Chociaż biała lista VAT z założenia miała być wyłącznie prostym narzędziem do weryfikacji podatników, szybko stała się jednym z najważniejszych mechanizmów zabezpieczających przedsiębiorców przed poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Czym dokładnie jest biała lista VAT? Jak sprawdzić, czy firma się na niej znajduje? Odpowiadamy na najważniejsze pytania.
Co to jest biała lista podatników VAT?
Biała lista VAT to oficjalny wykaz podatników VAT prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b ustawy o VAT. Gromadzi ona najważniejsze dane o firmach – ich status rejestracji, numery NIP, REGON, a przede wszystkim – oficjalne, zgłoszone do urzędu skarbowego rachunki bankowe. Ten ostatni element jest szczególnie istotny, ponieważ przelanie większej kwoty na konto spoza białej listy podatników VAT powoduje określone konsekwencje finansowe.
Jak sprawdzić, czy jest się na białej liście VAT?
Sprawdzenie, czy firma znajduje się na białej liście VAT, jest proste, darmowe i zajmuje dosłownie chwilę. Wystarczy wejść na stronę Ministerstwa Finansów i znaleźć wykaz podatników VAT (dokładnie: Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT) – właśnie to jest omawiana przez nas biała lista. Wyszukiwarka potrzebuje określonych informacji, dlatego warto je sobie odpowiednio wcześnie przygotować.
Aby sprawdzić, czy Twoja własna firma lub Twój kontrahent figuruje na białej liście podatników VAT, trzeba wybrać jedno z 4 kryteriów wyszukiwania i odpowiednio wpisać:
- numer NIP,
- REGON,
- nazwę firmy,
- numer rachunku bankowego.
Na podstawie uzyskanych danych system generuje aktualny profil podmiotu, zawierający jego pełną historię rejestracji, status (czynny, zwolniony lub wykreślony) oraz wykaz wszystkich zgłoszonych i zweryfikowanych przez urzędy skarbowe numerów kont bankowych.
Biała lista podatników VAT daje możliwość pobrania pliku PDF z oficjalnym potwierdzeniem wygenerowania informacji. Warto go zapisać na dysku lub wydrukować, ponieważ w razie kontroli skarbowej może stanowić dowód dochowania należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta i numeru rachunku bankowego przed wykonaniem przelewu.
Zobacz również: Jak sprawdzić kontrahenta przed nawiązaniem współpracy?
Co, jeśli nie ma podatnika na białej liście?
To, jakie konsekwencje pojawią się w sytuacji, gdy rachunku bankowego nie ma na białej liście VAT, zależy przede wszystkim od tego, czy przedsiębiorca wcześniej zweryfikował kontrahenta. Rozważmy dwa scenariusze.
Scenariusz I
Przeprowadziłeś/aś rutynowe sprawdzenie VAT, biała lista nie zawierała danych firmy, więc nie wykonałeś/aś przelewu. To sytuacja idealna, jednak wymaga podjęcia odpowiednich kroków:
- wstrzymania płatności do czasu uzyskania pewności, że przelew będzie bezpieczny dla firmy,
- skontaktowania się z partnerem biznesowym w celu wyjaśnienia sytuacji.
Scenariusz II
Pominąłeś/aś rejestr VAT, biała lista nie zawierała danych, a Ty wykonałeś/aś przelew na kwotę powyżej 15 000 zł brutto? W takim przypadku mogą zostać uruchomione sankcje przewidziane w Ordynacji podatkowej oraz ustawach o PIT i CIT, przede wszystkim:
- odpowiedzialność solidarna za zaległości kontrahenta, gdy ten pominie podatek VAT z tytułu tej konkretnej transakcji i nie zapłaci go do urzędu skarbowego,
- brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów.
Sankcji tych można uniknąć, składając formularz ZAW-NR do urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury.
Kiedy nie trzeba sprawdzać białej listy?
Ze względu na charakter, jaki ma biała lista VAT, co to jest i jaką funkcję pełni, ustawa przewiduje kilka wyjątków, w których obowiązek weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta nie ma zastosowania albo nie wywołuje negatywnych skutków podatkowych. Zaliczają się do nich przede wszystkim:
- transakcje poniżej określonej kwoty,
- płatności na rzecz podmiotów innych niż podatnicy VAT czynni,
- zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności (Split Payment),
- płatności dokonywane za pomocą kart płatniczych, BLIK-a lub szybkich przelewów.
Do jakiej kwoty można zapłacić fakturę bez białej listy? Biała lista vatowców nie wymaga weryfikacji przy płatności poniżej 15 000 zł brutto. Limit dotyczy wartości całej transakcji, a nie pojedynczego przelewu czy faktury rozbitej na części.
Po jakim czasie pojawia się konto na białej liście?
Zostałeś płatnikiem VAT lub zmieniasz numer rachunku bankowego i teraz zastanawiasz, co zrobić, by nowe dane zaciągnęła biała lista VAT, jak dodać numer rachunku bankowego albo ile potrwa, aż będzie on widoczny dla Twoich kontrahentów? Przeanalizujmy to po kolei.
Przede wszystkim należy pamiętać, że przedsiębiorca nie ma możliwości samodzielnego wpisania nowego numeru konta – ten najpierw musi trafić do bazy urzędu skarbowego. Aby dokonać wpisu lub aktualizacji, należy wypełnić odpowiedni formularz aktualizacyjny.
Po jakim czasie nowy numer rachunku będzie widoczny? Biała lista podatników VAT jest aktualizowana raz na dobę, w każdy dzień roboczy (od wtorku do soboty, bazując na danych z dnia poprzedniego). Szybkość, z jaką dane pojawią się w publicznej wyszukiwarce, zależy przede wszystkim od metody złożenia wniosku aktualizacyjnego i tego, jak długo urząd skarbowy będzie go przetwarzał.
Chcesz przestać nerwowo śledzić, jak wygląda biała lista, od jakiej kwoty możesz bezpiecznie wykonać przelew bez weryfikacji i czy na pewno zmieścisz się w 7-dniowym terminie na złożenie zawiadomienia ZAW-NR? Przekaż swoją księgowość sprawdzonemu biuru rachunkowemu Małe Podatki!
Oferujemy stacjonarne doradztwo podatkowe we Wrocławiu oraz kompleksowe wsparcie online dla firm z całej Polski. Nasi eksperci wezmą na siebie pełną odpowiedzialność za weryfikację Twoich kontrahentów, audyt faktur i dopilnowanie wszelkich procedur należytej staranności w VAT. Skontaktuj się z nami już dziś i na zawsze zapomnij o stresie, jaki budzi biała lista. Sprawdź, jak możemy zabezpieczyć Twój biznes!