Top
Strona Główna > Baza wiedzy > Dokumentacja elektroniczna czy papierowa?

Dokumentacja elektroniczna czy papierowa?

dokumentacja elektroniczna

Czy dokumentacja księgowa może być przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej? Jakie dokumenty i w jakich sytuacjach wymagają ich papierowego odpowiednika? Czy w czasach, gdy wszystko jest już przechowywane w formie elektronicznej, dokumentacja papierowa ma jeszcze rację bytu?

Czy można prowadzić księgowość papierową?

Tak, można. Dokumenty, w tym m.in. faktury możesz przechowywać zarówno w wersji elektronicznej, jak i w formie papierowej. W biurze księgowym Małe Podatki, świadcząc obsługę księgową dla różnego rodzaju firm i osób, które prowadzą jdg, często otrzymujemy zapytanie o sposób prowadzenia dokumentacji. Odpowiadamy, że przepisy w żaden sposób nie narzucają podatnikom tego, w jakiej formie muszą oni przechowywać dokumenty. Reguluje to ustawa o VAT (art. 112 i 112a). Wedle zasad zawartych w tych przepisach, podatnicy muszą przechowywać faktury. Zarówno te, które zostały wystawione przez nich (w tym wystawione ponownie), jak i wszystkie otrzymane faktury. Nie ma jednak mowy o tym czy ma to być dokumentacja elektroniczna czy dokumentacja papierowa. Podatnik zobowiązany jest jedynie zapewnić:

  • autentyczność pochodzenia faktur (pewność dotycząca tożsamości dostawcy i nabywcy towarów i usług),
  • czytelność faktur,
  • integralność treści (dane, które zawiera faktura nie mogą być w żaden sposób na niej zmienione).

Autentyczność, czytelność i integralność treści faktur i innych ważnych dokumentów księgowych może zostać w każdej chwili skontrolowana przez urzędników. Z tego względu warto powierzyć nadzór nad wszelką dokumentacją księgową (oraz regularne jej sprawdzanie) profesjonalnemu księgowemu. Samodzielne prowadzenie księgowości może być ryzykowne i zamiast zapewnić firmie oszczędności, to narazić ją niestety na duże straty.

Elektroniczny obieg dokumentacji

Dziś elektroniczne zarządzanie dokumentacją cieszy się uznaniem w bardzo wielu firmach. Nic dziwnego, w dobie komputerów i powszechnego dostępu do internetu, dokumentacja elektroniczna ma bardzo wiele zalet. Należą do nich chociażby:

  • ułatwienie dostępności do ważnych dokumentów,
  • zwiększenie mobilności wszelkiej dokumentacji,
  • usprawnienie procesu obiegu dokumentów,
  • ograniczenie kosztów związanego z magazynowaniem czy też archiwizowaniem całej dokumentacji księgowej.

Jeżeli elektroniczny obieg dokumentacji został wdrożony w danym przedsiębiorstwie, to nic nie stoi także na przeszkodzie, aby korzystać z usług księgowych online i wprowadzić elektroniczne zarządzanie księgowością. Więcej o plusach i minusach takiego rozwiązania można przeczytać w tym artykule.

KPiR – forma papierowa czy elektroniczna?

Księgę można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie PKPiR podstawową formą prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów firmy jest forma tradycyjna, a nie elektroniczna. Podatnik jest obowiązany prowadzić ją rzetelnie oraz ponumerować jej karty w kolejności. Jednak KPiR może też być prowadzona jako dokumentacja elektroniczna, co jest zdecydowanie mniej czasochłonną i bardziej estetyczną formą, niż dokumentacja papierowa. Na korzyść elektronicznej wersji dokumentów księgowych przemawia też fakt, że jest to forma wygodniejsza i szybsza. Zwłaszcza jeśli wykorzysta się do tego dedykowany program komputerowy, system czy aplikację online. Tego rodzaju narzędzia zostały stworzone z myślą o tym, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia pomyłek.

O tym, że KPiR może mieć formę elektroniczna mówi 31. paragraf rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Paragraf ten określa też warunki, które muszą zostać spełnione, aby księga prowadzona w systemie teleinformatycznym została uznana za prawidłową. A więc czy można prowadzić księgowość papierową? Odpowiedź brzmi: tak. Jako przedsiębiorca możesz wybrać zarówno księgowość papierową, jak i elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji księgowej. Przepisy nie przewidują żadnej konieczności zgłaszania prowadzenia KPiR w formie elektronicznej. Jeżeli masz jakieś wątpliwości dotyczące prowadzenia dokumentacji księgowej, zgłoś się do biura księgowego Małe Podatki, chętnie podpowiemy Ci najlepsze rozwiązania.

Skontaktuj się z nami

Biuro Rachunkowe Małe Podatki
53-018 Wrocław, ul. Letnia 1



501 37 27 64
więcej