Pomimo tego, że termin refaktura powszechnie funkcjonuje w języku biznesowym i księgowym, nie został zdefiniowany w żadnej z ustaw. Pojęcie to odnosi się do sytuacji, w której przedsiębiorca przenosi koszt wcześniej nabytej usługi lub towaru na podmiot będący jego faktycznym beneficjentem. Wyjaśniamy, jak działa refakturowanie, co to tak właściwie jest i kiedy znajduje zastosowanie.
Co to jest refaktura?
Refaktura to potoczne określenie faktury dokumentującej odsprzedaż usług lub towarów, które zostały pierwotnie zakupione przez jeden podmiot, ale na rzecz (i dla korzyści) innego. W takim modelu przedsiębiorca najpierw nabywa określone świadczenie we własnym imieniu, a następnie przenosi jego koszt na osobę lub firmę, która faktycznie z niego korzysta.
Czy refaktura jest legalna? Refakturowanie jest w pełni legalne. Na gruncie podatkowym jest traktowane jako zwykła sprzedaż usług. Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT podatnik, który działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej i bierze udział w świadczeniu usług, jest traktowany tak, jakby sam otrzymał daną usługę, a następnie sam ją wyświadczył.
Kiedy mamy do czynienia z refakturą?
W praktyce gospodarczej występuje wiele specyficznych relacji biznesowych, w których może zostać zastosowane refakturowanie. Przykład tego mechanizmu mogą stanowić między innymi:
- rozliczanie kosztów mediów,
- przenoszenie opłat za transport lub przesyłki kurierskie,
- obciążanie kontrahenta kosztami noclegów lub podróży służbowych poniesionymi w celu realizacji jego zlecenia.
Czym się różni refaktura od faktury?
Ze względu na to, jaki charakter ma refaktura, co to jest i kiedy się ją stosuje, warto wskazać na cechy, które odróżniają ją od zwykłej faktury. Pomimo tego, że na pierwszy rzut oka oba dokumenty wyglądają niemal identycznie (zawierają te same elementy obowiązkowe, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT), to kryją się pod nimi zupełnie inne mechanizmy gospodarcze i podatkowe. Różnice te determinują sposób, w jaki wygląda refakturowanie faktur:
- Rola wystawcy – zwykła faktura dokumentuje sprzedaż własnych towarów lub usług, podczas gdy refaktura służy do odsprzedaży usług zakupionych wcześniej od podmiotu zewnętrznego.
- Narzut i marża – na klasycznej fakturze dolicza się własną marżę, natomiast na refakturze przenosi koszty w relacji jeden do jednego.
- Obowiązek podatkowy – obowiązek podatkowy dla faktury określa moment sprzedaży, a dla refaktury dzień wykonania usługi przez pierwotnego dostawcę.
- Cel finansowy – zwykła faktura wykazuje realny przychód komercyjny firmy, z kolei refaktura jest operacją neutralną finansowo, mającą na celu zwrot wyłożonych wcześniej pieniędzy.
Przeczytaj także: Faktura korygująca – jak prawidłowo skorygować fakturę?
Kiedy należy wystawić refakturę?
Refakturowanie kosztów pojawia się najczęściej w sytuacji, gdy przedsiębiorca chce przenieść poniesiony koszt na rzeczywistego odbiorcę świadczenia. Aby jednak takie przeniesienie było w pełni poprawne pod kątem prawnym i podatkowym, należy dopilnować, by zostały spełnione konkretne warunki.
Jakie są zasady refakturowania?
- Z dokumentów (umowy, aneksu, mailowych ustaleń) musi jasno wynikać, że strony zgodziły się na taki model rozliczeń.
- Koszt musi zostać przeniesiony na ostatecznego odbiorcę w dokładnie takiej samej kwocie netto, jaka widnieje na fakturze pierwotnej. Doliczenie jakiejkolwiek marży, prowizji czy opłaty manipulacyjnej może sprawić, że transakcja zostanie potraktowana jako zwykła sprzedaż usługi z narzutem.
- Usługa nie może podlegać żadnym zmianom ani modyfikacjom ze strony pośrednika. Ostateczny odbiorca musi otrzymać dokładnie to samo świadczenie, które zostało pierwotnie zakupione.
- Na refakturze musi znajdować się taka sama stawka podatku VAT, jaka widniała na fakturze pierwotnej. Od tej reguły istnieją jednak pewne wyjątki.
Jak się robi refakturę?
Refaktura kosztów wygląda bardzo podobnie jak zwykłe wystawianie faktur i obejmuje zaledwie kilka kroków:
- Analiza faktury pierwotnej – w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czego dotyczy zakup i czy dana usługa lub towar faktycznie może zostać przeniesiona na inny podmiot.
- Wyliczenie kwoty refaktury – w klasycznym modelu stosuje się zasadę 1:1, czyli przenosi się koszt w takiej samej wysokości, w jakiej został poniesiony.
- Ustalenie właściwego VAT – do refaktury należy zastosować taką samą stawkę VAT, jaka obowiązywała przy pierwotnym zakupie, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.
- Wystawienie faktury – refaktura powinna zawierać wszystkie elementy wymagane dla zwykłej faktury VAT, m.in. dane stron, opis usługi, kwotę netto, stawkę VAT oraz kwotę brutto.
- Ujęcie w księgowości – wystawioną refakturę należy zaksięgować jako sprzedaż, natomiast otrzymaną fakturę pierwotną rozliczyć zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów i VAT.
