usługi rachunkowe Wrocław - biuro rachunkowe

Jak odliczyć koszty paliwa w firmie i uzyskać zwrot?

Odliczanie kosztów paliwa to możliwość przewidziana dla przedsiębiorców użytkujących samochód prywatny lub firmowy w celach zarobkowych. Kto i w jakich sytuacjach może z niej skorzystać? Jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej? Nasze kompendium szybko rozwieje wszelkie Twoje wątpliwości!

Czy paliwo można wliczyć w koszty?

Koszty paliwa w działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, co znów pozwala na ich odliczenie. Dotyczy to zarówno samochodów prywatnych, jak i będących własnością firmy. Od tego też zależy, jaki procent wydatków na utrzymanie pojazdu (w tym jego tankowanie) będzie mógł zostać ujęty w rozliczeniu.

Kiedy można odliczyć paliwo?

Odliczenie kosztów paliwa jest możliwe w następujących sytuacjach:

Samochód firmowy użytkowany służbowo – koszty paliwa można odliczyć w przypadku auta, które zostało zgłoszone w urzędzie skarbowym jako samochód służbowy (druk VAT 26) i jest użytkowane wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Niezbędne jest jednak prowadzenie dla niego kilometrówki i spisanie regulaminu zasad użytkowania.
Samochód firmowy użytkowany mieszanie – w przypadku pojazdów firmowych używanych służbowo i prywatnie przewidziano możliwość odliczenia części podatku VAT od wydatków na zakup paliwa. Takie auto musi zostać jednak wprowadzone do ewidencji środków trwałych.
Samochód prywatny użytkowany mieszanie – z możliwości włączenia paliwa w koszt uzyskania przychodu mogą skorzystać także przedsiębiorcy używający swojego prywatnego samochodu w celach zarobkowych.

Ile dostaje się zwrotu za paliwo?

Odliczenie kosztów paliwa w firmie dotyczy dwóch aspektów:

odliczenia podatku VAT,
uwzględnienia wydatków na paliwo w kosztach uzyskania przychodu.

Odliczenie podatku VAT od paliwa zależy od sposobu użytkowania samochodu w firmie i wynosi 50% lub 100% VAT odpowiednio dla aut użytkowanych mieszanie i aut użytkowanych wyłącznie w celach służbowych. Z kolei możliwość wliczenia paliwa do kosztów uzyskania przychodu pozwala na obniżenie dochodu podlegającego opodatkowaniu. Tutaj także głównym wyznacznikiem jest sposób użytkowania pojazdu:

75% wartości netto + nieodliczona część VAT – stawka przewidziana dla samochodów używanych mieszanie.
100% wartości netto + nieodliczona część VAT – stawka przewidziana dla samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej i spełniających wymogi prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

czy paliwo można wliczyć w koszty

Kiedy paliwo 100% w koszty?

Aby przedsiębiorca mógł odliczyć 100% wydatków na paliwo jako koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione określone warunki:

Samochód może być użytkowany wyłącznie do celów służbowych.
Samochód musi zostać zgłoszony do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został poniesiony pierwszy wydatek na paliwo dla niego.
Dla pojazdu jest prowadzona szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka), która zawiera między innymi: datę każdej podróży, cel wyjazdu, liczbę przejechanych kilometrów oraz stan licznika przed i po podróży.
Został opracowany regulamin użytkowania auta w firmie.

Zobacz również inne sposoby na to, jak obniżyć koszty w firmie.

Ile jest zwrotu z faktury za paliwo?

Zwrot z faktury za paliwo zależy od możliwości odliczenia VAT i wynosi:

50% VAT przy użytkowaniu mieszanym
100% VAT przy wyłącznym użytkowaniu służbowym i spełnieniu dodatkowych wymogów.

Należy jednak pamiętać, że odliczenie kosztów paliwa jest możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorca dysponuje odpowiednią fakturą.

Jak odliczać koszty paliwa?

Zasada tego, jak odliczyć koszty paliwa w firmie, jest podobna dla obydwu sposobów użytkowania pojazdu, z tą różnicą, że odliczenie w przypadku aut użytkowanych wyłącznie służbowo wynosi 100%.

Przykład

Firma zakupiła paliwo za 123 zł brutto (100 zł netto + 23 zł VAT).

Odliczanie VAT od paliwa

Jeśli pojazd jest użytkowany mieszanie, firma może odliczyć 11,50 zł VAT (50% x 23 zł VAT).

Jeśli pojazd jest używany wyłącznie służbowo, firma może odliczyć 23 zł VAT (100% x 23 zł VAT).

2. Wliczenie paliwa do kosztów uzyskania przychodu

Jeśli pojazd jest użytkowany mieszanie, firma może zaliczyć do kosztów 86,50 zł:

75% x 100 zł (wartość netto) + 11,50 zł (nieodliczony VAT)

Jeśli pojazd jest używany wyłącznie służbowo, firma może zaliczyć do kosztów 123 zł:

100% x 100 zł (wartość netto) + 23 zł (nieodliczony VAT)

Czy można odliczyć 20% kosztów paliwa na firmę?

Także osoby użytkujące swój samochód mogą zdecydować się odliczenie kosztów paliwa w firmie. Auto prywatne pozwala odliczyć 20% kosztów paliwa, przy czym nie musi być ono wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Należy jednak używać go także w celu prowadzenia działalności.

Nie chcesz martwić się o odliczanie kosztów paliwa, składki ZUS i podatki? Zdaj się na biuro rachunkowe Małe Podatki! Nasza oferta jest bardzo szeroka i obejmuje między innymi doradztwo podatkowe, księgowość we Wrocławiu, zarządzanie najmem czy wsparcie w prowadzeniu działalności nierejestrowanej. Już teraz zobacz, jak możemy Ci pomóc!