Nawiązanie współpracy z nowym kontrahentem to dla przedsiębiorstwa możliwość zwiększenia przychodów, rozwoju i zdobycia nowego doświadczenia, ale jest też potencjalnym ryzykiem. Prowadząc odpowiedzialnie swój biznes należy pamiętać, że weryfikacja kontrahenta przed rozpoczęciem wspólnych działań jest koniecznością. Stanowi zabezpieczenie przed oszustwem czy długotrwałym zamrożeniem środków z zapłaty za towar czy usługę, które nie mogą wpłynąć do przedsiębiorstwa przez niewypłacalność drugiej strony. Dowiedz się, jak sprawdzić kontrahenta działającego w Polsce oraz w krajach Unii Europejskiej.
Do prawidłowego działania i rozwoju firmy potrzebna jest między innymi płynność finansowa oraz dobra reputacja. Niestety, jedno i drugie może mocno ucierpieć przez współpracę z nieuczciwym lub niewypłacalnym kontrahentem. Nie da się oczywiście ustrzec przed wszystkimi potencjalnymi problemami i każdy odpowiedzialny przedsiębiorca na pewno zdaje sobie z tego sprawę, jednak ostrożność w dobieraniu partnerów biznesowych znacznie zmniejsza to ryzyko.
Wiele firm, zwłaszcza małych i średnich, doświadcza opóźnień w płatnościach za wykonane zlecenia, które często przekraczają nawet 60 dni od ustalonego terminu zapłaty. Dla niewielkich biznesów jest to nierzadko bardzo poważny problem, który może prowadzić do zadłużeń, opóźnień w wypłacaniu wynagrodzeń pracownikom, a nawet do upadłości. Weryfikacja kontrahenta w kilku podstawowych zakresach pozwala wyeliminować możliwe oszustwo czy podpisanie umowy z fikcyjną bądź zadłużoną firmą, a także umożliwia uniknięcie odpowiedzialności podatkowej za zobowiązania nieuczciwego wspólnika.
Sprawdzenie kontrahenta powinno się przeprowadzić przed zawarciem umowy współpracy. Bardzo dużo informacji można znaleźć w darmowych, ogólnodostępnych rejestrach internetowych. W ten sposób możesz dowiedzieć się na przykład, czy dany podmiot prowadzi legalną, zarejestrowaną działalność oraz czy jest podatnikiem VAT. Do dokonania weryfikacji kontrahenta potrzebna jest znajomość kilku jego danych, jak NIP czy choćby imię i nazwisko. Można to zrobić na kilka sposobów.
W tym rejestrze znajdziesz spółki prawa handlowego: jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjne. Wyszukanie firmy w KRS pozwala na sprawdzenie kontrahenta VAT pod kątem podstawowych informacji o firmie, takich jak adres czy dane zarządu, a także przedmiot działalności oraz wysokość kapitału zakładowego. Upewnisz się, że firma rzeczywiście istnieje, nie jest zawieszona lub zamknięta, nie jest lub nie była objęta postępowaniem upadłościowym oraz czy podane przez osobę kontaktową dane firmy zgadzają się z tymi, które widnieją w rejestrze.
Weryfikację kontrahenta, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej przeprowadza się w CEIDG. Wystarczy znać jego imię i nazwisko lub numer NIP bądź REGON. Z ewidencji dowiesz się o ewentualnej upadłości działalności, zawieszeniu, postępowaniach naprawczych czy restrukturyzacyjnych oraz sprawdzisz rodzaj działalności.
Sprawdzenie kontrahenta VAT na tzw. „Białej liście” pozwala określić, czy rzeczywiście jest on lub był w interesującym Cię okresie podatnikiem VAT. W wykazie tym podawany jest również zweryfikowany numer bankowy przedsiębiorcy, na który bezpiecznie można wpłacać środki pieniężne.
Pozyskanie informacji o wiarygodności partnera biznesowego, który przedstawia się jako przedsiębiorca z działalnością zarejestrowaną poza naszym krajem, ale na terenie Unii Europejskiej, przeprowadza się na platformie VIES UE. Jest to prowadzona przez Komisję Europejską wyszukiwarka „VAT Information and Exchange System”, czyli Systemu Wymiany Informacji o VAT. Jak sprawdzić NIP unijny kontrahenta? Jest to bardzo proste – w systemie VIES UE wystarczy podać numer VAT UE (odpowiednik NIP) oraz kraj członkowski przedsiębiorcy. W odpowiedzi uzyskasz informację, czy numer NIP podatnika jest ważny.
Sprawdzenie kontrahenta unijnego pozwala potwierdzić, czy do zawieranych z nim transakcji można zastosować stawkę 0% VAT, co jest możliwe we współpracy z podmiotem zarejestrowanym jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Weryfikacji kontrahenta spoza Polski można dokonać też w urzędzie skarbowym jego kraju. Pamiętaj, że wszelkie wątpliwości może pomóc Ci rozwiać profesjonalne biuro rachunkowe Małe Podatki.
design by Proformat
