Kara umowna a koszt podatkowy to kwestia, która może budzić wiele wątpliwości, szczególnie że nie każda automatycznie wpływa na wynik podatkowy przedsiębiorcy. Jak prawidłowo rozliczać karę umowną i czy zawsze można ją zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Przedstawiamy aktualne stanowisko organów podatkowych oraz orzecznictwo sądowe.
Czy kary umowne są kosztem podatkowym?
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i art. 22 ust. 1 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodu stanowią wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania przychodów, z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w art. 16 ust. 1 CIT (i odpowiednio art. 23 ust. 1 PIT). To, czy kara umowna jest przychodem podatkowym, wynika właśnie z tych wyjątków. Według przepisów do kosztu uzyskania przychodu nie można zaliczyć kar umownych i odszkodowań związanych z:
- wadami dostarczonych towarów,
- wadliwym wykonaniem robót lub usług,
- zwłoką w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
- zwłoką w usunięciu wad towarów lub wykonanych robót i usług.
Czy kary umowne są kosztem podatkowym w przypadku opóźnienia lub odstąpienia od umowy? Zasadniczo takie kary można uznać, o ile spełniają ogólne przesłanki do uznania za kosztu uzyskania przychodu, a więc:
- mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- zostały poniesione przez podatnika i zapłacone z jego majątku,
- są racjonalne i gospodarczo uzasadnione,
- zostały odpowiednio udokumentowane, np. fakturą czy rachunkiem,
- nie znajdują się na liście wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów określonej w przepisach (np. art. 16 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 23 ust. 1 ustawy o PIT).
Czy kara umowna jest kosztem podatkowym? – orzecznictwo sądowe
Sądy administracyjne konsekwentnie podkreślają, że art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT należy interpretować ściśle, a katalog wyłączeń ma charakter zamknięty. Oznacza to, że tylko kary wymienione we wspomnianym wyżej przepisie – m.in. za wady towarów, wadliwe wykonanie usług czy zwłokę w usunięciu wad – zawsze są wyłączone z kosztów podatkowych.
Wyrok z 6 maja 2025 r. (II FSK 1012/22) Naczelnego Sądu Administracyjnego potwierdza, że kara umowna za opóźnienie niezawinione przez podatnika może być kosztem podatkowym, jako że nie mieści się w katalogu ustawowych wyłączeń. Podobne stanowisko sądy prezentowały wcześniej w sprawach dotyczących odstąpienia od umowy.
Wyrok z 12 lutego 2019 r. (II FSK 318/17) Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazał, że kara za odstąpienie może być kosztem, jeśli jej zapłata była gospodarczo uzasadniona i pozwoliła podatnikowi uniknąć większych strat. W ten sposób orzecznictwo pokazuje, że nie każda kara umowna jest automatycznie pozbawiona podatkowej wartości, a kluczowe znaczenie mają okoliczności jej poniesienia i związek z przychodem.
Czy kara umowna za odstąpienie od umowy jest kosztem uzyskania przychodu?
Jeśli chodzi o karę umowną a koszt podatkowy przy odstąpieniu od umowy, ta może zostać uznana w przypadku odpowiedniego uzasadnienia i spełnienia warunków wynikających z przepisów podatkowych. Takie stanowisko potwierdza orzecznictwo sądowe.
Na przykład w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 czerwca 2023 r. (sygn. akt II FSK 68/21) wskazano, że kary umowne za odstąpienie od umowy dostawy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Sąd podkreślił, że zmiana okoliczności i dążenie do ograniczenia strat wynikających z realizacji niekorzystnej umowy służy zachowaniu lub zabezpieczeniu źródeł przychodów, co uzasadnia zaliczenie takiej kary do kosztów.
Organy podatkowe często zajmują jednak odmienne stanowisko, wskazując, że minimalizacja strat nie jest równoznaczna z osiąganiem, zabezpieczaniem lub zachowaniem przychodów, i w związku z tym kara za odstąpienie od umowy nie spełnia kryteriów kosztu uzyskania przychodu (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 grudnia 2022 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.842.2022.1.JG). Dlatego też, jeśli zastanawiasz się, jak się mają dana kara umowna a koszty uzyskania przychodu, warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową do właściwego organu skarbowego. Pozwoli to na uzyskanie pewności co do sposobu rozliczenia kary w konkretnej sytuacji, uwzględniając specyfikę działalności oraz charakter samej kary.
Jak rozliczyć karę umowną?
Sposób rozliczania kary umownej różni się w zależności od tego, czy przedsiębiorca ją płaci, czy otrzymuje.
Rozliczenie zapłaconej kary umownej (jako koszt)
Jeśli płacisz karę umowną:
- określ, czy kara umowna jest kosztem podatkowym w sensie przepisów (nie została wyłączona z kosztów podatkowych, ma na celu osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie przychodów).
- w przypadku, gdy kara umowna spełnia kryteria kosztu uzyskania przychodu, zaksięguj ją według metody kasowej, czyli w dniu zapłaty. W ewidencji podatkowej powinna zostać ujęta jako koszt (np. w KPiR lub w pozostałych kosztach operacyjnych w księgach rachunkowych).
Warto także pamiętać, że kara umowna nie jest usługą i jako taka nie podlega VAT. Dlatego też w celu jej udokumentowania zazwyczaj wystawia się notę księgową, a nie fakturę VAT.
Rozliczenie otrzymanej kary umownej (jako przychód)
Jeśli kontrahent wypłaca Ci karę umowną, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, stanowi ona Twój przychód. Księguje się ją najczęściej według daty faktycznego otrzymania środków, a nie wystawienia noty obciążeniowej czy innego dokumentu naliczającego karę.
Czy od kary umownej trzeba zapłacić podatek?
Kara umowna a podatek dochodowy to kwestia, którą rozważa się w zależności od tego, czy kara stanowi dochód, czy koszt przedsiębiorcy.
- Jeśli otrzymujesz zapłatę kary umownej, jest ona traktowana jako przychód podatkowy i w związku z tym podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych – przepisy nie przewidują specjalnych zwolnień.
- Jeśli płacisz karę umowną, sama zapłata nie jest dodatkowo opodatkowana – to koszt dla Twojej firmy. Nie jest to jednak równoznaczne z możliwością zaliczenia takiej kary do kosztów uzyskania przychodu.
O sposobach na optymalizację kosztów przy prowadzeniu działalności gospodarczej, przeczytasz znów tutaj: Jak obniżyć podatek dochodowy w jednoosobowej działalności gospodarczej?
Jeśli masz wątpliwości lub nie wiesz, kiedy kara umowna a koszt podatkowy idą w parze, a kiedy należy je rozliczać oddzielnie, skorzystaj z pomocy specjalistów. Biuro rachunkowe we Wrocławiu Małe Podatki zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie księgowości i doradztwa podatkowego. Nasi eksperci dokładnie przeanalizują Twoją sytuację i pomogą prawidłowo zakwalifikować zarówno koszty, jak i przychody związane z karami umownymi, uwzględniając przy tym obowiązujące przepisy i orzecznictwo. Już teraz umów się na spotkanie i miej pewność, że rozliczenia Twojej firmy są prowadzone rzetelnie i efektywnie!