E-paragon, podobnie jak paragon papierowy, stanowi potwierdzenie dokonania transakcji handlowej. Nie każdy sprzedający ma jednak obowiązek jego wystawiania. Jak przedstawiają się aktualne przepisy, jeśli chodzi o paragony elektroniczne? Co jest potrzebne, aby go wystawić? Odpowiadamy na najważniejsze pytania.
E-paragon to elektroniczna forma tradycyjnego paragonu fiskalnego, który klient otrzymuje po zakupie. Pod względem prawnym jest równoważny z paragonem papierowym, jednak w odróżnieniu od niego nie ma postaci fizycznej – jest zachowywany wyłącznie w formie cyfrowej, a kupujący otrzymuje go np. na maila lub za pośrednictwem aplikacji mobilnej. Co istotne, paragon elektroniczny musi być trwale i nieodwracalnie zapisany w pamięci kasy fiskalnej online. To gwarantuje jego autentyczność i pełnoprawność jako dowodu zakupu, co znów jest niezbędne dla rzetelnego rozliczenia firmy na koniec roku. O tym, jak przeprowadzić remanent w firmie przeczytasz w jednym z naszych wcześniejszych artykułów.
Co jeszcze warto wiedzieć, jeśli chodzi o e-paragon? Jak działa tego rodzaju potwierdzenie zakupu i kiedy jest niezbędne? Paragon elektroniczny można wystawić wyłącznie za pomocą kasy fiskalnej online, która jest połączona z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży zostanie on zapisany w pamięci fiskalnej urządzenia, a następnie automatycznie przesłany w zaszyfrowanym pliku do repozytorium e-paragonów. Należy równocześnie pamiętać, że e-paragon, od kiedy zaczął obowiązywać, może być wysłany wyłącznie do tych klientów, którzy wyrażą na to zgodę w ustalony sposób (mail, SMS, aplikacja mobilna itp.).
System e-paragonów działa w Polsce od 2020 roku, kiedy to ustawą o VAT z 31 marca, zrównano prawnie ich wersje cyfrowe z papierowymi. Od 1 lipca 2025 roku, po okresie funkcjonowania przepisów przejściowych, wchodzą kolejne rozszerzające obowiązki regulacje. Mają one umożliwić wystawianie paragonów fiskalnych w formie elektronicznej oraz ich przesyłanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego tzw. HUB-u paragonowego.
Chociaż klienci, którzy korzystają z tej formy potwierdzenia zakupu, raczej nie odczują różnicy, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży muszą pamiętać o nowych obowiązkach. Zmiany w przepisach między innymi skracają terminy na wykonywanie niektórych czynności związanych z użytkowaniem kas, w tym złożenie wniosku o wyrejestrowanie czy utratę.
Ze względu na to, jak działa e-paragon, co to jest i jakim przepisom podlega, prawo do jego wystawienia mają wszyscy przedsiębiorcy sprzedający towar lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Od 1 stycznia 2025 roku korzystający z kas fiskalnych online mają obowiązek umożliwić klientom otrzymanie paragonu elektronicznego. Wciąż jednak należy pamiętać, że e-paragony obowiązkowe nie są i przedsiębiorcy nieposiadający kasy online nie muszą ich wystawiać. Więcej o kasach fiskalnych online pisaliśmy tutaj: Kasa fiskalna online – jak działa i kto musi ją mieć?
Jak wystawić e-paragon? Aby wystawić paragon elektroniczny, niezbędne jest zarejestrowanie sprzedaży na urządzeniu fiskalnym połączonym z Internetem i posiadającym homologację do pracy online. Po uzyskaniu zgody klienta na przesłanie paragonu w formie elektronicznej drukarka już go nie drukuje, tworząc zamiast tego zaszyfrowany plik i przesyłając go do repozytorium (np. HUB Paragonowy), i do klienta.
O ile e-paragon służy przede wszystkim potwierdzenie sprzedaży detalicznej, o tyle e-faktura jest dokumentem rozliczeniowy dla celów VAT i księgowości. Z tego też względu zawiera szczegółowe dane, których wymiar został określony przepisami ustawy o VAT. W dokumencie tym muszą się znajdować między innymi: dane identyfikujące fakturę, dane sprzedawcy i nabywcy, data zakupu, opis towarów lub usług oraz ceny netto i brutto czy wartość podatku VAT.
Wciąż masz wątpliwości dotyczące e-paragonów albo nie wiesz, czy Twoja branża wymaga posiadania kasy fiskalnej online? Odwiedź nasze biuro rachunkowe we Wrocławiu Małe Podatki i skorzystaj z fachowej porady! Mamy bogate doświadczenie w obsłudze przedsiębiorstw z różnych branż – zajmujemy się doradztwem zarówno jednoosobowym podmiotom gospodarczym, jak i małym oraz średnim przedsiębiorstwom. Oferujemy przy tym nie tylko pomoc przy sporządzaniu dokumentów i załatwianiu spraw w urzędach, ale także usługi podatkowe, księgowe oraz kadrowo-płacowe. Już teraz umów się na spotkanie i śpij spokojnie, wiedząc, że nic w prowadzeniu firmy Cię nie zaskoczy!
Biuro Rachunkowe Małe Podatki
ul. Letnia 1
53-018 Wrocław (Krzyki)
Design: Proformat