Top
Strona Główna > Baza wiedzy > Dowody księgowe – czym są i jaką pełnią funkcję

Dowody księgowe – czym są i jaką pełnią funkcję

kontrola merytoryczna dowodów księgowych

Dowody księgowe to najważniejsze dokumenty w rachunkowości. Stanowią podstawę zapisów, które zostały dokonane w księgach rachunkowych. Powinny być rzetelne, kompletne i wolne od wszelkich błędów rachunkowych. Dowiedz się, jakie są rodzaje dowodów księgowych, jakie elementy powinny one zawierać i w jaki sposób przechowywać dowody księgowe.

Dowody księgowe – przykłady

Co to jest dowód księgowy? Jest to dokument, który podlega księgowaniu i odzwierciedla operacje gospodarcze, mające miejsce w przedsiębiorstwie. Dowody księgowe stanowią podstawę zapisów dokonywanych w księdze rachunkowej.

Co może być dowodem księgowym? Mogą nimi być np.: faktury, rachunki, dokumenty celne, noty (i faktury) korygujące, dowody wpłat bankowych i pocztowych, dowody przesunięć, noty księgowe, zestawienia dochodów.

Trzeba pamiętać, że dowodach księgowych zabrania się dokonywania jakichkolwiek przeróbek czy korekt.

Jakie są rodzaje dowodów księgowych i co powinny zawierać?

Wyróżnia się następujące rodzaje dowodów księgowych:

  • dowód księgowy zewnętrzny własny – to dokument, który przekazano w oryginale kontrahentowi;
  • dowody księgowe pochodzący z zewnątrz (tzw. obcy) – to dokumenty otrzymane od kontrahentów;
  • dowód księgowy wewnętrzny – dotyczący operacji, które mają miejsce wewnątrz firmy/jednostki.

Oprócz tego istnieje jeszcze następująca klasyfikacja dowodów księgowych:

  • rozliczeniowe, które zawierają dokonane wcześniej zapisy według nowych kryteriów klasyfikacji;
  • zbiorcze, które są przeznaczone do dokonania łącznych zapisów paru różnych dowodów źródłowych. Muszą one być wymienione w dowodzie zbiorczym;
  • zastępcze, które wystawia się w zastępstwie aż do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego. Oprócz tego można wymienić dowody księgowe korygujące.

Co powinien zawierać dowód księgowy?

Według ustawy o rachunkowości w art. 21 ust. 1 wymaga się, aby dowód księgowy zawierał między innymi następujące elementy:

  • numer identyfikacyjny i rodzaj dowodu,
  • nazwy i adresy stron, które dokonują operacji,
  • opis operacji (jej wartość),
  • datę operacji i datę wystawienia dowodu,
  • podpisy (osoby, która wystawiła dowód i osoby, której go wydano).

Kiedy w dowodzie księgowym może brakować informacji?

Czasami zdarza się, że nie wszystkie informacje wymienione w poprzednim akapicie muszą koniecznie znaleźć się w dowodzie księgowym. Zgodnie z art. 21. ust. 1a ustawy o rachunkowości niektórych elementów może brakować, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub też techniki dokumentowania zapisów księgowych. W razie wątpliwości najlepiej skonsultować zawartość dowodów księgowych z doświadczonym księgowym lub biurem rachunkowym. Zwłaszcza biorąc pod uwagę, że dowody księgowe powinny być przede wszystkim rzetelne (czyli zgodne z tym, jaki faktycznie miała przebieg dana operacja gospodarcza), kompletne oraz wolne od wszelkich błędów rachunkowych.

Przechowywanie, archiwizacja i kontrola merytoryczna dowodów księgowych

Większość dowodów księgowych powinno się przechowywać przez okres 5 lat. Czas ten jest liczony od końca roku, który następuje po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Dowody księgowe muszą podlegać umiejętnej archiwizacji, ale też podlegać kontroli przez głównego księgowego lub też przez osoby upoważnione do takich czynności. Jak potwierdzić przeprowadzenie kontroli dowodów księgowych? Umieszczając na nich podpis osoby odpowiedzialnej. W biurze Małe Podatki zajmujemy się m.in. taką kontrolą dowodów księgowych. Aby zapoznać się ze szczegółowym zakresem naszych usług, sprawdź informacje dostępne w zakładce oferta.

Dowody księgowe powinny też przejść tzw. kontrolę merytoryczną, czyli sprawdzenie prawidłowości i aktualności wszystkich danych umieszczonych na dokumencie. Kontrola ta polega także na stwierdzeniu, czy opisana w dowodzie księgowych operacja była zasadna z gospodarczego punktu widzenia oraz, czy nie naruszyła w żaden sposób obowiązujących przepisów. Jeśli chcesz uniknąć błędów i nieporozumień lepiej zlecić, aby nadzór nad dowodami księgowymi Twojego przedsiębiorstwa miało biuro księgowe we Wrocławiu.

Skontaktuj się z nami

Biuro Rachunkowe Małe Podatki
53-018 Wrocław, ul. Letnia 1



501 37 27 64
więcej