Ewidencja przebiegu pojazdu. Jak ją poprawnie prowadzić?

Ewidencja przebiegu pojazdu, potocznie zwana kilometrówką, jest kluczowym dokumentem dla przedsiębiorców, którzy korzystają z samochodów w działalności gospodarczej. Dlaczego jej prowadzenie jest takie ważne? Jakie dane powinna zawierać? Odpowiadamy na najważniejsze pytania dotyczące ewidencji przebiegu pojazdów dla celów VAT.

Czy ewidencja przebiegu pojazdów jest obowiązkowa? 

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest obowiązkowe przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy chcą odliczyć 100% podatku VAT od kosztów eksploatacji samochodów firmowych wykorzystywanych wyłącznie do celów służbowych. Dotyczy to również sytuacji, gdy pracownicy używają prywatnych pojazdów do celów służbowych i chcą rozliczyć zwrot kosztów. Kilometrówka jest wówczas niezbędna, aby udokumentować faktyczne wykorzystanie pojazdu w działalności gospodarczej.

Nie jest konieczna natomiast ewidencja przebiegu pojazdu prywatnego do celów służbowych. Przedsiębiorcy, który używają samochodów do celów mieszanych – firmowych i prywatnych – mają jednak możliwość ujęcia w kosztach podatkowych tylko części wydatków. Limit odliczeń w ich przypadku wynosi 20% wartości wydatków związanych z eksploatacją pojazdu i 50% VAT. W to wlicza się także paliwo. O tym, jak uzyskać za nie zwrot, przeczytasz tutaj: Jak odliczyć koszty paliwa w firmie i uzyskać zwrot?

Kto musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT muszą prowadzić wszyscy przedsiębiorcy, którzy:

• chcą odliczyć 100% podatku VAT od zakupu oraz kosztów eksploatacji samochodów wykorzystywanych wyłącznie do celów służbowych,
• używają pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej,
• złożyli w urzędzie skarbowym formularz VAT-26, deklarując wyłączne wykorzystywanie pojazdu do działalności gospodarczej.

Kto nie musi prowadzić kilometrówki? Oprócz sytuacji, kiedy samochód jest używany mieszanie, ewidencja przebiegu pojazdu do celów VAT nie jest wymagana w przypadku pojazdów na sprzedaż lub wynajem, a także przeznaczonych do przewozu więcej niż 10 osób. Kilometrówki nie muszą prowadzić również podatnicy zwolnieni z VAT.

Więcej przydatnych informacji na temat rozliczania ewidencji przebiegu pojazdu znajdziesz tutaj: Zmiany w rozliczaniu kilometrówki samochodu.

Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu?

Zastanawiasz się, co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu? Wzór wypełnienia został określony przez Ministra Infrastruktury i powinien zawierać:

• nazwisko, imię i adres osoby faktycznie używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika,
• numer kolejny wpisu,
• datę wyjazdu,
• cel wyjazdu oraz dokładny opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za kilometr przebiegu (aktualnie od 17 stycznia 2023 r. stawki wynoszą m.in. 0,89 zł/km dla samochodu osobowego do 900 cm³ i 1,15 zł/km powyżej 900 cm³),
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów przez stawkę,
• dane i podpis osoby prowadzącej ewidencję (np. pracodawcy lub przedsiębiorcy),
• stan licznika na początku i końcu okresu rozliczeniowego.

Jak prowadzić książkę ewidencji przebiegu pojazdu? 

Aby ograniczyć ryzyko podatkowe i umożliwić pełne odliczenie VAT, ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT powinna być prowadzona w sposób przejrzysty i zgodny z przepisami. O czym warto pamiętać?

• Dla ewidencji przebiegu pojazdu znaczenie ma terminowość i systematyczność – dzięki uzupełnianiu danych na bieżąco, po każdym wyjeździe służbowym, łatwo uniknąć pomyłek i luk w dokumentacji.
• Szczegółowo opisuj każdy wyjazd – wpis musi zawierać wszystkie dane określone przez Ministra Infrastruktury, w tym między innymi kolejny numer wpisu, imię i nazwisko osoby korzystającej z pojazdu, datę i cel wyjazdu, czy dokładny opis trasy. Aby ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT mogła zostać uznana za wiarygodną, każdy wpis powinien być potwierdzony podpisem osoby prowadzącej dokumentację.
• Wybierz formę ewidencji dostosowaną do potrzeb – ewidencję można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Forma elektroniczna jest wygodniejsza, zwłaszcza przy większej liczbie pojazdów, a do tego pozwala na łatwiejsze zarządzanie danymi.
• Przechowuj ewidencję przez wymagany okres – ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT powinna być archiwizowana co najmniej przez 5 lat, aby w razie kontroli podatkowej móc przedstawić kompletną dokumentację.
• Podsumowuj ewidencję na koniec każdego okresu rozliczeniowego – sporządzaj zestawienia miesięczne lub kwartalne, które ułatwią rozliczenia podatkowe.

Zastanawiasz się, co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, jak wypełnić ten dokument albo czy w ogóle warto się decydować na jego prowadzenie? Biuro księgowe we Wrocławiu Małe Podatki odpowie na wszystkie Twoje pytania! Możemy się także zająć całą dokumentacją, tak byś miał pewność, że odpowiada przepisom. Już teraz skontaktuj się z nami i skoncentruj na rzeczach, które są ważne dla Twojej firmy!

Biuro Rachunkowe Małe Podatki
ul. Letnia 1
53-018 Wrocław (Krzyki)