Praca zdalna – Kodeks Pracy po aktualizacjach. Sprawdź, co się zmieniło!

19 maja, 2023

Dnia 7 kwietnia 2023 roku wprowadzono nowe zasady, na jakich powinna opierać się praca zdalna – Kodeks Pracy został znowelizowany. Jest to nowelizacja bardzo ważna, ponieważ na nowo zdefiniowane zostało samo pojęcie „pracy zdalnej” oraz związane z tym rodzajem wykonywania zawodu przepisy. Co istotne – wprowadzone zmiany wpływają zarówno na samych pracowników, jak i zatrudniających ich w ten sposób pracodawców. Nowe przepisy dotyczą m.in. zwrotu kosztów pracy zdalnej. Przeczytaj i dowiedz się, jak Kodeks Pracy 2023 zmienia rynek pracy.

Praca zdalna – Kodeks po nowelizacji

Można sobie zadać pytanie, po co właściwie wprowadzono nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej? Odpowiedź jest prosta – podczas pandemii COVID-19 zaszła konieczność wprowadzenie tego rodzaju zatrudnienia, a po jej ustąpieniu okazało się, że wielu pracodawcom spodobała się praca na odległość i chcą przy niej pozostać. A skoro rozpowszechniła się praca zdalna, nowe przepisy okazały niezbędne, aby Kodeks został przystosowany do zmienionych realiów.

Prace nad zmianami trwały już w drugiej połowie roku 2022, nowa ustawa ogłoszona została 21 lutego 2023, zaś w życie weszła 7 kwietnia. Okres pomiędzy jej ogłoszeniem a wprowadzeniem w życie został tak ustalony, aby wszyscy mogli poznać nowe przepisy. Praca zdalna ma dzięki nim być lepiej zdefiniowana oraz skonkretyzowana.

Praca zdalna – definicja. Kodeks Pracy ustalił ją na nowo

Nowelizacje w temacie praca zdalna a Kodeks Pracy sięgają samych podstaw. Pierwszą zmianą jest wspomniane już przedefiniowanie tego, czym w ogóle jest praca zdalna. Jej definicja stała się szersza i mówi, że będzie mogła być wykonywana w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika. Zasady mają być określone za pomocą indywidualnego z nim porozumienia. Dopuszczalne jest wykonywanie jej w miejscu zamieszkania pracownika, czyli w zaciszu własnego mieszkania.

Co istotne – nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej dopuszczają możliwość jej świadczenia już w dniu zawarcia umowy o pracę, jak i przejścia na ten tryb w czasie trwania zatrudnienia. Pracujący na co dzień w siedzibie firmy pracownik może sam wnioskować o pracę zdalną, jeśli wychowuje dziecko do czwartego roku życia, opiekuje się członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności lub pracuje w systemie indywidualnym. Kobiety mogą złożyć prośbę o przeniesienie w tryb pracy zdalnej w sytuacji, gdy znajdą się w okresie ciąży.

Ale to jeszcze nie wszystkie zmiany, jakim uległa praca zdalna. Kodeks Pracy wprowadził również zapis, że porozumiewanie się na linii pracownik – pracodawca będzie przebiegać w ustalony przez obie strony sposób, a więc może być to zarówno telefon, jak i poczta elektroniczna lub wideokomunikatory.

Zmiany w Kodeksie Pracy – praca zdalna a wymagania wobec pracodawcy

Kto powinien zapewnić warunki, aby była możliwa praca zdalna? Kodeks mówi to jasno: pracodawca. To właśnie on ma zagwarantować pracownikowi odpowiednie narzędzia do pracy, a także dostęp do ich serwisu, konserwacji oraz wszystkich powiązanych z nimi kosztów. Powinny być także pokryte koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (np. w przypadku pracowników biurowych koszt subskrypcji pakietu MS Office itp.).

Jeśli chodzi o inne regulacje związane z narzędziami niezbędnymi do tego, aby wykonywana była praca zdalna, Kodeks Pracy pozostawia tu wolną rękę pracodawcy i pracownikowi. Warunkiem wprowadzania jakichkolwiek zasad musi być pisemna umowa pomiędzy obiema stronami. Powinny w niej zostać jasno określone wszelkie zasady współpracy.

Jakie jeszcze mamy zmiany w Kodeksie Pracy? Praca zdalna jest traktowana równorzędnie z klasyczną. A więc podczas pracy zdalnej obowiązują takie same przepisy związane z wynagrodzeniem jak przy pracy stacjonarnej. Tak więc dla pracowników zdalnych płaca minimalna będzie taka sama, podobnie jak benefity pracownicze przyznawane osobom zatrudnionym w siedzibie firmy.

Praca zdalna – Kodeks po nowelizacji

Praca zdalna a Kodeks Pracy – co jeszcze trzeba wiedzieć?

Oprócz wymienionych wcześniej modyfikacji są jeszcze także inne zmiany w Kodeksie Pracy. Praca zdalna to nowe obowiązki dla pracownika. Musi on wskazać pracodawcy miejsce jej wykonywania oraz zorganizować swoje stanowisko pracy w sposób ergonomiczny. Niezbędne jest także podpisanie przez niego oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami związanymi z bezpieczeństwem, a zwłaszcza ochroną danych osobowych.

