Top
Strona Główna > Baza Wiedzy > Ewidencja urlopów pracowników – nowe zasady

Ewidencja urlopów pracowników – nowe zasady

ewidencja urlopówEwidencja urlopów od 1 stycznia 2019 r. stanowi odrębny – obok ewidencji czasu pracy – rodzaj dokumentacji pracowniczej. Wprowadzone wówczas przepisy zmieniają czas przechowywania tych dokumentów, pozostawiają jednak sporą dowolność w zakresie sposobu ich archiwizacji. O czym należy pamiętać, prowadząc ewidencję urlopów?

Ewidencja urlopów to wszystkie wnioski urlopowe złożone przez pracownika (także te wycofane lub takie, które nie uzyskały akceptacji przełożonych) oraz dokumenty dotyczące przesunięcia lub odwołania pracownika z wolnego. Mogą przyjmować różne formy – oficjalnego pisma, ale również notatki służbowej z rozmowy telefonicznej, w której pracownik został odwołany z urlopu.

Szczegółowy sposób przechowywania dokumentacji pracowników (od 1 stycznia 2019 r. należy do niej także ewidencja urlopów) powinien być opisany w regulaminie lub innych przepisach wewnętrznych firmy, warunkiem jest jednak przechowywanie ich oddzielnie dla każdego pracownika. Dowolność panuje także w zakresie sposobu składowania dokumentów – fizycznego lub elektronicznego. Można zastosować nawet formę mieszaną. Decydując się na elektroniczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej, należy pamiętać o odpowiednim zabezpieczaniu plików i wykonywaniu kopii zapasowych na wypadek awarii.

Przepisy nie określają dokładnie, na jakiej zasadzie ewidencja urlopów ma być przechowywana oddzielnie dla każdego pracownika. Oznacza to, że istnieje co najmniej kilka możliwości, na przykład:

  1. Każdy pracownik ma założony osobny segregator. W nim, w osobnych teczkach powinna znajdować się ewidencja czasu pracy, ewidencja urlopów, kartoteka wynagrodzeń czy (ewentualnie) ewidencja wydawania sprzęt/odzieży roboczej. Dokumentacja w każdej z teczek powinna być prowadzona chronologicznie.
  2. Pracodawca przechowuje dokumentację różnych pracowników w jednym segregatorze. Są podzielone na segmenty tematyczne (np. ewidencja urlopów, ewidencja czasu pracy), a w każdym segmencie dodatkowo pilnuje się podziału na każdego pracownika, np. z wykorzystaniem teczek.

Ewidencja urlopów obejmuje tylko dokumenty związane z urlopami wypoczynkowymi. Warto dołączać do niej także harmonogram urlopów całej firmy lub działu (jego kopię), choć nie jest to obowiązkowe. Z kolei dokumenty dotyczące urlopów macierzyńskich, ojcowskich, szkoleniowych czy bezpłatnych powinny znaleźć się w części B akt osobowych. Tego typu wolne dni nie stanowią części ewidencji urlopów pracownika.

Najważniejsza zmiana nastąpiła w zakresie czasu przechowywania dokumentów związanych z ewidencją urlopów. Do tej pory wystarczyło archiwizować je przez 3 lata, jednak od 1 stycznia 2019 r. ten okres przedłużono do 10 lat. Ten termin jest liczony od końca roku, w którym zakończono stosunek pracy, ale tylko w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. – pozostałych obowiązuje krótszy termin przechowywania ewidencji urlopów.

Termin określony w nowych przepisach może ulec przedłużeniu, gdy jest toczone postępowanie sądowe. Wówczas do okresu przechowywania ewidencji urlopów należy doliczyć kolejnych 12 miesięcy. Po upływie tego czasu pracodawca powinien poinformować pracownika o możliwości odebrania jego dokumentów w ciągu 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Jeśli pracownik nie zgłosi się w tym terminie, ewidencja urlopów może ulec zniszczeniu.

Skontaktuj się z nami

Biuro Rachunkowe Małe Podatki
53-018 Wrocław, ul. Letnia 1



501 37 27 64
więcej