Chociaż o koszcie uzyskania przychodu mówi się przede wszystkim w kontekście prowadzenia własnej działalności gospodarczej, możesz go odliczyć również wtedy, gdy pracujesz na umowie o pracę, zlecenie lub dzieło. Jak tego dokonać? Co wchodzi w koszty uzyskania przychodu? Odpowiadamy na najważniejsze pytania. Już teraz sprawdź, ile możesz zyskać!
Jak wskazuje art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, koszt uzyskania przychodu to wszystkie wydatki poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania (zabezpieczenia) ich źródła. Zmniejszają one kwotę dochodu, od której naliczany jest podatek, co w praktyce oznacza, że podatnik płaci podatek od mniejszej podstawy, a jego zobowiązanie podatkowe jest niższe.
Jakie warunki powinien spełniać wydatek, aby mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu? Definicja wskazuje przede wszystkim na jego charakter. Taki wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika i mieć związek z osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów. Powinien zostać także odpowiednio udokumentowany.
Zobacz również, czym jest zaliczka na podatek dochodowy i jak ją obliczyć.
Wysokość kosztu uzyskania przychodu zależy od rodzaju umowy i charakteru przychodu. Inne zasady stosuje się bowiem w przypadku umów o pracę, inne przy pracy na zlecenie, a jeszcze inne w odniesieniu do umów o dzieło.
Jeśli chodzi o koszt uzyskania przychodu, umowa o pracę pozwala na zastosowanie określonych, zryczałtowanych stawek, które mogą obniżyć podstawę opodatkowania oraz zmniejszyć podatek dochodowy. Zależą one przede wszystkim od tego, gdzie pracownik wykonuje swoją pracę względem miejsca zamieszkania.
Jakie są koszty uzyskania przychodu na umowie o pracę? Aktualnie obowiązują dwie stawki, na co wskazuje art. 22 ust. 2 ustawy o PIT:
Warto również wiedzieć, że w przypadku umowy o pracę koszt uzyskania przychodu PIT jest automatycznie uwzględniany przez pracodawcę przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy. Wykazuje go on w informacji PIT-11, którą pracownik otrzymuje za dany rok podatkowy po jego zakończeniu.
W przypadku umowy zlecenia koszty uzyskania przychodu nie są stałe, ale procentowe, i mogą wynosić 20% lub 50%. Standardowy koszt uzyskania przychodów (umowa zlecenie) to 20%. Jako za podstawę do jego obliczenia przyjmuje się przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne, które są potrącane z wynagrodzenia zleceniobiorcy. W praktyce wygląda to następująco: od kwoty brutto wynagrodzenia odejmuje się składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, a następnie od tak obliczonej podstawy nalicza się 20% kosztów uzyskania przychodu.
Niekiedy podatnik może zastosować podwyższony koszt uzyskania przychodu. Jak obliczyć go w takim przypadku i komu się należy? Stawka 50% dotyczy umów zlecenia obejmujących wykonywanie czynności związanych z prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi. Co istotne, aby rozliczyć koszt od przychodu w takiej wysokości, konieczne jest wyraźne wskazanie charakteru zlecenia w umowie. Warto również pamiętać, że łączne koszty uzyskania przychodu z tytułu praw autorskich nie mogą przekroczyć określonego limitu rocznego.
Osoby pracujące na umowie zlecenie mogą również wykazać faktyczny koszt uzyskania przychodu. Co to jest i kiedy taka forma rozliczenia się opłaca? Jeśli poniesione wydatki związane z realizacją zlecenia są wyższe niż ustawowe 20% lub 50%, podatnik może je rozliczyć samodzielnie, rezygnując ze stosowania ryczałtowych kosztów procentowych. To pozwala mu na obniżenie podstawy opodatkowania, a tym samym zmniejszenie należnego podatku.
W przypadku umowy o dzieło, zasady rozliczania kosztu uzyskania przychodu są takie same, jak przy umowie zlecenie, a ich podstawę prawną stanowi art. 22 ust. 9 i 9a ustawy o PIT. W zależności od indywidualnej sytuacji zleceniobiorcy może on zdecydować się na zastosowania zryczałtowanej stawki (20% lub 50%) lub wykazanie faktycznie poniesionych kosztów.
To jednak nie wszystko, co warto wiedzieć, jeśli chodzi o koszt uzyskania przychodu. Umowa o dzieło różni się od zlecenia tym, że dotyczy wykonania konkretnego dzieła (materialnego lub niematerialnego), a wynagrodzenie jest ustalone za efekt pracy. Nie przewiduje również obowiązkowego odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, co wpływa na sposób rozliczenia podatku.
