Zastanawiasz się, jak rozliczać szkolenia? Podatek dochodowy i VAT to dwa obszary, w których najłatwiej o kosztowny błąd, zwłaszcza że granica pomiędzy „podnoszeniem kwalifikacji zawodowych” a „samorozwojem osobistym” bywa dla urzędników wyjątkowo cienka. Zobacz, jak powinna wyglądać prawidłowo rozliczona faktura za szkolenie, kiedy w koszty można wliczyć wydatek tego typu oraz kiedy można odzyskać VAT.
Czy szkolenie jest kosztem?
Szkolenie może być kosztem uzyskania przychodu, o ile zostaną spełnione warunki przewidziane art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (lub art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Zgodnie z nimi kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu:
- osiągnięcia przychodu,
- zachowania źródła przychodu,
- zabezpieczenia źródła przychodu.
Czy szkolenie można odpisać od podatku? Tak, jeśli zostanie ono uznane za wydatek związany z działalnością gospodarczą. Podatek od szkolenia nie jest „odpisywany” bezpośrednio, lecz jako koszt wpływa na obniżenie podstawy opodatkowania.
Jakie szkolenia można odliczyć od podatku?
Odliczenie szkolenia od podatku wymaga wykazania logicznego związku pomiędzy tematyką kursu a zakresem prowadzonej działalności. Największe szanse na bezpieczne rozliczenie mają szkolenia branżowe, zawodowe, specjalistyczne oraz kursy, które bezpośrednio wpływają na zakres świadczonych usług, kompetencje pracowników albo rozwój firmy. Dla prawidłowego odliczenia szkolenia od podatku znaczenie ma także odpowiednie udokumentowanie wydatku i wykazanie jego biznesowego celu.
Czy można odliczyć VAT od szkoleń?
Faktura za szkolenie a odliczenie VAT to nieco inna kwestia niż rozliczenie samego kosztu w podatku dochodowym. Tutaj znaczenia nie ma, czy jest kosztem uzyskania przychodu, ale czy istnieje bezpośredni związek szkolenia z działalnością opodatkowaną VAT.
Odliczenie VAT od szkolenia jest możliwe tylko wtedy, gdy szkolenie służy wykonywaniu czynności opodatkowanych oraz nie zachodzą przesłanki wyłączające prawo do odliczenia. Przedsiębiorca może odliczyć VAT wyłącznie z faktury, na której faktycznie został wykazany taki podatek i gdy wydatek nie ma charakteru prywatnego.
Jak opodatkowane są szkolenia?
- Szkolenie ze stawką 23% VAT – jeśli kupujesz komercyjne szkolenie od prywatnej firmy i jesteś czynnym podatnikiem VAT, masz pełne prawo do odliczenia 100% VAT-u (po spełnieniu odpowiednich warunków).
- Szkolenie zwolnione z VAT – usługi kształcenia zawodowego mogą być zwolnione z VAT (np. na mocy art. 43 ust. 1 pkt 26 lub 29 ustawy o VAT), jeśli są finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych lub prowadzone przez podmioty z systemów oświaty. Gdy dostajesz fakturę ze stawką „zw”, nie masz fizycznie żadnego VAT-u do odliczenia, a wtedy cała kwota brutto staje się Twoim kosztem uzyskania przychodu.
Jak opisać fakturę ze szkolenia?
Wiesz już, czy kursy można odliczyć od podatku. Zastanówmy się teraz, jak opisywać faktury za szkolenia. Podatek to jedno – równie ważne jest odpowiednie udokumentowanie wydatku, by ten w razie kontroli skarbowej nie budził wątpliwości.
Aby faktura nie budziła wątpliwości, powinna jasno wskazywać:
- kto brał udział w szkoleniu – np. właściciel firmy, pracownik działu sprzedaży, księgowa,
- czego dotyczyło szkolenie – konkretny zakres, a nie ogólne „szkolenie rozwojowe”,
- związek z działalnością – np. „podniesienie kompetencji w zakresie obsługi klientów B2B”.
Jak ubiegać się o zwrot kosztów szkolenia?
Właściciel firmy może ubiegać się o realny zwrot kosztów lub dofinansowanie ze środków publicznych dzięki różnym programom wsparcia. Takie realizują między innymi:
- Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS),
- Baza Usług Rozwojowych (BUR),
- regionalne programy operacyjne finansowane z funduszy unijnych,
- Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).
Jak rozliczać szkolenia?
Rozliczenie szkolenia w firmie zależy przede wszystkim od tego, kto podnosi kwalifikacje oraz z jakich środków ta edukacja jest finansowana. Urzędy skarbowe kładą ogromny nacisk na celowość wydatków, dlatego każdy krok musi być poprawnie udokumentowany.
Jak rozliczyć szkolenie pracownika? Rozliczenie szkolenia pracownika jest dla urzędów skarbowych znacznie bardziej naturalne niż szkolenie samego właściciela firmy. Podnoszenie kwalifikacji zespołu wprost przekłada się na wyższą efektywność biznesu, a przez to idealnie wpisuje się w definicję kosztu uzyskania przychodu i pozwala na legalne odliczenie szkolenia od podatku. Warto jednak pamiętać, że:
- W koszty firmy możesz wpisać nie tylko samą wartość netto faktury za kurs, ale również wszystkie koszty towarzyszące. W wielu przypadkach możliwe jest także odliczenie kosztów paliwa.
- Udział w szkoleniu nie generuje dla pracownika dodatkowego przychodu ani nie podlega oskładkowaniu ZUS, o ile odbywa się on za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy i ma jasny związek z obowiązkami na danym stanowisku.
Jak rozliczyć się podatkowo z dofinansowania szkolenia? W przypadku szkolenia z dofinansowaniem podatek rozlicza się nieco inaczej. Jeżeli przedsiębiorca otrzymuje refundację kosztów (np. z KFS, BUR czy projektów PARP), to w części pokrytej dofinansowaniem wydatek nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.
Zobacz także: Czy biuro rachunkowe może wyręczyć przedsiębiorcę w rozliczeniach podatkowych?
Jak księgować szkolenia?
Rozliczenie szkolenia, podatek VAT i dokumentacja są dla Ciebie wyzwaniem? Doradztwo podatkowe we Wrocławiu oferowane przez biuro rachunkowe Małe Podatki to wsparcie dla przedsiębiorców, którzy chcą mieć pewność, że szkolenia są księgowane prawidłowo i bez ryzyka błędów. Dzięki pomocy naszych specjalistów nie będziesz musiał/a zastanawiać się, czy dany wydatek można ująć w kosztach, jak poprawnie opisać fakturę ani czy przysługuje Ci odliczenie VAT. Skontaktuj się z nami już teraz i sprawdź, jak możemy odciążyć Twoją księgowość!