Ulga na złe długi to istotne narzędzie wspierające przedsiębiorców w sytuacji, gdy kontrahenci nie regulują należności w terminie. Zarówno w podatku VAT, jak i CIT czy PIT, mechanizm ten pozwala na korektę podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. W artykule przedstawiamy szczegółowe zasady stosowania tej ulgi, warunki, jakie muszą być spełnione, obowiązki wierzyciela i dłużnika oraz praktyczne przykłady, które pomogą lepiej zrozumieć to zagadnienie.
Kiedy można zastosować ulgę na złe długi?
Jak wskazują art. 89a i 89b ustawy o podatku od towarów i usług, ulga na złe długi w VAT znajduje zastosowanie w przypadku, gdy dłużnik nie uregulował wierzytelności w określonym czasie, a jej nieściągalność została uprawdopodobniona. Co dokładnie oznacza ten zwrot? Uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności wskazuje na istnienie przesłanek, że dłużnik jej nie ureguluje. W praktyce mówi się o tym, gdy:
- dług nie został uregulowany ani zbyty w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze,
- istnieje formalne potwierdzenie, np. postanowienie sądu lub organu egzekucyjnego o umorzeniu albo zakończeniu postępowania upadłościowego, skierowaniu wierzytelności do egzekucji, czy otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego.
Od 1 stycznia 2020 r. funkcjonuje również ulga na złe długi CIT i PIT, co pozwala wierzycielom na obniżenie podstawy opodatkowania i zaliczek na podatek dochodowy w przypadku nieściągalnych należności. W odniesieniu do nich stosuje się przepisy ustawy o PIT (art. 26i) i ustawy o CIT (art. 18f).
Jakie są warunki skorzystania z ulgi na złe długi?
Aby ulga na złe długi VAT mogła zostać wykorzystana, konieczne jest spełnienie określonych warunków:
- Na dzień poprzedzający złożenie korekty deklaracji wierzyciel i dłużnik muszą być czynnymi podatnikami, a dłużnik nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji.
- Konieczne jest uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności.
- Od daty wystawienia faktury nie mogą minąć więcej niż 3 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została ona sporządzona.
- Wierzytelność musi zostać odpowiednio udokumentowana i zarejestrowana w ewidencji firmy.
- Wierzytelność nie może być zbyta (np. sprzedana firmie faktoringowej) – to wyklucza możliwość skorzystania z ulgi.
Z kolei przypadku wierzytelności wobec podmiotów innych niż czynni podatnicy VAT (np. konsumentów lub podatników zwolnionych z VAT), ulga na złe długi jest możliwa, jeśli spełniony jest co najmniej jeden z warunków:
- wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę egzekucji,
- wierzytelność została wpisana do rejestru długów na poziomie krajowym,
- ogłoszono upadłość konsumencką wobec dłużnika.
Jak wygląda ulga za złe długi w podatku dochodowym? Warunki pozwalające na jej zastosowanie są podobne:
- Musi upłynąć co najmniej 90 dni od terminu płatności, przy czym okres ten jest liczony od pierwszego dnia następującego po terminie zapłaty wskazanym na fakturze, rachunku lub w umowie.
- Brak uregulowania lub zbycia wierzytelności do dnia złożenia zeznania podatkowego.
- Dłużnik nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania podatkowego.
- Ulga na złe długi w PIT i CIT może być zastosowana tylko wtedy, gdy od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę lub zawarto umowę, nie upłynęły 2 lata. W przypadku gdy faktura i umowa zostały wystawione w różnych latach, liczy się termin od końca roku późniejszej z nich.
- Transakcja musi mieć charakter handlowy i dotyczyć dostawy towarów lub świadczenia usług w ramach działalności gospodarczej obu stron, które podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym w Polsce.
- Wierzytelność musi być zaliczona do przychodów (wierzyciel) lub kosztów uzyskania przychodów (dłużnik) – korekta dotyczy podstawy opodatkowania lub straty, a więc musi mieć odzwierciedlenie w księgach podatkowych.
