Dnia 7 kwietnia 2023 roku wprowadzono nowe zasady, na jakich powinna opierać się praca zdalna – Kodeks Pracy został znowelizowany. Jest to nowelizacja bardzo ważna, ponieważ na nowo zdefiniowane zostało samo pojęcie „pracy zdalnej” oraz związane z tym rodzajem wykonywania zawodu przepisy. Co istotne – wprowadzone zmiany wpływają zarówno na samych pracowników, jak i zatrudniających ich w ten sposób pracodawców. Nowe przepisy dotyczą m.in. zwrotu kosztów pracy zdalnej. Przeczytaj i dowiedz się, jak Kodeks Pracy 2023 zmienia rynek pracy.
Można sobie zadać pytanie, po co właściwie wprowadzono nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej? Odpowiedź jest prosta – podczas pandemii COVID-19 zaszła konieczność wprowadzenie tego rodzaju zatrudnienia, a po jej ustąpieniu okazało się, że wielu pracodawcom spodobała się praca na odległość i chcą przy niej pozostać. A skoro rozpowszechniła się praca zdalna, nowe przepisy okazały niezbędne, aby Kodeks został przystosowany do zmienionych realiów.
Prace nad zmianami trwały już w drugiej połowie roku 2022, nowa ustawa ogłoszona została 21 lutego 2023, zaś w życie weszła 7 kwietnia. Okres pomiędzy jej ogłoszeniem a wprowadzeniem w życie został tak ustalony, aby wszyscy mogli poznać nowe przepisy. Praca zdalna ma dzięki nim być lepiej zdefiniowana oraz skonkretyzowana.
Nowelizacje w temacie praca zdalna a Kodeks Pracy sięgają samych podstaw. Pierwszą zmianą jest wspomniane już przedefiniowanie tego, czym w ogóle jest praca zdalna. Jej definicja stała się szersza i mówi, że będzie mogła być wykonywana w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika. Zasady mają być określone za pomocą indywidualnego z nim porozumienia. Dopuszczalne jest wykonywanie jej w miejscu zamieszkania pracownika, czyli w zaciszu własnego mieszkania.
Co istotne – nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej dopuszczają możliwość jej świadczenia już w dniu zawarcia umowy o pracę, jak i przejścia na ten tryb w czasie trwania zatrudnienia. Pracujący na co dzień w siedzibie firmy pracownik może sam wnioskować o pracę zdalną, jeśli wychowuje dziecko do czwartego roku życia, opiekuje się członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności lub pracuje w systemie indywidualnym. Kobiety mogą złożyć prośbę o przeniesienie w tryb pracy zdalnej w sytuacji, gdy znajdą się w okresie ciąży.
Ale to jeszcze nie wszystkie zmiany, jakim uległa praca zdalna. Kodeks Pracy wprowadził również zapis, że porozumiewanie się na linii pracownik – pracodawca będzie przebiegać w ustalony przez obie strony sposób, a więc może być to zarówno telefon, jak i poczta elektroniczna lub wideokomunikatory.
Kto powinien zapewnić warunki, aby była możliwa praca zdalna? Kodeks mówi to jasno: pracodawca. To właśnie on ma zagwarantować pracownikowi odpowiednie narzędzia do pracy, a także dostęp do ich serwisu, konserwacji oraz wszystkich powiązanych z nimi kosztów. Powinny być także pokryte koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (np. w przypadku pracowników biurowych koszt subskrypcji pakietu MS Office itp.).
Jeśli chodzi o inne regulacje związane z narzędziami niezbędnymi do tego, aby wykonywana była praca zdalna, Kodeks Pracy pozostawia tu wolną rękę pracodawcy i pracownikowi. Warunkiem wprowadzania jakichkolwiek zasad musi być pisemna umowa pomiędzy obiema stronami. Powinny w niej zostać jasno określone wszelkie zasady współpracy.
Jakie jeszcze mamy zmiany w Kodeksie Pracy? Praca zdalna jest traktowana równorzędnie z klasyczną. A więc podczas pracy zdalnej obowiązują takie same przepisy związane z wynagrodzeniem jak przy pracy stacjonarnej. Tak więc dla pracowników zdalnych płaca minimalna będzie taka sama, podobnie jak benefity pracownicze przyznawane osobom zatrudnionym w siedzibie firmy.
Oprócz wymienionych wcześniej modyfikacji są jeszcze także inne zmiany w Kodeksie Pracy. Praca zdalna to nowe obowiązki dla pracownika. Musi on wskazać pracodawcy miejsce jej wykonywania oraz zorganizować swoje stanowisko pracy w sposób ergonomiczny. Niezbędne jest także podpisanie przez niego oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami związanymi z bezpieczeństwem, a zwłaszcza ochroną danych osobowych.
