Nierzadko prowadzenie własnego biznesu wymaga przemieszczania się z miejsca na miejsce lub transportowania rzeczy. Samochód służbowy staje się wówczas koniecznością. W przypadku własnej firmy można zakupić auto tylko do dyspozycji przedsiębiorstwa lub korzystać z prywatnego pojazdu. W każdym z tych dwóch przypadków inaczej będą wyglądały rozliczenia z fiskusem.
Jeszcze inną sytuacją jest udostępnianie samochodu pracownikom. Jeśli traktujemy samochód służbowy jako benefit i umożliwiamy pracownikom jego wykorzystywanie w celach prywatnych, powinniśmy pamiętać o kolejnych kilku kwestiach.
Jak rozliczyć samochód służbowy w różnych sytuacjach?
Gdy samochód jest zarejestrowany na przedsiębiorstwo, istnieją dwie możliwości rozliczenia kosztów eksploatacji. Podstawową różnicą jest możliwość odliczenia innego kwoty poniesionego podatku VAT.
Aby skorzystać z możliwości odliczenia całego kwoty opłaconego podatku VAT, samochód służbowy musi być środkiem trwałym. Można go wykorzystywać tylko do przejazdów służbowych. Samochód należy zgłosić także do właściwego urzędu skarbowego na druku VAT-26 oraz prowadzić ewidencję, tzw. kilometrówkę, także na potrzeby VAT. W dodatku konieczny jest specjalny regulamin określający warunki korzystania z samochodu służbowego.
Łatwiejsze rozwiązanie to tzw. rozliczenie mieszane. Nie ma tu konieczności prowadzenia ewidencji przejechanych kilometrów na potrzeby VAT, nie trzeba również rejestrować samochodu w urzędzie skarbowym. Jednak nawet w takiej sytuacji nie należy korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych.
Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać swój prywatny samochód do celów firmy. W takiej sytuacji mogą część kosztów eksploatacyjnych potraktować jako koszt prowadzenia działalności. Jak rozliczyć samochód prywatny do celów służbowych? Do kosztów prowadzenia firmy można wliczyć do 20% poniesionych wydatków. Ten sam próg dotyczy także ubezpieczeń samochodu: do kosztów wlicza się 20% wartości polisy. Nie trzeba prowadzić ewidencji (kilometrówki) do PIT, a VAT można odliczyć w wysokości 50%.
Pomijając sytuację, gdy wykorzystujemy samochód prywatny do celów służbowych, do kosztów prowadzenia firmy możemy wliczyć całość polisy OC, a w przypadku ubezpieczenia AC – kwotę proporcjonalną do wartości samochodu, której granicą jest 150 tys. złotych. A co z odszkodowaniami? Gdy odszkodowanie otrzymujemy w ramach ubezpieczenia OC do przychodu należy zaliczyć tylko nadwyżkę powyżej kosztów naprawy samochodu. W tej sytuacji naprawy nie uwzględnia się w kosztach. Z kolei w przypadku odszkodowania wypłacanego z AC przychodem jest całość odszkodowania, a koszty naprawy należy uwzględnić w kosztach prowadzenia firmy.
Samochód służbowy do celów prywatnych może być także jednym z benefitów pracowniczych. Trzeba przy tym pamiętać, że taki benefit stanowi przychód pracownika – ponieważ ten nie musi ponosić kosztów eksploatacji czy zakupu własnego auta. Koszt przychodu jest uzależniony od pojemności silnika:
W przypadku, gdy pracownik nie korzysta z samochodu przez cały miesiąc, należy ją obliczyć proporcjonalnie. Liczbę dni, kiedy pracownik miał do dyspozycji samochód służbowy do celów prywatnych, mnoży się przez 1/30 kwoty świadczenia, niezależnie od realnej długości miesiąca.
Pracodawca może zaproponować także inne rozwiązanie: pracownik otrzymuje samochód służbowy jako benefit, ale za ustaloną opłatą, tzw. świadczenie częściowo płatne. Oczywiście, wysokość opłaty musi być sprecyzowana w odpowiednim regulaminie. W tej sytuacji kwota opłaty jest odejmowana od przychodu pracownika.
Co z kosztami paliwa? Najwygodniejszym rozwiązaniem jest sytuacja, gdy pracownik sam tankuje samochód. Nie ma wówczas potrzeby doliczania kwoty rachunku do przychodów, należy jedynie prowadzić ewidencję (zwłaszcza, gdy pracownik nie jest jedynym użytkownikiem samochodu). W przypadku gdy zakup paliwa jest po stronie pracodawcy, sprawa jest bardziej skomplikowana. Teoretycznie koszt paliwa jest przychodem dla pracownika, ale gdy samochód jest używany w celach służbowych – powinien być to koszt pracodawcy. Najlepiej zatem stworzyć regulamin, który będzie określał sposoby rozliczenia kosztów paliwa z pracownikami.
design by Proformat
