Top
Strona Główna > Baza Wiedzy > Faktura pro forma

Faktura pro forma

księgowość10W praktyce biznesowej zdarza się, że przed wystawieniem właściwej faktury konieczne jest przygotowanie dokumentu wskazującego wartość zamówienia, będącego ofertą, ale nie fakturą w myśl przepisów podatkowych. Do tego celu służy faktura pro forma. Kiedy można ją wystawić, do czego zobowiązuje i czym różni się od właściwej faktury?

Czym jest, a czym nie jest pro forma?

Pro forma z języka łacińskiego oznacza „dla pozoru, przyzwoitości, tymczasowo, prowizorycznie”. Faktura pro forma wystawiana jest kontrahentowi w celu informacyjnym o szczegółach transakcji i płatności. Stanowi ofertę, propozycję lub zapowiedź wystawienia faktury, najczęściej faktury VAT lub innego dokumentu właściwego. Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie może być zaksięgowana, nie jest też dowodem zrealizowanej transakcji.

Faktura pro forma nie generuje obowiązku podatkowego, nie może zostać zaksięgowana, nie stanowi podstawy do roszczeń wobec odbiorcy i nie jest brana pod uwagę podczas rozliczeń.

Faktura pro forma wystawiana jest w celu informacji o:

  • cenie oferowanych towarów lub usług,
  • rodzaju towarów lub usług,
  • stronach przyszłej transakcji.

Ponadto:

  • pomaga w uzyskaniu terminowej płatności,
  • jest dokumentem informacyjnym,
  • może stanowić ofertę,
  • jeżeli zostanie podpisana przez nabywcę, może być traktowana jako umowa.

Faktura pro forma – wzór i informacje

Nie ma przepisów definiujących, jak ma wyglądać i co ma zawierać faktura pro forma. Dlatego najczęściej przypomina zwykłą fakturę VAT lub fakturę bez VAT, jednak musi być wyraźnie opisana jako „faktura pro forma”.

Na pro formie znajdują się przeważnie takie informacje, jak:

  • tytuł „Faktura pro forma” informujący o charakterze dokumentu,
  • numer pro formy,
  • dane nabywcy i odbiorcy,
  • termin płatności, sprzedaży, realizacji,
  • wskazanie przedmiotu transakcji,
  • ceny netto i brutto za poszczególne składowe i za całość,
  • wysokość i stawkę podatku VAT,
  • informacje na temat terminu realizacji, formy zapłaty czy szczegółów wykonania usługi.

Na podstawie faktury pro forma można wystawić fakturę właściwą.

Kiedy wystawić fakturę pro forma?

Ponieważ nie jest to dokument księgowy i nie pociąga za sobą obowiązku podatkowego, można go wystawić w dowolnym momencie, gdyż przepisy nie regulują tych kwestii. Jedynie trzeba pamiętać, że wystawienie pro formy nie jest dozwolone, gdy za dany towar lub usługę w całości zapłacono lub wpłacono nawet tylko zaliczkę: wtedy sprzedawca musi wystawić fakturę właściwą lub inny dokument sprzedaży.

Wystawianie faktury pro forma jest dobrą praktyką w relacjach biznesowych, gdyż daje kontrahentowi możliwość zapoznania się z wartością usługi i sposobem fakturowania, a także zapewnia czas na decyzję o tym, czy jest zainteresowany usługą, czy też nie. Jeżeli kupujący zrezygnuje z produktu lub usługi, wystawienie faktury pro forma nie pociąga za sobą konsekwencji podatkowych; innymi słowy dokument może być zabezpieczeniem w przypadku transakcji, które nie dochodzą do skutku. Dla wystawionej faktury VAT zachodziłaby konieczność jej anulowania lub korekty, natomiast z nieopłaconą pro formą nie ma tego problemu.

Tego rodzaju dokument może być wystawiony przed terminem lub po terminie zapłaty w celu ponaglenia, czy też poinformowania o płatności. Jak więc łatwo zauważyć, możliwości zastosowania faktury pro forma są bardzo szerokie, i jest to instrument chętnie wykorzystywany w praktyce biznesowej.

Czy fakturę pro forma trzeba archiwizować?

Ponieważ pro formy nie są dokumentami księgowymi i nie podlegają ewidencji w księgach rachunkowych, nie ma obowiązku ich archiwizacji. Po otrzymaniu zaliczki, wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sprzedający musi wystawić fakturę VAT, która stanowi dokument księgowy, natomiast sama pro forma może zostać zniszczona lub zachowana w celach informacyjnych, w zależności od wewnętrznych ustaleń firmy.

Różnice między fakturą VAT a fakturą pro forma

  • Faktura VAT – jest dokumentem księgowym, wystawiana jest jako dowód zapłaty po lub przed wpłatą należności i pociąga za sobą konsekwencje podatkowe.
  • Faktura pro forma – jest dokumentem informacyjnym, wystawiona może być w dowolnym momencie przed odebraniem należności, nie ma konsekwencji prawnych i podatkowych. Musi być wyraźnie opisana jako faktura pro forma.

Skontaktuj się z nami

Biuro Rachunkowe Małe Podatki
53-018 Wrocław, ul. Letnia 1



501 37 27 64
więcej