Jak wykazać ulgę za złe długi w deklaracji VAT?
Zastanawiasz się, jak powinna zostać wykazana ulga na złe długi w deklaracji VAT-7? Przykład, który przygotowaliśmy, zaraz Ci to wyjaśni.
Załóżmy, że dnia 2 stycznia 2025 r. przedsiębiorca wystawił fakturę na kwotę 1 230 zł brutto (w tym VAT 230 zł) za wykonane usługi dla firmy X. Termin płatności ustalono na 16 stycznia 2025 r. Jeśli do 16 kwietnia 2025 r. (czyli po upływie 90 dni od terminu płatności) należność nie została uregulowana, przedsiębiorca może skorzystać z korekty podatku VAT, jakie oferuje ulga na złe długi. Księgowanie, w tym przypadku, powinno dotyczyć deklaracji za kwiecień 2025 r. składanej do 25 maja 2025 r., lub jeśli przedsiębiorca rozlicza VAT kwartalnie – deklaracji za II kwartał 2025 r., składanej do 25 lipca 2025 r.
Jak w deklaracji VAT-7 powinna zostać wykazana ulga na złe długi? Przedstawiamy krok po kroku:
- Korekta podstawy opodatkowania i podatku należnego – w części C deklaracji VAT-7 należy wykazać kwotę korekty (ulgi) ze znakiem minus, co pomniejsza podatek należny.
- Załącznik VAT-ZD – aby skorzystać z ulgi na złe długi, do deklaracji VAT-7 należy dołączyć załącznik VAT-ZD, w którym podaje się szczegółowe dane dotyczące korekty: dane wierzyciela i dłużnika, numer i datę faktury oraz kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego.
- Oznaczenie korekty w pliku JPK_V7 – ulgę na złe długi należy oznaczyć w pliku JPK_V7 poprzez zaznaczenie pola „Korekta podstawy opodatkowania”. Konieczne jest także wykazanie skorygowanych kwot podstaw i podatku VAT ze znakiem minus.
- Zawiadomienie urzędu skarbowego – w deklaracji VAT-7 w części G należy zaznaczyć, że został dołączony załącznik VAT-ZD (poz. 63 i 64), co jest formalnym zawiadomieniem naczelnika urzędu skarbowego o dokonanej korekcie.
- Termin wykazania ulgi – ulga powinna zostać wykazana w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym upłynął 90-dniowy termin od daty wymagalności płatności faktury.
Czy podmioty powiązane mogą skorzystać z ulgi na złe długi?
Zgodnie z aktualnymi przepisami, ulga na złe długi w VAT jest dostępna dla transakcji między podmiotami powiązanymi. Uchylenie art. 89a ust. 7 ustawy o VAT, które nastąpiło 1 lipca 2015 roku, zniosło wyłączenie jej stosowania w przypadku wierzytelności między podmiotami powiązanymi kapitałowo, majątkowo, rodzinnie lub wynikającymi ze stosunku pracy. Oznacza to, że obecnie samo istnienie powiązań między wierzycielem a dłużnikiem nie stanowi przeszkody do skorzystania z ulgi w VAT. Kluczowe jest jednak, aby powiązania te nie wpływały na ustalenie wynagrodzenia, co oznacza, że cena transakcji nie może odbiegać od rynkowej ze względu na powiązania.
Natomiast w przypadku podatków dochodowych sytuacja jest inna. Ulga na złe długi w CIT i PIT nie ma zastosowania do transakcji między podmiotami powiązanymi, co wynika z art. 11a ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Czy podatnik rozliczający VAT metodą kasową może skorzystać z ulgi na złe długi?
W przypadku podatników, którzy rozliczają VAT metodą kasową, standardowa ulga za złe długi raczej nie ma zastosowania. Wynika to z faktu, że w ich sytuacji podatek jest rozliczany dopiero w momencie otrzymania zapłaty. Gdy ta nie nastąpiła, VAT nie jest naliczany, a co za tym idzie, nie ma nadpłaty do skorygowania.
