Czym się różni faktura uproszczona od zwykłej faktury?

Faktura uproszczona to świetne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą ułatwić sobie prowadzenie księgowości, a dokonują transakcji na niewielkie sumy. Kiedy taka faktura może zostać wystawiona? Jakie elementy powinna zawierać, by można ją było rozliczyć? Odpowiadamy na najważniejsze pytania: faktura uproszczona – co to jest i do jakiej kwoty się ją wystawia, a także jak ją uwzględnić w księgach rachunkowych.

Czym się różni faktura uproszczona od zwykłej faktury?

Faktura uproszczona to dokument, który można wystawić zamiast pełnej faktury VAT w przypadku transakcji nieprzekraczających 450 zł brutto lub 100 euro. Zawiera mniej danych niż tradycyjna faktura, co przyspiesza jej wystawienie oraz rozliczenie. Konieczność podania ograniczonej ilości informacji zmniejsza również ryzyko popełnienia błędu podczas jej sporządzania.

Jaka jest różnica między pełną fakturą podatkową a uproszczoną fakturą podatkową? Faktura uproszczona zawiera wyłącznie określone minimalne dane niezbędne do identyfikacji nabywcy oraz zaksięgowania towarów lub usług. Aby móc ją wystawić, konieczne jest spełnienie określonych warunków.

Czego nie zawiera faktura uproszczona?

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług faktura uproszczona nie musi zawierać:

• pełnych danych stron transakcji – zamiast nazwy i adresu nabywcy wystarczy podać jego NIP.
• szczegółowego wykazu towarów lub usług – faktura uproszczona pozwala na pominięcie niektórych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, w tym ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, sumy wartości sprzedaży netto czy miary i ilości dostarczonych towarów (zakresu wykonanych usług). Niezbędne wciąż pozostaje jednak wyszczególnienie nazwy/rodzaju towaru lub usługi oraz kwoty należności ogółem.

• osobnego wykazania kwoty podatku VAT – faktura uproszczona nie musi uwzględniać kwoty netto, VAT i brutto, jednak powinna umożliwiać ich obliczenie.

Jak zatem wygląda faktura uproszczona? Wzór tego dokumentu zawsze powinien wskazywać na:

• datę wystawienia,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli jest ona inna niż data wystawienia),
• kolejny numer faktury,
• numer NIP nabywcy i sprzedawcy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem,
• stawkę podatku lub informacje pozwalające obliczyć podatek, a w przypadku zwolnienia z VAT – odpowiednie oznaczenie podstawy zwolnienia zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Kiedy wystawia się fakturę uproszczoną?

Faktura uproszczona służy do dokumentowania drobnych transakcji krajowych. Prawo jej wystawienia ma każdy przedsiębiorca niezależnie od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia.

Kiedy może zostać sporządzona faktura uproszczona? Do jakiej kwoty ją się wystawia? Dokument ten jest dopuszczalny w sytuacji, gdy wartość sprzedaży brutto nie przekracza 450 zł lub 100 euro, a transakcja odbywa się na terenie Polski. Faktura uproszczona powyżej tej sumy nie może zostać uznana za dowód księgowy, a co za tym idzie zaksięgowana zgodnie z przepisami. Takiej formy udokumentowania transakcji nie stosuje się również w przypadku:

• sprzedaży wysyłkowej, zarówno z, jak i na terytorium naszego kraju,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) lub wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług (WNT),
• sprzedaży na odległość towarów importowanych,
• faktur zaliczkowych, które podlegają szczególnym zasadom.

Jednocześnie, bez względu to, do ilu faktura uproszczona może zostać wystawiona, dokument ten nie obowiązuje, jeśli miejscem świadczenia jest inne państwo członkowskie UE, a obowiązek zapłaty VAT spoczywa na nabywcy (odwrotne obciążenie),

Jak rozliczyć fakturę uproszczoną?

Fakturę uproszczoną rozlicza się na takich samych zasadach jak pełną fakturę VAT. Można ją księgować zbiorczo lub indywidualnie z zachowaniem aktualnych przepisów. O fakturach zbiorczych pisaliśmy tutaj: Czy można wystawić fakturę zbiorczą?

Czy można skorygować fakturę uproszczoną?

Fakturę uproszczoną można korygować podobnie jak jej pełną wersję poprzez wystawienie faktury korygującej. Dokument ten stosuje się w celu poprawy lub uaktualnienia danych zawartych w fakturze pierwotnej, szczególnie w odniesieniu do rabatów, zwrotów towarów, zmian ceny czy błędnych danych (np. w numerze NIP nabywcy).

Jakie informacje powinna zawierać skorygowana faktura uproszczona? Gdzie numer? Aby dokument ten mógł pełnić swoją funkcję, niezbędne jest podanie między innymi:

• unikatowego numeru faktury korygującej, który będzie jednoznacznie identyfikował dokument,
• daty wystawienia faktury korygującej,
• numeru i daty faktury pierwotnej,
• NIP-u sprzedawcy i nabywcy,
• nazwy towaru lub usługi objętych korektą,
• przyczyny korekty,
• kwot korekty dotyczących podstawy opodatkowania i podatku VAT, jeśli nastąpiła zmiana wartości,
• kwoty należności po korekcie.

Zobacz również: Wystawianie faktur – o czym pamiętać, jak uniknąć błędów?

Czy uproszczona faktura jest dowodem księgowym?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktura uproszczona jest pełnoprawnym dokumentem księgowym, a co za tym idzie może być podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych oraz odliczenia podatku VAT przez nabywcę będącego podatnikiem VAT. Aby mieć moc dowodową, musi jednak spełniać wymogi formalne i dotyczyć transakcji mieszczących się w ustawowym limicie kwotowym.

Szukasz specjalisty, który zajmie się księgowością Twojej firmy? Biuro rachunkowe we Wrocławiu Małe Podatki to partner, na którego możesz liczyć! Oferujemy kompleksową obsługę księgową, kadrowo-płacową oraz doradztwo podatkowe dostosowane do potrzeb zarówno małych jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i dużych spółek. Już teraz sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić!

Biuro Rachunkowe Małe Podatki
ul. Letnia 1
53-018 Wrocław (Krzyki)