Płatny urlop wypoczynkowy jest podstawowym prawem pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, a jednocześnie obowiązkiem pracodawcy. W zależności od stażu pracy do wykorzystania w ciągu roku jest 20 lub 26 dni urlopowych i choć wielu osobom urlopu brakuje, to często też zdarzają się sytuacje odwrotne, gdy pracownik odpoczywa od pracy w mniejszym zakresie, niż mu to przysługuje. Warto wiedzieć, do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop, aby go nie utracić.
Urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu, kto został zatrudniony w oparciu o umowę o pracę. Wymiar urlopu jest proporcjonalny do wymiaru etatu. Pracownik, chcący skorzystać z płatnego odpoczynku, musi złożyć u pracodawcy wniosek o urlop wypoczynkowy, określając w nim liczbę dni i termin urlopu.
Prawo do urlopu wypoczynkowego gwarantują przepisy Kodeksu pracy. W zapisach art. 152–173 Kodeksu pracy jasno określone są warunki korzystania z urlopu oraz wysokość wynagrodzenia za ten czas. Przepisy mówią też, że pracownik nie może zrezygnować z prawa do urlopu wypoczynkowego lub przekazać go osobie trzeciej, a także wskazują do kiedy wykorzystać zaległy urlop.
Ile jest czasu na wykorzystanie zaległego urlopu? Zgodnie z Kodeksem pracy termin wykorzystania zaległego urlopu przypada na 30 września kolejnego roku kalendarzowego następującego po tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Prawo do urlopu nabywa się znów proporcjonalnie do przepracowanych miesięcy – 1/12 wymiaru za każdy miesiąc pracy.
Należy pamiętać, że do stażu urlopowego wliczają się nie tylko lata pracy, ale również okres edukacji, dlatego na początku kariery zawodowej warto sprawdzić, jak czas nauki wpłynął w danym przypadku na wyliczenie stażu pracy. Obecnie wartości te wyglądają następująco:
Jednocześnie należy pamiętać, że okresy te się nie sumują – jeśli dana osoba ukończyła studia wyższe, jej okres pracy, od którego zależy wymiar urlopu, zwiększa się wyłącznie o 8 lat, pomimo tego, że wcześniej ukończyła szkołę średnią. Co więcej, w przypadku, gdy pracownik uczył się i pracował w tym samym czasie, liczbę dni urlopowych wylicza się na podstawie jednego z dwóch – albo okresu zatrudnienia, alb okresu nauki – w zależności od tego, co jest dla niego korzystniejsze.
Jeżeli nie masz pewności, jak obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego dla siebie lub swojego pracownika, albo nie wiesz, do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop w twojej firmie, skorzystaj z pomocy specjalistów biura rachunkowego Małe Podatki, oferującego wsparcie w takich zakresach jak m.in. księgowość, podatki, sprawy spadkowe czy kadry i płace.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop? Zdarza się, że z różnych powodów pracownicy nie wykorzystują w całości przysługującego im urlopu. W takim przypadku urlop z zeszłego roku pracownik powinien wykorzystać do 30 września następnego roku kalendarzowego, co wynika z art. 168 Kodeksu pracy.
W praktyce oznacza to, że dni urlopowe, których pracownik nie wykorzystał z przysługującej mu np. na 2025 rok puli (20 lub 26 dni) przechodzą na rok 2026, jednak powinno się je „wybrać” w ciągu pierwszych dziewięciu miesięcy. Co istotne, wykorzystanie zaległo urlopu można zaplanować, tak by do 30 września nastąpiło jego rozpoczęcie, a nie zakończenie. Jeśli pracownik zacznie swoje wolne przed końcem września, może ono trwać dłużej. Jednocześnie, udzielając pracownikowi urlopu wypoczynkowego, pracodawca w pierwszej kolejności powinien rozliczyć urlop zaległy.
Co jeszcze warto wiedzieć, jeśli chodzi o obowiązek wykorzystania urlopu? Termin odbioru zaległego urlopu powinien zostać ustalony razem z pracownikiem. Jednak jeżeli ten nie zgłasza chęci ani nie wyraża zgody na skorzystanie z urlopu, pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin odbioru dni wolnych. Takie postępowanie jest zgodne zarówno z Kodeksem pracy, jak i orzecznictwem Sądu Najwyższego.
Sprawdź też: Urlop ojcowski – wszystko, co musisz wiedzieć
Wiedza na temat tego, do kiedy wykorzystać zaległy urlop, jest istotna zarówno dla osoby zatrudnionej, jak i dla jej przełożonych. Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Zgodnie z art. 168 k.p. jest także zobowiązany dopilnować przestrzegania terminu wykorzystania zaległego urlopu przez pracownika do 30 września kolejnego roku po roku, w którym nabył do niego prawo. W przeciwnym razie Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na pracodawcę grzywnę do 30 tys. zł za nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu.
Natomiast co w przypadku, gdy pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu w terminie? Jeśli osoba zatrudniona uchyla się od skorzystania z urlopu wypoczynkowego, pracodawca może ukarać ją finansowo do kwoty równej 1/10 jej miesięcznego wynagrodzenia (na mocy art. 108 k.p.).
Urlop wypoczynkowy nie przepada automatycznie po upływie roku, w którym przysługiwał, ale przechodzi na kolejny jako urlop zaległy. Jednocześnie, mimo iż przepisy określają, do kiedy trzeba wykorzystać ten zaległy urlop, to przekroczenie również tego terminu nie powoduje ostatecznej utraty dni wolnych. Kodeks pracy przewiduje bowiem przedawnienie urlopu wypoczynkowego po upływie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Co to oznacza w praktyce? Do kiedy należy wykorzystać zaległy urlop ostatecznie? Pracownik może domagać się swoich praw do wykorzystania urlopu lub ekwiwalentu przez 3 lata. Moment wymagalności roszczenia o urlop wypoczynkowy zaczyna się najczęściej z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje. Z kolei w przypadku urlopu zaległego data ta przypada na 1 października roku następnego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu (czyli po terminie 30 września na wykorzystanie urlopu zaległego).
Warto wiedzieć również, że w przypadku, gdy pracownik zmienia pracodawcę, ale ma jeszcze urlop z zeszłego roku, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Wypłaca się go najpóźniej w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Wiesz już, do kiedy można wykorzystać zaległy urlop. Co, jednak gdy tego nie zrobisz? Jeżeli pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu do 30 września roku następnego, pracodawca ma prawo skierować go na urlop przymusowy bez konieczności uzgadniania terminu razem z nim. Jeśli tego nie zrobi, zaległy urlop formalnie nie przepada, a pracownik ma jeszcze 3 lata na dochodzenie swoich praw.
Musisz wiedzieć także, że pracodawca nie może wypłacić pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Takie rozwiązanie jest dostępne tylko w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
W kwestii tego, do kiedy wykorzystać zaległy urlop, warto rozważyć również sytuację, w której pracownik zmienia pracodawcę, a ma jeszcze niewykorzystany zaległy oraz bieżący urlop. W takim przypadku wolne dni nie przenoszą się do nowego pracodawcy, ale zostaje za nie wypłacony ekwiwalent pieniężny. Urlop jest świadczeniem przypisanym do konkretnego stosunku pracy i wygasa wraz z jego rozwiązaniem. Wyjątkiem jest zawarcie kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej.
Wykorzystanie zaległego urlopu za 2025 rok powinno odbyć się do 30 września 2026 roku, jednak ulegnie on przedawnieniu dopiero 30 września 2028 roku.
Biuro Rachunkowe Małe Podatki
ul. Letnia 1
53-018 Wrocław (Krzyki)
Design: Proformat