Jednym z istotnych zagadnień jest także zwrot kosztów pracy zdalnej. Koszty te obejmują m.in. zużycie energii elektrycznej, opłaty za internet, a także koszty sprzętu niezbędnego do wykonywania codziennych obowiązków. Przyjrzyjmy się bliżej tej kwestii – czy pracodawca pokrywa koszty pracy zdalnej? Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu Pracy – tak. Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia niektórych kosztów ponoszonych przez pracownika. Koszty pracy zdalnej mogą być różnorodne i zależą od indywidualnych potrzeb zatrudnionej na tych warunkach osoby. Pracodawca powinien pokryć koszty związane z użytkowaniem sprzętu (laptop, monitor, drukarka, czy telefon, a także koszty oprogramowania i niezbędnych subskrypcji (np. pakiet MS Office i innych narzędzi). Pracownik zdalny może też oczekiwać zwrotu kosztów rachunków za prąd i internet.
Praca zdalna ma również wpływ na koszty uzyskania przychodu. Pracownicy zdalni mogą ponosić wyższe koszty uzyskania przychodu, co wynika z konieczności pokrycia dodatkowych wydatków związanych z pracą w domu. Warto zwrócić uwagę, że pracownicy mogą skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, co pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania i zmniejszenie należnych podatków.
Koszty uzyskania przychodu to nic innego, jak wydatki ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy, które można odliczyć od przychodów. W przypadku pracy zdalnej koszty te mogą obejmować np. opłaty za media, sprzęt biurowy, czy internet.
Kwota zwrotu za pracę zdalną zależy od indywidualnych ustaleń między pracodawcą a pracownikiem. Przepisy nie określają sztywnych stawek, dlatego ważne jest, aby obie strony dokładnie określiły, jakie koszty będą pokrywane i w jaki sposób. Ile wynosi ekwiwalent za pracę zdalną? Od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie, w zależności od zakresu ponoszonych kosztów. Ważne jest, aby pracownik i pracodawca uzgodnili te kwoty w umowie.
Nowelizacja kodeksu pracy wprowadziła istotne zmiany dotyczące pracy zdalnej, w tym obowiązek pracodawcy do zwrotu kosztów ponoszonych przez pracowników. Pracodawcy muszą teraz pokrywać koszty sprzętu, oprogramowania oraz eksploatacyjne związane z pracą zdalną. Warto też wiedzieć, że pracownik zdalny ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego, (uzgodnionego wcześniej z pracodawcą), za korzystanie z własnych materiałów oraz różnego rodzaju narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy, w tym sprzętu (np. komputerowego), jeśli pracodawca wcześniej go nie dostarczył. Zasady korzystania z tych materiałów i narzędzi są określane przez pracodawcę wspólnie z pracownikiem. Zgodnie ze zmianami w kodeksie pracy pracodawca pokryje również koszty energii elektrycznej. Jaki to będzie koszt? Wszystko zależy od cen energii aktualnych w danej chwili. Na dzień dzisiejszy to około 30 groszy za każdą godzinę pracy zdalnej. Czyli około 50 złotych miesięcznie za jednego pracownika. Kwota nie jest duża, jednak w większych organizacjach, zatrudniających wiele osób, pracodawca będzie musiał zmierzyć się z efektem skali. Podwyższone koszty uzyskania przychodu za pracę zdalną pozwalają też na zmniejszenie podstawy opodatkowania. Pracownik może dzięki temu odliczyć od przychodu wyższe koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, co przekłada się na niższy podatek do zapłacenia.
Mamy nadzieję, że po lekturze tego artykułu będziesz już lepiej orientował się w kwestiach związanych z pracą zdalną. Patrząc obiektywnie na najnowsze zmiany w Kodeksie Pracy, praca zdalna jest teraz precyzyjniej określona, zaś zakres obowiązków lepiej uregulowany. To znacznie ułatwiło życie zarówno pracownikom, jak i samym pracodawcom. Jeśli zastanawiasz się, czy w przypadku Twoich pracowników wszystko zostało prawidłowo ustalone, a zawarte pomiędzy Wami umowy są zgodne z aktualnymi przepisami, odwiedź nasze biuro rachunkowe we Wrocławiu.
Mała Podatki mają w ofercie szereg usług księgowych, w tym obsługę kadr. Chętnie pomożemy Ci w sprawdzeniu, czy wszystko należycie funkcjonuje. Oferujemy kompleksową obsługę księgową, która pozwoli Ci skupić się na rozwijaniu biznesu, zamiast martwić się o kwestie finansowe. Nasz zespół doświadczonych specjalistów zadba o terminowość i poprawność rozliczeń, a także doradzi w sprawach podatkowych i finansowych. Dzięki naszym usługom możesz zaoszczędzić czas i uniknąć kosztownych błędów. Zaufaj ekspertom i pozwól nam wspierać rozwój Twojej firmy. Skontaktuj się z nami już dzisiaj!
Biuro Rachunkowe Małe Podatki
ul. Letnia 1
53-018 Wrocław (Krzyki)
Design: Proformat