Czy od refaktury płaci się podatek?
Refaktura kosztów a VAT to kwestia, która budzi wiele wątpliwości, jednak w rzeczywistości mechanizm ten opiera się na zasadzie pełnej neutralności. Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT przyjmuje się fikcję prawną, według której podmiot refakturujący (pośrednik) sam najpierw otrzymał, a następnie wyświadczył daną usługę. Przyjrzyjmy się jednak temu zagadnieniu bliżej.
Czy refaktura jest kosztem?
Refaktura może stanowić koszt uzyskania przychodu, ale tylko u podmiotu, który ją otrzymał, i pod warunkiem że wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz spełnia ogólne wymagania dotyczące kosztów podatkowych. Z kolei dla podmiotu wystawiającego refakturę dokument ten nie jest kosztem, lecz potwierdzeniem sprzedaży odsprzedawanego świadczenia.
Czy refaktura jest wystawiana na kwotę netto czy brutto?
Sposób wystawienia dokumentu zależy od statusu podatkowego pośrednika:
- Czynny podatnik VAT wystawia refakturę na kwotę netto z faktury pierwotnej i dolicza do niej należny podatek VAT (który wcześniej odliczył z faktury zakupowej).
- Podatnik zwolniony z VAT nie ma możliwości odliczenia VAT-u z dokumentu zakupowego, dlatego refakturuje wydatek w kwocie brutto (będącej dla niego kosztem), stosując na dokumencie stawkę „zw”.
Kiedy VAT przy refakturze?
Ze względu na to, jak się ma refakturowanie a VAT, podatek ten na fakturze dodaje się wtedy, gdy dana sprzedaż podlega opodatkowaniu VAT i sprzedawca jest zobowiązany (lub uprawniony) do rozliczenia tego podatku. W przypadku refekturowania stosuje się takie same zasady jak przy zwykłej sprzedaży – decyduje charakter świadczenia, a nie sam fakt, że jest ono odsprzedawane.
Czy refaktura musi być w tym samym miesiącu?
Przepisy nie wymagają, aby refaktura była wystawiona w tym samym miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał fakturę pierwotną. Należy jednak pamiętać o obowiązujących terminach wystawiania faktur oraz o prawidłowym ustaleniu momentu powstania obowiązku podatkowego.
Czy osoba prywatna może wystawić refakturę?
Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie ma uprawnień do wystawiania faktur ani refaktur. W przypadku konieczności przeniesienia kosztów (np. przez właściciela mieszkania na najemcę prywatnego) rozliczenia dokonuje się na podstawie umowy najmu, korzystając z noty obciążeniowej lub bezpośredniego okazania rachunków od dostawców mediów.
Jak księgować refakturę?
W przypadku reafakturowania księgowanie powinno przebiegać tak, by dla podmiotu pośredniczącego cała operacja pozostawała neutralna. Przedsiębiorca, który najpierw nabył usługę lub towar, a następnie przeniósł koszt na faktycznego odbiorcę, musi ująć w księgach zarówno zakup pierwotny, jak i wystawioną refakturę.
Jeśli nie wiesz, jak działa refakturowanie, co oznacza w praktyce i kiedy je zastosować, nasi doradcy chętnie Ci pomogą. Biuro rachunkowe we Wrocławiu Małe Podatki zapewnia profesjonalne wsparcie w zakresie księgowości, podatków i bieżących rozliczeń przedsiębiorców. Skontaktuj się z nami już teraz i miej pewność, że Twoje rozliczenia są prowadzone prawidłowo, a stosowane rozwiązania podatkowe są zgodne z aktualnymi przepisami.
FAQ – najczęstsze pytania o refakturowanie
Co to jest refaktura i kiedy można ją wystawić?
Refaktura to potoczne określenie faktury dokumentującej odsprzedaż usług lub towarów, które zostały zakupione we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej. Można ją wystawić tylko wtedy, gdy zostaną spełnione konkretne warunki.
Jakie są przykłady refaktury?
Refakturowanie stosuje się najczęściej przy przenoszeniu opłat za prąd, wodę, gaz czy wywóz śmieci z właściciela nieruchomości na najemcę, usługach kurierskich i transportowych czy rozliczaniu kosztów podróży służbowych.
Jak powinna wyglądać refaktura?
Ze względu na to, jaki charakter ma refaktura, wzór dokumentu nie odbiega od standardu stosowanego przy wystawianiu tradycyjnych faktur.
Czy refaktura jest z VAT?
Co do zasady refaktura jest dokumentem zawierającym podatek VAT. Ponieważ przeniesienie kosztów na gruncie prawa podatkowego traktuje się jako ponowne wyświadczenie tej samej usługi, pośrednik nalicza podatek VAT należny według stawki właściwej dla odsprzedawanego świadczenia.
Jak prawidłowo zrobić refakturę?
Prawidłowe sporządzenie refaktury wymaga przeniesienia danych finansowych z faktury zakupowej (pierwotnej) na nowy dokument. Należy zadbać o to, aby wartość netto odpowiadała cenie zakupu. Jako datę dokonania sprzedaży należy wpisać datę rzeczywistego wykonania usługi przez pierwotnego kontrahenta.
Czy refaktura to sprzedaż?
Pomimo tego, że intencją refakturowania jest jedynie zwrot wyłożonych wcześniej środków, to w świetle prawa podatkowego czynność ta stanowi odrębną, niezależną transakcję sprzedaży (odsprzedaży) usług lub towarów.