Odliczanie kosztów paliwa to możliwość przewidziana dla przedsiębiorców użytkujących samochód prywatny lub firmowy w celach zarobkowych. Kto i w jakich sytuacjach może z niej skorzystać? Jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej? Nasze kompendium szybko rozwieje wszelkie Twoje wątpliwości!
Czy paliwo można wliczyć w koszty?
Koszty paliwa w działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, co znów pozwala na ich odliczenie. Dotyczy to zarówno samochodów prywatnych, jak i będących własnością firmy. Od tego też zależy, jaki procent wydatków na utrzymanie pojazdu (w tym jego tankowanie) będzie mógł zostać ujęty w rozliczeniu.
Kiedy można odliczyć paliwo?
Odliczenie kosztów paliwa jest możliwe w następujących sytuacjach:
- Samochód firmowy użytkowany służbowo – koszty paliwa można odliczyć w przypadku auta, które zostało zgłoszone w urzędzie skarbowym jako samochód służbowy (druk VAT 26) i jest użytkowane wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Niezbędne jest jednak prowadzenie dla niego kilometrówki i spisanie regulaminu zasad użytkowania.
- Samochód firmowy użytkowany mieszanie – w przypadku pojazdów firmowych używanych służbowo i prywatnie przewidziano możliwość odliczenia części podatku VAT od wydatków na zakup paliwa. Takie auto musi zostać jednak wprowadzone do ewidencji środków trwałych.
- Samochód prywatny użytkowany mieszanie – z możliwości włączenia paliwa w koszt uzyskania przychodu mogą skorzystać także przedsiębiorcy używający swojego prywatnego samochodu w celach zarobkowych.
Ile dostaje się zwrotu za paliwo?
Odliczenie kosztów paliwa w firmie dotyczy dwóch aspektów:
- odliczenia podatku VAT,
- uwzględnienia wydatków na paliwo w kosztach uzyskania przychodu.
Odliczenie podatku VAT od paliwa zależy od sposobu użytkowania samochodu w firmie i wynosi 50% lub 100% VAT odpowiednio dla aut użytkowanych mieszanie i aut użytkowanych wyłącznie w celach służbowych. Z kolei możliwość wliczenia paliwa do kosztów uzyskania przychodu pozwala na obniżenie dochodu podlegającego opodatkowaniu. Tutaj także głównym wyznacznikiem jest sposób użytkowania pojazdu:
- 75% wartości netto + nieodliczona część VAT – stawka przewidziana dla samochodów używanych mieszanie.
- 100% wartości netto + nieodliczona część VAT – stawka przewidziana dla samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej i spełniających wymogi prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Kiedy paliwo 100% w koszty?
Aby przedsiębiorca mógł odliczyć 100% wydatków na paliwo jako koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione określone warunki:
- Samochód może być użytkowany wyłącznie do celów służbowych.
- Samochód musi zostać zgłoszony do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został poniesiony pierwszy wydatek na paliwo dla niego.
- Dla pojazdu jest prowadzona szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka), która zawiera między innymi: datę każdej podróży, cel wyjazdu, liczbę przejechanych kilometrów oraz stan licznika przed i po podróży.
- Został opracowany regulamin użytkowania auta w firmie.
Zobacz również inne sposoby na to, jak obniżyć koszty w firmie.
Ile jest zwrotu z faktury za paliwo?
Zwrot z faktury za paliwo zależy od możliwości odliczenia VAT i wynosi:
- 50% VAT przy użytkowaniu mieszanym
- 100% VAT przy wyłącznym użytkowaniu służbowym i spełnieniu dodatkowych wymogów.
Należy jednak pamiętać, że odliczenie kosztów paliwa jest możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorca dysponuje odpowiednią fakturą.
Jak odliczać koszty paliwa?
Zasada tego, jak odliczyć koszty paliwa w firmie, jest podobna dla obydwu sposobów użytkowania pojazdu, z tą różnicą, że odliczenie w przypadku aut użytkowanych wyłącznie służbowo wynosi 100%.
Przykład
Firma zakupiła paliwo za 123 zł brutto (100 zł netto + 23 zł VAT).
- Odliczanie VAT od paliwa
Jeśli pojazd jest użytkowany mieszanie, firma może odliczyć 11,50 zł VAT (50% x 23 zł VAT).
Jeśli pojazd jest używany wyłącznie służbowo, firma może odliczyć 23 zł VAT (100% x 23 zł VAT).
2. Wliczenie paliwa do kosztów uzyskania przychodu
Jeśli pojazd jest użytkowany mieszanie, firma może zaliczyć do kosztów 86,50 zł:
75% x 100 zł (wartość netto) + 11,50 zł (nieodliczony VAT)
Jeśli pojazd jest używany wyłącznie służbowo, firma może zaliczyć do kosztów 123 zł:
100% x 100 zł (wartość netto) + 23 zł (nieodliczony VAT)
Czy można odliczyć 20% kosztów paliwa na firmę?
Także osoby użytkujące swój samochód mogą zdecydować się odliczenie kosztów paliwa w firmie. Auto prywatne pozwala odliczyć 20% kosztów paliwa, przy czym nie musi być ono wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Należy jednak używać go także w celu prowadzenia działalności.
Nie chcesz martwić się o odliczanie kosztów paliwa, składki ZUS i podatki? Zdaj się na biuro rachunkowe Małe Podatki! Nasza oferta jest bardzo szeroka i obejmuje między innymi doradztwo podatkowe, księgowość we Wrocławiu, zarządzanie najmem czy wsparcie w prowadzeniu działalności nierejestrowanej. Już teraz zobacz, jak możemy Ci pomóc!