kolejny (unikalny, zgodnie z przepisami prawa oraz regułami KSeF);
• datę wystawienia;
• dane kontrahentów wraz z ich numerami NIP;
• otrzymaną kwotę wraz z kwotą podatku od niej;
• dane związane z towarem lub usługą, z wyszczególnieniem wartości pełnej kwoty, na jaką opiewa współpraca.

Jeśli potrzebna Ci faktura zaliczkowa, wzór znajdziesz na wielu stronach internetowych, skąd można pobrać go całkowicie za darmo. Pamiętaj, że księgowanie faktury zaliczkowej powinna wykonać strona zamawiająca, wpisując ją na konta rozrachunków z dostawcami lub podwykonawcami.

W niektórych przypadkach może być konieczna korekta faktury zaliczkowej. Najczęściej dzieje się tak, gdy strony rezygnują z transakcji. Wówczas korekta związana jest ze zwrotem pobranej zaliczki. Taka faktura korygująca może także zostać wystawiona w sytuacji, gdy doszło do zdarzeń mających wpływ na treść stworzonego dokumentu, np. popełniono błąd w danych lub wartości.

Chcesz mieć pewność, że poprawnie wystawiasz faktury zaliczkowe?

Małe Podatki to nasze biuro rachunkowe we Wrocławiu, gdzie możesz zgłosić się w każdej sprawie związanej z wystawieniem i korygowaniem faktur zaliczkowych. Nasze wieloletnie doświadczenie sprawia, że jesteśmy w stanie pomóc Ci w każdej sytuacji, a ponieważ cena za nasze usługi jest bardzo przystępna, zyskujesz spokój i porządek w dokumentach za stosunkowo niewielkie pieniądze.

Dlatego już dzisiaj napisz do nas maila lub zadzwoń, aby umówić się na wizytę!