Top
Strona Główna > Baza wiedzy > Wystawianie faktur – o czym pamiętać, jak uniknąć błędów?

Wystawianie faktur – o czym pamiętać, jak uniknąć błędów?

Kiedy wystawiamy fakturęWystawianie faktur to podstawowe działanie każdego przedsiębiorcy. Jednak często wiąże się z różnymi wątpliwościami, pomyłkami i problemami. Poznaj sprawdzone porady na temat tego, jak uniknąć typowych błędów podczas sporządzania tego rodzaju dokumentów. Co powinna zawierać faktura VAT?

Jak wystawiać faktury?

Faktury można wystawiać

  • ręcznie, potwierdzając w dokumencie zaistniałą transakcję i pośredniczące ze sobą strony,
  • automatycznie, z pomocą specjalnego programu do wystawiania faktur.

Faktura może mieć formę elektroniczną (tzw. e-faktura), jak i być wystawiona w wersji papierowej. Aby wystawić fakturę, trzeba posiadać wszystkie niezbędne dane do faktury od klienta (nabywcy towarów lub usług), a także wiedzieć kto wystawia fakturę. Potrzebne więc będą imiona, nazwisko, nazwy firmy/spółek, adresy, numery NIP zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Pamiętaj: wystawienie oraz przekazanie faktury do klienta powoduje powstanie obowiązku podatkowego.

Kiedy wystawiamy fakturę?

Za każdym razem, gdy w Twojej działalności ma miejsce transakcja sprzedaży towarów lub usług, musisz wystawić fakturę, czyli dokument tej sprzedaży. Można ją wystawić z wyprzedzeniem, zwłaszcza że od stycznia 2022 r. firmy mogą wystawić fakturę nawet 60 dni przed wykonaniem usługi, dostarczeniem towaru czy otrzymaniem płatności. Można także wystawić fakturę później. Wystawienie jej po terminie nie spowoduje żadnych negatywnych konsekwencji podatkowych (zarówno dla klienta, czyli nabywcy, jak i sprzedawcy). Nabywca może rozliczyć fakturę w miesiącu, w którym ją otrzymał bądź też miesiącu następnym.

Wystawianie faktur może być dla wielu przedsiębiorców dość uciążliwe, zwłaszcza jeśli na przestrzeni miesiąca pojawia się duża ich liczba. Często też specyfika działalności wymaga, aby klienci dokonywali zakupów i płatności online. A wtedy konieczne jest szybkie i sprawne generowanie dokumentów sprzedaży. Wystawianie faktur, przepisy i zasady najlepiej zna obsługa kadrowo-płacowa. Jeśli masz więc jakiekolwiek wątpliwości dot. Tego, jak wystawia się faktury, to warto powierzyć to zadanie specjalistom z biura rachunkowego Małe Podatki.

Faktura VAT – pozycje

Co musi zawierać faktura VAT? Powinna ona zawierać poniższe elementy:

  • numer faktury,
  • datę sprzedaży,
  • sposób zapłaty,
  • termin płatności,
  • dane sprzedawcy,
  • dane nabywcy,
  • nazwę towaru lub usługi (ilość, jednostkę, cenę brutto, ewentualny rabat, cenę, wartość brutto, stawkę VAT),
  • imię nazwisko osoby upoważnionej do wystawienia faktury VAT,
  • konto bankowe sprzedawcy, na które należy uiścić należność za fakturę VAT.

Sprzedawcy często przed wysłaniem nabywcy faktury właściwej, przygotowują dla niego dokument, który wskazuje wartość zamówienia, będącego ofertą, ale nie fakturą w myśl przepisów podatkowych, czyli fakturę pro forma. Czym faktura pro forma różni się od faktury właściwej? O tym przeczytasz w tym artykule.

Fakturę sprzedaży można także anulować, jeśli transakcja nie została jeszcze sfinalizowana, a faktura nie dotarła jeszcze do klienta. Więcej na temat anulowania faktur sprzedaży znajdziesz tutaj.

Wystawianie faktur – 2 najczęstsze błędy

Kiedy wystawiamy fakturę, musimy pamiętać o podstawowych zasadach, aby uniknąć niepotrzebnych błędów. Poniżej zebraliśmy najczęściej zdarzające się pomyłki w wystawianiu dokumentów sprzedaży.

  1. Brak zachowanej chronologii i ciągłości numeracji faktur

Wiele osób zapomina o ciągłości numeracji wystawianych w firmie faktur. Przepisy wprawdzie nie narzucają jednego, dopuszczalnego formatu numeracji faktur. Przedsiębiorca ma w tym dowolność, jednak gdy już wybierze dany sposób numeracji, to powinien się go konsekwentnie trzymać przez cały rok. Sporządzanie dokumentacji powinno mieć miejsce z zachowaniem chronologii oraz ciągłości numeracji. Pomyłkę zawsze powinien zauważyć jednak doświadczony księgowy i zwrócić uwagę przedsiębiorcy, aby poprawił on numerację.

  1. Błędna data sprzedaży na fakturze

Data sprzedaży na fakturze i data wystawienia faktury nie zawsze są takie same. Jednym z najczęstszych błędów jest umieszczenie na fakturze złej daty sprzedaży.

Przykład: jeżeli usługa dla klienta została wykonana w październiku, to data sprzedaży powinna być październikowa (zazwyczaj jest to ostatni dzień miesiąca), ale data wystawienia tej faktury może być już listopadowa. Dlaczego? Ponieważ przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż.

Kiedy wystawiamy fakturę dotyczącą usług świadczonych w październiku z listopadową datą sprzedaży i listopadową datą wystawienia, to jest to błąd. Dlaczego? Ponieważ przychód wynikający z wystawienia tej faktury zostanie opodatkowany w listopadzie, a powinien zostać opodatkowany w październiku.

Zasady wystawiania faktur nie są skomplikowane, ale prowadząc własną działalność, należy przestrzegać wszystkich wytycznych. Wątpliwości dot. wystawiania faktur warto skonsultować z doświadczonym księgowym. Zachęcamy też do sprawdzenia oferty w zakresie obsługi kadrowo-płacowej biura rachunkowego Małe Podatki.

Skontaktuj się z nami

Biuro Rachunkowe Małe Podatki
53-018 Wrocław, ul. Letnia 1



501 37 27 64
więcej