Raport kasowy to nic innego jak dowód zbiorczy wszelkich wykonanych operacji kasowych, ułożonych w porządku chronologicznym. Obowiązek jego sporządzania mają wszystkie jednostki przyjmujące wpłaty gotówkowe oraz wypłacające gotówkę. Częstotliwość jego sporządzania jest uzależniona od rodzaju prowadzonej działalności oraz samej instrukcji kasowej. Nie jest to raport drukowany z kasy fiskalnej – a często mylnie utożsamia się te dwie operacje jako to samo.
Niezależnie od tego, czy raport sporządzany jest codziennie, tygodniowo, miesięcznie lub w innym zakresie, w każdej firmie musi być przechowywany przez pięć lat od momentu jego wykonania. Co powinien zawierać? Jak go zaksięgować? Te właśnie kwestie poruszymy w niniejszym tekście. Przeczytaj i dowiedz się wszystkiego, co należy wiedzieć na temat raportu kasowego.
Co powinien zawierać raport kasowy? Zacznijmy najpierw od wyjaśnienia, jak powinien wyglądać. Jest to tabelka, w której mamy kolejno następujące pola: pozycję, datę, dowód (symbol), treść, przychód, rozchód oraz konto przeciwstawne. To właśnie w niej wpisujemy wszystkie informacje, jakie zawierać musi raport kasowy. Wzór można pobrać z licznych stron internetowych, co znacznie ułatwia działanie. Ale oprócz tego muszą do niego zostać załączone dodatkowe informacje, jak: dane firmy, numer raportu (wszystkie powinny być ułożone chronologicznie), wyraźnie zaznaczony okres, którego dotyczy, numer konta przeciwstawnego, informacja o bieżącym stanie kasy, obrotach oraz liczbie załączników (KP i KW).
Wykonany raport kasowy musi zostać zatwierdzony (podpisany) przez osobę upoważnioną – najczęściej jest nią kasjer odpowiedzialny za kontrolę wpłat oraz wypłat z kasy. Oczywiście, jeśli mamy raport kasowy Excel lub PDF, należy go uprzednio wydrukować.
A po co w ogóle sporządza się taki dokument? Ma on na celu uwiecznienie wszystkich prowadzonych z wykorzystaniem kasy operacji oraz określenie stanu znajdującej się w niej gotówki. W pierwszym przypadku jest to niezwykle istotne zwłaszcza dla Urzędu Skarbowego, ponieważ stanowi dowód każdej transakcji.
Dlatego gdy sporządzi się raport kasowy, druk jest niezbędny w celu okazania go kontroli z Urzędu Skarbowego.
Przeczytaj też, czym jest czynny żal i jak uniknąć kary w urzędzie skarbowym
Jeśli korzysta się z kasy, oczywiście od razu pojawia się pytanie – kiedy trzeba robić raport kasowy? Wiedza o tym jest o tyle ważna, że w przypadku wspomnianej kontroli z Urzędu Skarbowego brak wymaganego w terminie raportu może skutkować wysoką grzywną. Przedsiębiorca powinien sporządzać raporty zgodnie z okresem sprecyzowanym w instrukcji kasowej.
Raport kasowy może być wykonywany codziennie – mówimy wówczas o raporcie dobowym. Co ciekawe, przepisy nie zabraniają wykonania kilku raportów w trakcie jednego dnia. Popularne jest drukowanie raportów miesięcznych. Otrzymujemy wówczas podsumowanie transakcji handlowych dokonywanych w trakcie całego miesiąca. Jeśli zapomni się o raporcie druku na koniec miesiąca, nie jest to problem – raport miesięczny kasowy może zostać wydrukowany w dowolnej chwili, ponieważ informacje o wszystkich transakcjach są przechowywane w pamięci urządzenia.
Jeśli wykonuje się raporty dobowe, a danego dnia nie została wykonana żadna transakcja, w takiej sytuacji nie trzeba drukować raportu. To samo dotyczy dni, w których firma nie pracuje (niedziele, święta itp.).
Sprawdź też, jak powinno wyglądać prawidłowe wystawianie faktur
Jeśli chodzi o to, jak zaksięgować raport kasowy, nie ma z tym żadnego problemu. Niezależnie, czy to raport kasowy pdf, czy raport kasowy Excel, po wydrukowaniu i podpisaniu dokument taki ewidencjonuje się na koncie „Kasa”. W przypadku nadwyżki księguje się go po stronie Wn (Dt), a jeśli mamy niedobór, będzie to Ma (Cr). Każdy raport powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach – jeden musi pozostać w kasie.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda prawidłowo wykonany raport kasowy, przykład znajduje się na wielu stronach poświęconych prowadzeniu działalności gospodarczej. A jeżeli wykonujesz pierwsze raporty kasowe w swojej karierze lub też chcesz sprawdzić, czy wykonany przez Ciebie raport jest zgodny z przepisami, możemy sprawdzić go dla Ciebie! Nasza obsługa księgowa firm jest skierowana dla przedsiębiorstw każdej wielkości.
Nasze usługi świadczymy w atrakcyjnych, ustalanych indywidualnie cenach – skontaktuj się z nami już dzisiaj!
Biuro Rachunkowe Małe Podatki
ul. Letnia 1
53-018 Wrocław (Krzyki)
Design: Proformat