Ewidencja czasu pracy – czym jest i kogo obowiązuje?

23 sierpnia, 2023

Lista obecnosci - ewidencja czasu pracyEwidencja czasu pracy – czy jest obowiązkowa? W jakim celu się ją prowadzi? Jak powinna wyglądać i co ma się w niej znaleźć? Nie są to skomplikowane zagadnienia, ale każdy właściciel firmy musi je poznać. W poniższym tekście wyjaśniamy wszystkie te kwestie. Przeczytaj i poznaj podstawowe informacje na temat ewidencji czasu pracy!

Na czym polega ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników, o czym mówi nam art. 149 Kodeksu Pracy. To dokumentacja, w której znajdują się informacje o czasie wypełniania przez pracownika obowiązków zawodowych. Stanowi podstawę do rozliczenia wynagrodzenia, określenia liczby przepracowanych nadgodzin oraz pomaga ustalić różnego rodzaju świadczenia. Ewidencja czasu pracy pracownika powinna być prowadzona na bieżąco, ponieważ w każdym momencie może pojawić się w firmie kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy, która sprawdza m.in. ten właśnie dokument.

Co bardzo istotne – pracodawca ma nie tylko obowiązek ewidencji czasu pracy, ale również przechowywania jej przez cały okres zatrudniania danej osoby oraz kolejne dziesięć lat po tym, gdy stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu. Nie ma przy tym znaczenia, czy dokumenty mają formę klasyczną, papierową, czy też cyfrową. Karta ewidencji czasu pracy (o której więcej za chwilę) powinna zostać utworzona już pierwszego dnia pracy pracownika.

Nie tylko umowa o pracę wymaga tego, aby była prowadzona ewidencja czasu pracy – umowa zlecenie także powinna być dokumentowana w ten sposób. Ponieważ przy tej formie zatrudnienia świadczone są różne usługi, czas ich wykonywania należy rozłożyć tak, aby każda godzina robocza miała co najmniej wartość minimalnej stawki godzinowej.

Na koniec ciekawostka – nie ma żadnego wymogu prawnego dotyczącego podpisywania przez pracownika karty ewidencji czasu pracy. Dlatego ewidencja i rozliczanie czasu pracy prowadzone są w całości przez pracodawcę.

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy?

Jako powinna wyglądać ewidencja czasu pracy? Wzór takiego dokumentu można znaleźć na wielu stronach internetowych, jednak zawsze będzie taki sam niezależnie od źródła. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta – ponieważ jest jedna, jasno określona ewidencja czasu pracy. Kodeks pracy jej nie podaje – standard wyznacza rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 stycznia 2019 roku.

W jego myśl karta ewidencji czasu pracy musi zawierać następujące informacje:

  • miejsce wykonywania pracy (adres);

  • ilość przepracowanych każdego dnia godzin wraz z czasem rozpoczęcia oraz zakończenia;

  • jeśli praca odbywała się w godzinach nocnych, należy podać ich dokładną ilość;

  • jeśli praca przekroczyła standardowy zakres godzin (nadgodziny), należy wyszczególnić ich ilość;

  • ilość dni wolnych od pracy (niedziele, święta, odbiór godzin za pracę w dni ustawowo wolne od pracy);

  • wszystkie nieobecności oraz ich wymiar, a także podanie ilości usprawiedliwionych nieobecności.

Przepisy nie podają dokładnie, jakie okresy powinna obejmować ewidencja czasu pracy. Dlatego u niektórych pracodawców występuje miesięczna ewidencja czasu pracy, u innych tygodniowa, kwartalna, a nawet roczna ewidencja czasu pracy. Najistotniejsze jest, aby była ona bieżąca.

Istnieje także uproszczona ewidencja czasu pracy pracownika. Prowadzi się ją w przypadku, gdy rodzaj zatrudnienia pracownika to system zadaniowy, zarządzanie firmą w imieniu pracodawcy lub otrzymuje się ryczałt za godziny nadliczbowe, lub za pracę w porze nocnej. W ich przypadku ewidencja i rozliczanie czasu pracy odbywa się na nieco innych zasadach, ponieważ na karcie nie wpisuje się godzin, a jedynie dni wolne, nadgodziny oraz rodzaj i wymiar zwolnień.

Sprawdź też, co wlicza się w koszt zatrudnienia pracownika

Jak powinna wyglądać karta ewidencji czasu pracy?

Jak powinna wyglądać właściwa karta ewidencji czasu pracy? Jak już wspomniano, można znaleźć jej wzór w sieci. Zasadniczo wygląda jak tabela. Jeśli to roczna ewidencja czasu pracy, znajdują się w niej kolejne dni miesiąca (poziomo) oraz oznaczenie miesięcy (pionowo). Umieszczone są tam specjalnie przygotowane pola do wypełnienia, w których wpisuje się m.in. nadgodziny, nieobecności itp. Miesięczna ewidencja czasu pracy wygląda nieco inaczej – każda pozioma linia to jeden dzień miesiąca, a ich numeracja przebiega pionowo.

Jeśli w Twojej firmie potrzebna jest ewidencja czasu pracy, jak wypełnić ją w sposób prawidłowy? W każdym przypadku jej wypełnienie jest bardzo proste i nie powinno nikomu nastręczyć problemów. Po prostu wpisujemy odpowiednie informacje we właściwych rubrykach. Istnieje szereg przypadków, w których używa się skrótów – „Uw” to urlop wypoczynkowy, „Ub” urlop bezpłatny, a „Ch” to chorobowe. To właśnie je wpisujemy zamiast godzin danego dnia.

Ewidencja czasu pracy – dokument niezbędny dla każdej firmy

Ewidencja czasu pracy to istotny dokument, który należy utrzymywać we właściwym porządku. Jeśli chcesz mieć pewność, że w Twojej firmie wszystko gra pod tym względem, odwiedź Małe Podatki – nasze biuro rachunkowe we Wrocławiu proponuje przedsiębiorcom kompleksową pomoc przy prowadzeniu spraw księgowych. W ofercie znajduje się również obsługa kadrowo-płacowa, co obejmuje zarówno ewidencję czasu pracy, jak i rozliczanie delegacji służbowych itp.

Skontaktuj się z nami i umów na wizytę już dzisiaj!

Numer telefonu
Adres email
Zaufaj nam i skontaktuj się z nami już dziś.
© Małe Podatki

design by Proformat