Jeśli interesuje Cię temat optymalizacji rozliczeń podatkowych, koniecznie przeczytaj nasz wcześniejszy artykuł: Jak obniżyć podatek dochodowy w jednoosobowej działalności gospodarczej?
Skoro wiemy już, co to jest koszt uzyskania przychodu i jak się go wylicza, pora przyjrzeć się obowiązującym limitom. Te znów mogą się różnić w zależności od rodzaju umowy czy sytuacji pracownika (jego miejsca zamieszkania, liczby stosunków pracy, charakteru umowy).
W przypadku umowy o pracę koszt uzyskania przychodu wynosi maksymalnie do 3 000 zł lub 3 600 zł rocznie w zależności od tego, skąd pracownik dojeżdża. Sumy te mogą być jednak wyższe, jeśli ma on więcej niż jeden stosunek pracy. W takiej sytuacji od każdego z nich może on odliczyć kwoty w wysokości 250 zł lub 300 zł miesięcznie, jednak nie więcej niż 4 500 zł lub 5 400 zł rocznie.
Przy umowach zlecenia i o dzieło, gdzie stosuje się ryczałtowe koszty procentowe (20% lub 50% przychodu), limit dotyczy wyłącznie kosztów autorskich. W ich przypadku 50% kosztów uzyskania przychodu nie może przekroczyć łącznie 120 000 zł w roku podatkowym dla wszystkich umów. Jednak podatnik może wykazać faktyczne koszty nawet powyżej tego limitu, jeśli je udokumentuje.
Korekta kosztów uzyskania przychodu jest jak najbardziej możliwa, a proces jej dokonywania zależy od tego, kto i kiedy zauważy błąd.
Jeśli błąd w wyliczaniu kosztów uzyskania przychodu popełni pracodawca, nie ma potrzeby wprowadzania żadnych zmian – nie ma on bowiem obowiązku korygowania informacji PIT-11. W takiej sytuacji wystarcza, że pracownik, składając roczne rozliczenie podatkowe, wpisze poprawne dane w odpowiednich rubrykach formularza.
Co jednak gdy podatnik zauważy błąd w rozliczeniu już po złożeniu rocznego zeznania podatkowego? W takiej sytuacji niezbędne jest dokonanie korekty deklaracji, co można zrobić do 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczy zeznanie.
W przypadku umów zlecenia i o dzieło sytuacja jest podobna – podatnik samodzielnie podaje koszty w zeznaniu rocznym i może je skorygować, jeśli popełnił błąd lub nie zastosował właściwej stawki. Warto jednak pamiętać, że chcąc rozliczyć faktyczny koszt uzyskania przychodu, niezbędne jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji, którą trzeba przechowywać na wypadek kontroli.
Pracodawca nie ma obowiązku korygowania informacji PIT-11, nawet jeśli błędnie naliczył koszt uzyskania przychodu. Za poprawność danych odpowiada bowiem pracownik, który może samodzielnie poprawić dane podczas składania rocznego rozliczenia podatkowego. Musi jednak pamiętać przy tym o przepisach oraz obowiązujących limitach.
A co, gdy konieczność korekty wynika z otrzymania faktury korygującej lub innego dokumentu potwierdzającego zmianę kosztów? W takiej sytuacji korektę należy uwzględnić w okresie, w jakim się je otrzymało. Natomiast jeśli korekta wynika z błędu rachunkowego lub oczywistej omyłki, można ją zrobić wstecznie, czyli z datą pierwotnego zdarzenia.
Nie masz pewności, czy koszty uzyskania przychodu w Twojej firmie są rozliczane prawidłowo i z korzyścią dla pracowników? Już teraz umów się na spotkanie z jednym z naszych doradców! Biuro księgowe we Wrocławiu to zespół doświadczonych ekspertów, którzy pomogą Ci zoptymalizować rozliczenia oraz maksymalnie wykorzystać przysługujące ulgi. Nasza oferta nie ogranicza się jednak wyłącznie do doradztwa podatkowego. Świadczymy również usługi księgowe oraz kadrowo-płacowe zarówno dla małych oraz średnich przedsiębiorców, jak i dużych firm z kapitałem krajowym oraz zagranicznym. Sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić!
Biuro Rachunkowe Małe Podatki
ul. Letnia 1
53-018 Wrocław (Krzyki)
Design: Proformat