Jak anulować fakturę sprzedaży?

Ponieważ nie ma ludzi nieomylnych, każdemu może się zdarzyć, że wystawi błędną fakturę. Wówczas mamy do wyboru dwie opcje: anulowanie faktury lub korektę. Nie można jednak stosować tych dwóch możliwości zamiennie – przepisy szczególnie określą sytuację, w których należy dokonać korekty faktury. Co ciekawe, przepisy nie uwzględniają w ogóle opcji anulowania faktury, jednak w praktyce taka możliwość istnieje. Jak określić, co będzie lepsze w konkretnej sytuacji: anulowanie faktury czy korekta?

Kiedy wystawiamy korektę faktury?

Fakturę korygującą możemy wystawić, gdy doszło do jednej z wymienionych sytuacji:

• klientowi udzielono rabatu (art. 29a ust. 7 pkt. 1 ustawy o VAT),
• cena została zmieniona poprzez opust lub obniżkę, które są szczegółowo opisane w art. 29a ust. 10 pkt. 1 ustawy o VAT,
• towar został zwrócony podatnikowi,
• podatnik zwrócił klientowi/nabywcy część lub całość zapłaty (art. 106b ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT),
• cena została podwyższona,
• dostrzeżono pomyłkę w cenie, stawce, a także  kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Wystawienie faktury korygującej wiąże się także z korektami deklaracji VAT.

Kiedy anulować fakturę?

Anulowanie faktury może nastąpić tylko w sytuacji, gdy jednocześnie są spełnione dwa warunki:

• transakcja nie została sfinalizowana,
• faktura nie zdążyła trafić do obrotu prawnego (np. nie trafiła do klienta).

Zatem – kiedy anulować fakturę? Zgodnie z powyższymi informacjami fakturę możemy anulować, kiedy klient nie stawił się po zamówione towary albo zrezygnował z usługi przed jej wykonaniem. Co ważne, nie chodzi tu o odstąpienie od umowy i zwrot towaru, a o sytuacje innego rodzaju – na przykład gdy klient nie odebrał przesyłki z towarem i ta wróciła do nadawcy lub gdy klient odesłał towar wraz z fakturą. Jeśli nie akceptuje podstawowe dokumentu, nie będzie także akceptował faktury korygującej, którą byłaby do niego wystawiona. Anulowanie faktury może nastąpić także, kiedy przed odebraniem paczka została zagubiona lub zniszczona i ostatecznie nie dotarła do nabywcy. Mamy taką możliwość także wtedy, gdy znajdziemy w fakturze błędy, ale jeszcze nie przekazaliśmy jej klientowi.

Pozostaje jeszcze jedno pytanie: jak anulować fakturę sprzedaży? Nie należy jej niszczyć. Wystarczy przekreślenie dokumentu i zrobienie adnotacji „anulowane” – jest to zabezpieczenie przed jej ponownym wykorzystaniem. Anulowaną fakturę należy przechowywać w dokumentacji, aby zachować ciągłość numeracji. Taka faktura nie podlega ewidencji.

Jak anulować fakturę sprzedaży, gdy towar wysłany do klienta zaginał lub został zniszczony wraz z fakturą? W takiej sytuacji w dokumentacji firmowej powinniśmy umieścić jej kopię, którą należy potraktować w ten sam sposób (przekreślić i opatrzyć odpowiednią adnotacją). Warto dołączyć do niej potwierdzenie zagubienia lub zniszczenia. Jeśli faktura została już wcześniej ujęta w deklaracji VAT (procedury związane z poszukiwaniem paczki mogą się bowiem przeciągnąć) to w takim przypadku mamy prawo do sporządzenia odpowiedniej korekty deklaracji, a co za tym idzie – zawyżonej kwoty zapłaconego podatku VAT.