Ewidencja księgowa. Po co i w jaki sposób ją prowadzić?

Każda firma prowadząca działalność gospodarczą zobowiązana jest do prowadzenia księgowości. Jej utrzymywanie i dbanie o to, aby odzwierciedlała faktyczny stan rzeczy, jest wymagane dla każdego przedsiębiorcy, zaś zaniedbania mogą wiązać się z dotkliwymi karami finansowymi.

A co oznacza termin „ewidencja księgowa”? Temu właśnie zagadnieniu przyglądamy się w tym tekście.

Co to jest ewidencja księgowa?

Ogólnie mówiąc ewidencja księgowa to wszystkie zapisy w prowadzonych chronologicznie księgach rachunkowych. Znajdują się w niej wszystkie przychody oraz dochody. Dzięki temu można nie tylko wykazać się przed Urzędem Skarbowym, ale również sporządzać rachunki zysków i strat oraz bilanse. Pozwala to na odzwierciedlenie stanu oraz wartości firmy.

Konieczność prowadzenia ewidencji dotyczy działalności gospodarczej niezależnie od tego, jaka forma opodatkowania firmy została wybrana. Dlaczego? To logiczne – ponieważ dochody i przychody pozwalają na ustalenie zysku firmy, a to podstawa do wyliczenia podatku dochodowego, zaś zaksięgowane faktury VAT – do wyliczenia wysokości podatku VAT.

Jakie są ewidencje księgowe?

Istnieją cztery formy ewidencji księgowej. O tym, którą formę wybrać, piszemy w osobnym tekście, tutaj przypomnimy tylko dostępne możliwości. Od danej formy zależy to, jak rejestruje się koszty, oblicza podatki, niektóre zaś są lepsze do pewnej granicy dochodów, inne zaś – powyżej niej. Ewidencja księgowa może być to:

• Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – zalecana zwłaszcza jednoosobowej DG oraz mniejszym firmom;
• pełne księgi rachunkowe – obowiązkowe dla firm mających roczny obrót powyżej 1 200 000 euro;
• ewidencja ryczałtowa – zalecana firmom oraz działalnościom gospodarczym niemającym dużych kosztów;
• karta podatkowa – forma dostępna wyłącznie dla działalności, które korzystały z niej w 2022 roku. W przypadku nowych firm nie ma możliwości wyboru tej opcji.

Wszystkie wymienione formy ewidencji księgowej mają swoje wady oraz oczywiście zalety. Wybór tej właściwej powinna poprzedzić konsultacja z profesjonalnymi księgowymi, co pomoże w podjęciu decyzji. Takich księgowych znajdziesz w Małych Podatkach we Wrocławiu – jeśli planujesz otwarcie własnej działalności, już dzisiaj umów się do nas na wizytę.

Jak prowadzić ewidencję księgową?

Wszystkie ewidencje księgowe mają swoje zasady, które koniecznie należy poznać, zanim zacznie się prowadzić wybraną formę. Należy przy tym pamiętać, że Urzędu Skarbowego nie interesuje, kto wprowadzał do niej dokumenty, dlatego za wszelkie błędy w księgowości odpowiada właściciel firmy. To kolejny powód, dla którego warto zlecić prowadzenie ewidencji księgowej specjalistom.

Sprawdź też: Wystawianie faktur – o czym pamiętać, jak uniknąć błędów?

Pełne informacje o tym, jakich dokumentów wymagają formy ewidencji księgowej, znajdują się na oficjalnej stronie rządowej dla przedsiębiorców – Biznes.gov.pl i tam warto zajrzeć w celu poznania szczegółów. Tutaj podamy tylko najważniejsze elementy, które powinna zawierać wybrana ewidencja księgowa:

• KPiR – faktury VAT oraz inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, ewidencja sprzedaży, ewidencja środków trwałych;
• pełne księgi rachunkowe – wymagane jest opracowanie Zakładowego Planu Kont, na których zapisuje się operacje gospodarcze takie jak amortyzacja, należności dla kontrahentów, przychody i wydatki;
• ewidencja ryczałtowa – najprostsza forma księgowości, w której ujmuje się wyłącznie przychody z działalności gospodarczej, a wpisy dokonywane są na podstawie numerów księgowych;
• karta podatkowa – tu nie ma obowiązku prowadzenia księgowości. Ewidencje księgowe zostają zastąpione przez stawkę podatku, określoną kwotowo na dany rok podatkowy, ustalaną przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Jednak uwaga – firmy rozliczające się w ten sposób mają obowiązek wydawania na żądanie klienta faktur i rachunków, które potwierdzają sprzedaż towaru czy wykonanie usługi.

Czy samodzielne prowadzenie ewidencji księgowej jest trudne?

Wyjaśniliśmy już, co to jest ewidencja księgowa, jakie są jej formy oraz jakie dokumenty są niezbędne. W każdym sposobie rozliczania istnieje mnóstwo zasad oraz przepisów, do których należy się stosować. Jeśli nie ma się dużego doświadczenia, łatwo popełnić błąd i narazić się Urzędowi Skarbowemu.

Dlatego zadbaj o to, aby Twoja księgowość była perfekcyjna – powierz jej prowadzenie profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Takim właśnie są wspomniane Małe Podatki. Nasza księgowość Wrocław oferuje kompleksową obsługę księgową każdej firmy i doskonale zna wszystkie formy ewidencji księgowej. Masz dzięki temu pewność, że jakakolwiek kontrola nie wykaże nieprawidłowości.

A ponieważ obsługa odbywa się w przystępnych, konkurencyjnych cenach, umów się na wizytę w Małych Podatkach już dzisiaj!