Istnieje jednak wyjątek, który dotyczy małych podatników rozliczających VAT metodą kasową, mających kontrahentów niebędących czynnymi podatnikami VAT. Jeśli taki przedsiębiorca nie otrzyma zapłaty przez 180 dni od terminu płatności, może skorzystać z ulgi na złe długi i dokonać korekty VAT, o ile był zobowiązany rozliczyć go od tej należności.
Jakie obowiązki ma dłużnik w przypadku ulgi za złe długi?
Wierzyciel nie jest jedyną osobą, która podejmuje działania, gdy w grę wchodzi ulga na złe długi. Obowiązki dłużnika również mają znaczenie, szczególnie w kontekście rozliczeń podatkowych.
Z czym wiąże się nieopłacenie faktury i ulga na złe długi u dłużnika?
- Korekta podatku naliczonego w VAT – jeśli dłużnik nie ureguluje należności w ciągu 90 dni od terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie, jest zobowiązany do powiększenia podstawy opodatkowania i dokonania korekty odliczonego podatku VAT.
- Obowiązek zapłaty podatku – korekta podatku naliczonego wiąże się z koniecznością zapłaty dodatkowego VAT do urzędu skarbowego.
- Brak wpływu postępowań restrukturyzacyjnych i upadłościowych – w odróżnieniu od wierzyciela, dłużnik ma obowiązek korekty podatku VAT niezależnie od tego, czy jest objęty postępowaniem restrukturyzacyjnym, upadłościowym lub likwidacyjnym.
- Warunki szczególne dla dłużników zwolnionych z VAT lub konsumentów – jeśli dłużnik jest podatnikiem zwolnionym z VAT lub konsumentem, obowiązek korekty powstaje dopiero wtedy, gdy wierzytelność zostanie potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana do egzekucji, wpisana do rejestru długów lub gdy dłużnik ogłosi upadłość konsumencką.
- Podobne obowiązki w PIT i CIT – ulga na złe długi PIT i CIT nakłada na dłużnika podobne obowiązki jak w VAT. Zobowiązuje go do powiększenia podstawy opodatkowania o wartość nieuregulowanej wierzytelności i zapłacenia podatku dochodowego od tej kwoty.
Kiedy rozliczyć ulgę na złe długi?
Ulga na złe długi może być rozliczana na różne sposoby, w zależności od tego, z jaką formą opodatkowania się ma do czynienia:
- PIT i CIT – ulgę można rozliczyć na dwa sposoby: w zaliczkach na podatek dochodowy lub zeznaniu rocznym. Ulga na złe długi w zeznaniu rocznym powinna zostać uwzględniona za rok, w którym upłynął 90-dniowy termin płatności, a wierzytelność pozostała nieuregulowana.
- VAT – w tym przypadku ulga na złe długi jest rozliczana w deklaracjach okresowych (miesięcznych lub kwartalnych), a nie bezpośrednio w zeznaniu rocznym VAT.
Warto przy tym pamiętać, że gdy w grę wchodzi ulga na złe długi, księgowanie u wierzyciela jest dobrowolne. Przedsiębiorca może, ale nie musi, zmniejszać podstawy opodatkowania lub powiększać straty o wartość nieuregulowanej wierzytelności w zeznaniu podatkowym za rok, w którym upłynął 90-dniowy termin płatności.
Nie chcesz popełnić błędów podczas rozliczania ulgi za złe długi? Już teraz skorzystaj z usług naszych specjalistów! Biuro księgowe we Wrocławiu Małe Podatki pomoże Ci nie tylko prawidłowo przeprowadzić korektę podatku VAT, ale także zadba o terminowe i poprawne ujęcie ulgi w deklaracji. Sprawdź, jak jeszcze możemy Ci pomóc w optymalizacji kosztów: ulga na badania i rozwój B+R, amortyzacja środków trwałych, księgowość.