Praca zdalna – zwrot kosztów

Jednym z istotnych zagadnień jest także zwrot kosztów pracy zdalnej. Koszty te obejmują m.in. zużycie energii elektrycznej, opłaty za internet, a także koszty sprzętu niezbędnego do wykonywania codziennych obowiązków. Przyjrzyjmy się bliżej tej kwestii – czy pracodawca pokrywa koszty pracy zdalnej? Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu Pracy – tak. Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia niektórych kosztów ponoszonych przez pracownika. Koszty pracy zdalnej mogą być różnorodne i zależą od indywidualnych potrzeb zatrudnionej na tych warunkach osoby. Pracodawca powinien pokryć koszty związane z użytkowaniem sprzętu (laptop, monitor, drukarka, czy telefon, a także koszty oprogramowania i niezbędnych subskrypcji (np. pakiet MS Office i innych narzędzi). Pracownik zdalny może też oczekiwać zwrotu kosztów rachunków za prąd i internet.

Praca zdalna a podwyższone koszty uzyskania przychodu

Praca zdalna ma również wpływ na koszty uzyskania przychodu. Pracownicy zdalni mogą ponosić wyższe koszty uzyskania przychodu, co wynika z konieczności pokrycia dodatkowych wydatków związanych z pracą w domu. Warto zwrócić uwagę, że pracownicy mogą skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, co pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania i zmniejszenie należnych podatków.

Praca zdalna a koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu to nic innego, jak wydatki ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy, które można odliczyć od przychodów. W przypadku pracy zdalnej koszty te mogą obejmować np. opłaty za media, sprzęt biurowy, czy internet.

Ile zwrotu za pracę zdalną?

Kwota zwrotu za pracę zdalną zależy od indywidualnych ustaleń między pracodawcą a pracownikiem. Przepisy nie określają sztywnych stawek, dlatego ważne jest, aby obie strony dokładnie określiły, jakie koszty będą pokrywane i w jaki sposób. Ile wynosi ekwiwalent za pracę zdalną? Od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie, w zależności od zakresu ponoszonych kosztów. Ważne jest, aby pracownik i pracodawca uzgodnili te kwoty w umowie.

Zwrot kosztów pracy zdalnej – podsumowanie

Nowelizacja kodeksu pracy wprowadziła istotne zmiany dotyczące pracy zdalnej, w tym obowiązek pracodawcy do zwrotu kosztów ponoszonych przez pracowników. Pracodawcy muszą teraz pokrywać koszty sprzętu, oprogramowania oraz eksploatacyjne związane z pracą zdalną. Warto też wiedzieć, że pracownik zdalny ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego, (uzgodnionego wcześniej z pracodawcą), za korzystanie z własnych materiałów oraz różnego rodzaju narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy, w tym sprzętu (np. komputerowego), jeśli pracodawca wcześniej go nie dostarczył. Zasady korzystania z tych materiałów i narzędzi są określane przez pracodawcę wspólnie z pracownikiem. Zgodnie ze zmianami w kodeksie pracy pracodawca pokryje również koszty energii elektrycznej. Jaki to będzie koszt? Wszystko zależy od cen energii aktualnych w danej chwili. Na dzień dzisiejszy to około 30 groszy za każdą godzinę pracy zdalnej. Czyli około 50 złotych miesięcznie za jednego pracownika. Kwota nie jest duża, jednak w większych organizacjach, zatrudniających wiele osób, pracodawca będzie musiał zmierzyć się z efektem skali. Podwyższone koszty uzyskania przychodu za pracę zdalną pozwalają też na zmniejszenie podstawy opodatkowania. Pracownik może dzięki temu odliczyć od przychodu wyższe koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, co przekłada się na niższy podatek do zapłacenia.

Praca zdalna – zmiany w kodeksie pracy. Czy to zmiany na lepsze?

Mamy nadzieję, że po lekturze tego artykułu będziesz już lepiej orientował się w kwestiach związanych z pracą zdalną. Patrząc obiektywnie na najnowsze zmiany w Kodeksie Pracy, praca zdalna jest teraz precyzyjniej określona, zaś zakres obowiązków lepiej uregulowany. To znacznie ułatwiło życie zarówno pracownikom, jak i samym pracodawcom. Jeśli zastanawiasz się, czy w przypadku Twoich pracowników wszystko zostało prawidłowo ustalone, a zawarte pomiędzy Wami umowy są zgodne z aktualnymi przepisami, odwiedź nasze biuro rachunkowe we Wrocławiu.

Mała Podatki mają w ofercie szereg usług księgowych, w tym obsługę kadr. Chętnie pomożemy Ci w sprawdzeniu, czy wszystko należycie funkcjonuje. Oferujemy kompleksową obsługę księgową, która pozwoli Ci skupić się na rozwijaniu biznesu, zamiast martwić się o kwestie finansowe. Nasz zespół doświadczonych specjalistów zadba o terminowość i poprawność rozliczeń, a także doradzi w sprawach podatkowych i finansowych. Dzięki naszym usługom możesz zaoszczędzić czas i uniknąć kosztownych błędów. Zaufaj ekspertom i pozwól nam wspierać rozwój Twojej firmy. Skontaktuj się z nami już dzisiaj!

Numer telefonu
Adres email
Zaufaj nam i skontaktuj się z nami już dziś.
© Małe Podatki

design by Proformat