Top
Strona Główna > Baza Wiedzy > Czym są koszty uzyskania przychodu?

Czym są koszty uzyskania przychodu?

księgowość04Każda firma ponosi wydatki związane z przedmiotem prowadzonej działalności. Jeżeli zostały one dokonane w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła wpływów, nazywamy je kosztami uzyskania przychodu. Można dzięki nim zmniejszyć podstawę opodatkowania u osób rozliczających się na zasadach ogólnych albo liniowo. Co to są koszty uzyskania przychodu i jakie wydatki można do nich zaliczyć?

Czym są koszty uzyskania przychodu?

To wydatki, które przedsiębiorca ponosi, by zapewnić firmie przychód lub zabezpieczyć jego źródło. Kosztem uzyskania przychodu nie musi być tylko wydatek bezpośrednio wpływający na zwiększenie przychodu.

W kosztach nie mogą znaleźć się płatności, które nie mają żadnego związku z prowadzoną działalnością i pozostające bez wpływu na zachowanie lub zabezpieczenie przychodu. Nie można do nich zaliczyć również kosztów wymienionych w art. 23. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby wydatek mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą być łącznie spełnione następujące założenia:

  • został poniesiony przez podatnika;
  • jest definitywny (bezzwrotny);
  • ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą;
  • został poniesiony w celu uzyskania, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów;
  • nie znajduje się na liście kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
  • musi być odpowiednio udokumentowany w sposób niebudzący wątpliwości.

Co jest kosztem uzyskania przychodu?

Przepisy regulują, czego nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, pozostawiając swobodę w zakresie tego, co można uwzględnić. Najpopularniejsze koszty to: zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, wydatki na utrzymanie domeny i hostingu internetowego, wydatki związane z lokalem i jego utrzymaniem oraz wyposażeniem, usługi księgowe, opłaty bankowe, wydatki na telefon i sprzęt komputerowy, na użytkowanie samochodu, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych.

Koszty uzyskania przychodu – przykłady:

  • komputer, laptop i akcesoria komputerowe niezbędne do wykonywania pracy,
  • meble biurowe, krzesła, biurka, wyposażenie biura,
  • drukarki, telefony, skanery,
  • szkolenia i kursy,
  • książki i czasopisma specjalistyczne,
  • materiały do remontu biura,
  • media w biurze.

Koszty nie tylko w działalności gospodarczej

Koszty uzyskania przychodu ponoszą również osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, o dzieło i zlecenie. W ich przypadku koszty te określone są kwotowo lub ryczałtowo w wysokości 20% lub 50% przychodów. Dokładny wykaz kosztów uzyskania przychodu dla umów o pracę, zlecenie i dzieło oraz to, kiedy ma zastosowanie ryczałtowa forma KUP, określa art. 22 ust. 2 i ust. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej?

Aby wydatek został uznany za koszt firmowy, musi spełniać definicję kosztu uzyskania przychodu i zostać odpowiednio udokumentowany. Dowodem zakupu najczęściej jest faktura, ale nie zawsze. Zgodnie z §12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, do dowodów księgowych pozwalających na wpisanie kosztów w księgach zaliczamy faktury, faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne, a także inne dowody wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia. Muszą one dokumentować fakt dokonania operacji, a także zawierać dane stron uczestniczących w transakcji, datę wystawienia dowodu, datę dokonania operacji, przedmiot operacji, jego wartość, a także podpisy osób uprawnionych.

Dokumenty stanowiące koszty uzyskania przychodu muszą być napisane w języku polskim; mogą być wystawione w obcej walucie, ale przedsiębiorca musi przeliczyć kwotę na złotówki zgodnie z wymogami ustawy.

Koszty uzyskania przychodów mogą być też przedstawione w postaci dowodów wewnętrznych (DW). Przypadki, kiedy przedsiębiorca może wystawić DW na koszt uzyskania przychodu, opisane są w § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Dowód wewnętrzny musi określać nazwę, ilość, cenę, wartość towaru lub przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu; musi też zostać opatrzony datą i podpisem.

Dowody poniesionych kosztów powinny być przechowywane wraz z dokumentacją księgową w formie fizycznej lub elektronicznej przez cały okres, przez który muszą być archiwizowane dokumenty księgowe.

Skontaktuj się z nami

Biuro Rachunkowe Małe Podatki
53-018 Wrocław, ul. Letnia 1



501 37 27 64
więcej