usługi rachunkowe Wrocław - biuro rachunkowe

Czym się różni faktura od rachunku?

Rachunek a faktura to temat, który dla osób nieobeznanych z księgowością może wydawać się nieco zawiły, zwłaszcza gdy weźmie się pod uwagę różnice, jakie występują pomiędzy tymi dokumentami. Czy rachunek to faktura? Kiedy przedsiębiorca je wystawia? Odpowiadamy na najważniejsze pytania dotyczące dokumentowania sprzedaży towarów lub świadczenia usług.

Co to jest rachunek?

Rachunek to dokument księgowy, który potwierdza dokonanie sprzedaży towarów lub usług. Może zostać wystawiony przed przedsiębiorcę niebędącego płatnikiem VAT (np. korzystających ze zwolnienia z VAT) lub w przypadku, gdy prawo nie wymaga wystawienia faktury.

Czym czy rachunek to to samo co faktura? Ten pierwszy nie zawiera, przede wszystkim, informacji o podatku VAT – stanowi jedynie potwierdzenie dokonania transakcji. Pomimo mniej formalnego charakteru wciąż musi jednak spełniać określone wymogi.

Czy rachunek to faktura? Chociaż obydwa dokumenty pełnią podobną funkcję, nie zawsze mogą być traktowane zamiennie. Dotyczy to zarówno faktur VAT, jak i faktur bez VAT, czyli takich, które są wystawiane przez podatników VAT dokonujących sprzedaży zwolnionej z tego podatku.

Czym się różni faktura od rachunku?

Wiedząc już, czy rachunek to faktura, warto przyjrzeć się temu, co różni obydwa te dokumenty.

Status osoby wystawiającej

Faktura a rachunek różnią się między innymi tym, kto je wystawia. Fakturę może wystawić każdy przedsiębiorca, przy czym dla czynnych płatników VAT oraz firm dokonujących sprzedaży zwolnionej z VAT jest to obowiązkowy dokument sprzedażowy. Z kolei prawo do przygotowania rachunku posiadają przede wszystkim przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz osoby prowadzące działalność nierejestrowaną.

Obowiązek wystawienia

Kolejnym, czym się różni rachunek od faktury, jest obowiązek wystawienia. O ile faktura jest obowiązkowym dokumentem w przypadku transakcji pomiędzy firmami oraz musi być wystawiona na żądanie klienta, o tyle rachunek wystawia się tylko na żądanie klienta, wtedy gdy sprzedawca nie jest zobowiązany do wystawienia faktury.

co to jest faktura i rachunek

Informacje o podatku VAT

Faktura musi zawierać informację o VAT lub wskazywać podstawę zwolnienia. W przypadku rachunku takie dane nie są wymagane, bo sprzedający jest obligatoryjnie zwolniony z konieczności jego uiszczenia.

Znaczenie dla rozliczeń podatkowych

Różnica pomiędzy rachunkiem a fakturą wynika także ze znaczenia obydwóch tych dokumentów dla księgowości. Faktura pozwala na rozliczenie podatku VAT oraz kosztów w firmie, z kolei rachunek nie ma takiej mocy, stanowiąc jedynie dowód transakcji. Warto jednak wiedzieć, że wystawioną fakturę można anulować – o tym, jak to zrobić, przeczytasz tutaj: Jak anulować fakturę sprzedaży?

Cena

Czym jeszcze odznacza się rachunek i faktura? Różnice dotyczą także informacji o cenach. W fakturze muszą być zawarte wartości netto i brutto oraz VAT, z kolei w przypadku rachunków osoba wystawiająca podaje wyłącznie cenę jednostkową i ogólną wartość transakcji.

Kiedy wystawia się rachunek, a kiedy fakturę?

Aby dobrze zrozumieć różnice pomiędzy rachunkiem a fakturą, trzeba przyjrzeć się jeszcze temu, kto może wystawić każdy z tych dokumentów lub w jakich sytuacjach mają zastosowanie. Kiedy rachunek, a kiedy faktura?

Rachunek wystawia się w następujących przypadkach:

przedsiębiorcy zwolnieni z VAT.
transakcje, w których nie ma obowiązku wystawiania faktury – gdy transakcja dotyczy osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej i nie zachodzi obowiązek wystawienia faktury, rachunek może być wystawiony na żądanie klienta.
transakcje, które nie podlegają VAT – jako że rachunek a faktura bez VAT to dwa różne dokumenty, pierwszy z nich może być wystawiany w przypadku niektórych usług zwolnionych z VAT.
sprzedaż detaliczna – w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przedsiębiorca może wystawić rachunek zamiast faktury.

Z kolei faktura jest niezbędna, gdy chodzi o:

przedsiębiorców będący płatnikami VAT – czynny płatnik VAT ma obowiązek wystawienia faktury w przypadku transakcji z innymi firmami lub podmiotami, które są zobowiązane do płacenia VAT.
transakcje między firmami (B2B) – faktura jest obowiązkowa, gdy transakcja odbywa się między dwoma przedsiębiorcami, stanowiąc podstawę do rozliczenia VAT i odliczenia podatku.
sprzedaż eksportową i wewnątrzwspólnotową – fakturę muszą wystawiać także wszyscy przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi na rzecz innych państw.
żądanie klienta – przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury dla danej transakcji również wtedy, gdy życzy sobie tego klient.

Więcej o wystawianiu faktur przeczytasz tutaj: Wystawianie faktur – o czym pamiętać, jak uniknąć błędów?

Czy rachunek księgujemy jako fakturę?

Rachunek imienny a faktura to dwa różne dokumenty i z tego względu nie są księgowane tak samo. Jednak, pomimo tego, że rachunek nie może zastąpić faktury, stanowi dowód księgowy i może zostać ujęty w księgowości.

Księgowość we Wrocławiu dla firm? Już teraz sprawdź ofertę biura rachunkowego Małe Podatki! Pracujemy zarówno dla dużych spółek z zagranicznym kapitałem, jaki i przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.