Czy wiesz, że zamiast wystawiać dziesiątki faktur za każdą sprzedaż, możesz skorzystać z faktury zbiorczej? Już teraz zobacz, kto i kiedy może ją wystawić, by było to zgodne z aktualnymi przepisami, a także poznaj najważniejsze zasady dotyczące księgowania takich dokumentów. Poniżej znajdziesz odpowiedź na najważniejsze nurtujące Cię pytania! Prowadzenie biznesu może być prostsze!
Faktura zbiorcza to dokument księgowy, który jednocześnie dokumentuje kilka transakcji sprzedaży towarów lub usług dokonanych na rzecz jednego kontrahenta w ramach jednego okresu rozliczeniowego (najczęściej miesiąca). Jako taki musi posiadać wszystkie elementy przewidziane dla zwykłej faktury VAT. Co więc zawiera faktura zbiorcza? Wzór takiego dokumentu wskazuje przede wszystkim na:
Zobacz również, czym różni się faktura od rachunku, i nie miej wątpliwości, jakim dokumentem rozliczyć się ze swoim kontrahentem!
Polskie przepisy dopuszczają możliwość wystawienia faktury zbiorczej zawierającej informacje o wszystkich dostawach lub usługach zrealizowanych na rzecz jednego podmiotu. Rozwiązanie to jest szczególnie korzystne dla przedsiębiorców realizujących wiele transakcji z tym samym kontrahentem w krótkim czasie. Pozwala między innymi na oszczędność czasu i uproszczenie dokumentacji, a także zmniejsza ryzyko błędów przy wystawianiu i księgowaniu faktur. Dodatkowo ułatwia rozliczenia, pozwalając na zachowanie większej kontroli oraz przejrzystości transakcji. O tym, jak nie popełniać błędów przy wystawianiu faktur, przeczytasz tutaj: Wystawianie faktur – o czym pamiętać, jak uniknąć błędów?
Warto jednak pamiętać, że istnieją sytuacje, gdy faktura zbiorcza nie może być wystawiona. Dzieje się tak między innymi w przypadku usług budowlanych czy transportowych, gdzie obowiązek podatkowy powstaje w innych momentach niż przy standardowej sprzedaży. Podobnie dzieje się, gdy strony wcześniej dokonały innych ustaleń.
Ze względu na to, jakie znaczenie dla księgowości i rozliczenia VAT ma faktura zbiorcza, co to jest i jakie informacje zawiera, może być wystawiona maksymalnie za okres jednego miesiąca kalendarzowego. Według przepisów wspomnianej już wcześniej Ustawy o VAT (art. 106i ) dokument ten należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towarów lub wykonanie usługi. Jeśli znów sprzedawca otrzymał część lub całość należności wcześniej – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę.
Czy wobec tego może zostać wystawiona faktura zbiorcza za cały rok? Jako że obowiązek podatkowy powstaje indywidualnie dla każdej dostawy lub usługi i powinien być rozliczany zgodnie z datą ich wykonania, nie ma możliwości łączenia transakcji z dłuższego okresu na jednym dokumencie. Faktura zbiorcza za kilka miesięcy jest więc błędem i pozostaje w sprzeczności z obowiązującymi przepisami.
Faktura zbiorcza do paragonów może zostać wystawiona jedynie w sytuacji, gdy zostaną spełnione następujące warunki:
Zbiorcza faktura korygująca pozwala na skorygowanie wielu transakcji jednocześnie. Jeśli taka korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów lub usług w danym okresie, dokument może nie zawierać ich nazw (rodzajów). W przeciwnym przypadku konieczne jest podanie wszystkich pozycji podlegających skorygowaniu. Jednocześnie, zgodnie z przepisami, faktura zbiorcza korygująca powinna mieć podany okres, którego dotyczy udzielany opust lub obniżka ceny, o ile obejmują one wszystkie dostawy, jakie się wówczas odbyły.
Co jeszcze powinna zawierać zbiorcza faktura korygująca? Wzór określony art. 106j ust. 2 Ustawy o VAT wskazuje między innymi na: numer kolejny faktury korygującej, datę jej wystawienia oraz numer faktury pierwotnej, której dotyczy korekta.
Szukasz kogoś sprawdzonego do prowadzenia księgowości Twojej firmy? Biuro rachunkowe we Wrocławiu Małe Podatki świadczy swoje usługi już od wielu lat, stale poszerzając grono swoich klientów. W naszej ofercie znajdują się między innymi usługi kadrowo-płacowe czy nadzór księgowy i doradztwo prawne. Możemy Ci pomóc również w załatwianiu spraw urzędowych i sporządzaniu dokumentów. Już teraz umów się na spotkanie i przekonaj się, że żadna sprawa nie jest dla nas ani zbyt mała, ani zbyt duża!
Biuro Rachunkowe Małe Podatki
ul. Letnia 1
53-018 Wrocław (Krzyki)
Design: Proformat